尽管用word制作文档很简单,但是要使文档整体看起来美观、易于阅读,仍然需要在排版方面设置一些小巧思。所以要想制作一份阅读轻松、排版美观的word文档到底应该注意什么呢?今天小编就来总结一下word排版过程中经常遇到的问题以及分享几个排版原则,告诉你word文档怎么排版。
无论是初学者, 还是能够熟练操作 Word 的用户, 在 Word 排版过程中, 通常都会遇见以下这些问题, 如文档格式太花哨、 使用空格键定位、 手动输入标题编号等。
无论是使用 Word 排版, 还是做其他设计, 都有一个通用原则, 就是版面不能太花哨。如果一个版面使用太多格式, 不仅会让版面显得凌乱,还会影响阅读,大大降低了文档的吸引力。
在排版过程中, 许多用户会使用空格键对文字进行定位, 这是最常见的问题之一。这样的操作方法虽然很方便, 但是在重新调整格式时会非常麻烦, 因为空格的数量可能各不相同, 所以在修改格式时需要手工处理这些空格。
这就需要用户使用 Word 的一些功能为文字进行定位, 如为段落设置缩进、 为段落设置对齐方式等。
绝大多数 Word 文档中都会包含大量的编号, 有简单的编号, 如“1、 2、3”这样的顺序编号, 也有复杂的编号,如多级编号。这类编号不仅只有一层,而且包含了多个层次, 每层编号格式相同, 不同层有不同格式的编号,稍有不慎,就会破坏层级关系,带来不必要的麻烦。
在排版过程中, 如果要为段落手动设置复杂格式, 也是非常烦琐的操作。
如果是简单的小文档, 那么这样的手动设置方法不会太影响排版速度;如果是大型文档, 那么问题将接踵而来, 一是严重影响排版速度, 二是当后期需要修改段落格式时, 则又是一个非常大的工作量, 而且还易出错。
在 Word 排版中, 要想页面内容错落有致, 具有视觉上的协调性, 就需要遵循紧凑对比原则。顾名思义, 紧凑是指将相关元素有组织地放在一起, 从而使页面中的内容看起来更加清晰, 整个页面更具结构化;对比是指让页面中的不同元素有鲜明的差别效果, 以便突出重点内容, 有效地吸引读者的注意力。
当页面中某个元素重复出现多次, 为了强调页面的统一性, 以及增强页面的趣味性和专业性, 可以根据统一原则, 对该元素设置字体、 颜色、大小、 形状或图片等。
页面上的任何元素不是随意安放的, 而是要错落有致。根据对齐原则,页面上的每个元素都应该与其他元素建立某种视觉联系, 从而形成一个清爽的外观。
在对大型文档进行排版时, 自动化原则尤为重要。对于一些可能发生变化的内容, 最好合理运用 Word 的自动化功能进行处理, 以便当这些内容发生变化时, Word可以自动更新,避免用户逐个手动修改。
在使用自动化原则的过程中, 比较常见的情况主要包括页码、 自动编号、 目录、 题注、 交叉引用等功能。
在处理大型文档时, 遵循重复使用原则, 可以使排版工作省时又省力。对于重复使用原则, 主要体现在样式和模板等功能上。
俗话说得好,没有规矩不成方圆,实用协作文档排版也一样。为了更有效地编制精巧的文档,建议遵循五个原则:简洁对比原则,统一原则,对齐原则,自动化原则,重复使用原则。如果能做到以上5点,还怕自己做出的文档杂乱不堪吗?以上就是小编整理的word文档怎么排版,希望对你有帮助。
[免责声明]
文章标题: word文档怎么排版?
文章内容为网站编辑整理发布,仅供学习与参考,不代表本网站赞同其观点和对其真实性负责。如涉及作品内容、版权和其它问题,请及时沟通。发送邮件至36dianping@36kr.com,我们会在3个工作日内处理。