OA办公-OA系统是什么
提高办公自动化程度一直是每个人的目标，企业和党政机关都对办公自动化寄予厚望。在过去的十年里，计算机和网络技术发展迅速，财务、进销存等管理软件和个人办公软件在中国得到了普及和应用，但企业级办公自动化应用困难重重，进展不大。少数实力雄厚的单位根据自身需求投入了大量的人力物力进行项目开发，但成功应用的并不多。作为一家专业的办公自动化软件开发商，外研科技专注于OA软件的研发与推广，经过不懈努力，探索出一种新的办公自动化应用模式。下面就由小编为您介绍OA办公-OA系统是什么。
OA系统是什么
OA办公系统是政府、企事业单位实施无纸化办公的解决方案。产品的目标是帮助客户快速建立灵活、灵活、高效的电子协同办公和知识管理环境。具体来说，主要实现以下四个功能:
●建立内部通信平台；●实现工作流通的自动化；●建立信息发布平台；●实现文件管理的自动化。
第一，应用范围
●各类企业和企业集团的办公自动化；
●各级党政机关办公自动化；
●支持知识管理和ISO9000管理；
●支持分布式办公和移动办公。
第二，功能介绍
1.内部通信平台
◆电子邮件
使用电子邮件可以与组织内部人员沟通，创建、发送、接收、阅读和回复电子邮件。
◆在线短信
能立即感知用户是否在线，可利用在线短信功能进行实时交流和留言。
◆手机短信(需与当地电信部门协议使用短信接口)
可以发送手机短信，当重要工作到达时，通知以短信的形式发送到非在线用户手机，以确保重要事件的及时通知。
2.是信息发布平台
◆电子公告
可以发布公告、通知或启事等各种公共信息。每个部门也可以建立自己的公告系统。
◆电子论坛
为用户提供信息交流、思想交流、问题讨论的空间，根据需要发起和创建某些问题。其他人可以在这里自由谈论和发言，包括咨询、回答和收集意见。
◆电子期刊
实现单位内部期刊的在线收集、编辑和发布。期刊编辑将相关信息筛选、收集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参与投稿和阅读各种期刊。
3.日常办公
◆网上审批
网上办理单位内部审批，如工作请示、工作报告、工作交办、部门间工作联系、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程，可通过网上办理和审批。
◆公文处理
实现电子收发处理，提高公文处理效率。收文处理可以办理来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节。文件处理可以处理拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节。
◆工作监控
领导者可以实时监控各项工作的进展情况，了解各人员各项工作的处理情况，并进行催办。
4.文件管理
◆文件管理
文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是有效地组织和控制文件的存储、阅读和搜索；并提供快速检索工具。
◆文件库设置
文件库的数量可以根据单位的实际业务需要设置，文件库中文件夹的数量和级别也可以根据需要设置，从而实现文件的层次化管理。
◆访问权限
为文件库、文件夹和文件提供多重访问权限控制，确保文件访问和操作的安全。
5.会议管理
提供会议全过程管理，由会议计划和会议纪要组成。会议计划包括:计划制定、计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括:纪要起草、审批、纪要文件管理和查询。
6.组织管理
◆组织机构
设置组织和人员，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门和岗位职能的描述。
◆权限划分
根据部门职能、岗位职责和工作需要，赋予所有人员权限，确定符合其职务要求的使用权限。
7.系统管理
管理和维护组织、表格格式、工作流程、数据字典、打印格式、统计定义等功能和模块。
8.辅助办公(增强版)
◆商品管理
提供办公用品信息登记和分类维护、商品库存和可用信息查询、商品申请和审批、商品发放和损坏报告等功能。
◆车辆管理
提供车辆数据登记、车辆状态在线实时查询、车辆申请、车辆审批、车辆和司机调度等功能。
◆资源管理
提供单位内各种可共享资源的分类登记、使用状态查询、资源预约申请、审批调度等功能，实现在线资源管理，提高资源利用率。
◆图书管理
提供图书信息登记、分类查询、借阅申请和审批、图书归还等功能。
◆领导活动安排
提供领导活动计划的制定和审批、时间表的查询等功能。
◆名片管理
提供名片信息的注册、管理和共享功能，可以自由设置私人名片和共享名片。
◆时刻表
提供各种时刻表信息(航班时刻表、列车时刻表等类型时刻表)的发布和查询。
◆信息采编
提供信息收集整理、信息期刊编辑、发布和查阅功能。
第三，产品特点
1.可定制:组织、表格格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等。全面提供自定义。
◆组织机构
设置组织，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门和岗位职能的描述。组织是系统工作管理和权限分配的基础。
◆表格定制
管理员可以根据自己的业务需求定义各种格式的表格，并提供给各个子系统应用。
◆流程定制
管理员可以快速定义满足本单位需求的各种工作流程，不需要编程自定义项目丰富，能够很好地满足组织中各种工作处理的需要。流程定制包括三个步骤:流程定义、环节定义和流向定义:
【流程定义】:定义每个流程的基本属性，如名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库，以及可以应用该流程创建新工作的人员。
【环节定义】:定义流程中各处理环节的名称、处理方式、处理人员、处理权限和提示、催办等。处理方式可以选择:◎编辑◎审批◎分发；处理人员:可以选择具体的岗位或人员，也可以设置为由上一个环节指定或由文档中的某个域指定，并提供只需其中一个处理人处理或所有处理人必须共同处理等辅助选项；处理权限包括:◎允许编辑文档◎允许填写意见◎允许查看意见汇总◎允许跟踪后续处理流程等。，并且可以通过控制变量控制各个环节看到或编辑正文部分；提示催办可以设置:新工作到达时的邮件提示和处理期限、逾期催办等。
【流向定义】:定义流程中各个环节的流向，可以定义DC、分支、条件分支、协办、循环、进入新流程等功能，满足各类流程处理的需要。
1.自由流程:系统还提供了一种自由流程应用模式。现实中，有些工作不能以标准化的流程运行。这时候这种工作就可以定义为自由流程，不需要定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流动，下一步的流向完全由经理根据具体情况决定。
◆字典库
设置和维护常用的办公用语、流水号、打印格式等。
◆系统初始化
提供创建系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、删除用户定制信息和删除用户登录信息等功能。
2.可规划:可根据单位具体情况规划工作流程和文件管理系统。
◆根据需要设置工作流程
应用程序定制功能可以方便地定义组织中的发文处理、收文处理、请示报告和各种审批、签字等工作流程。流程一旦定制，就可以重复应用于日常办公。每一个流程都可以设置管理者，方便对流程中处理的所有文档进行实时监控，方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况。
◆文件管理层次化模式
在系统中，文件按四个层次组织:文件库-文件夹-文件-子文件。文件库可以根据需要设置，文件夹也可以根据需要多级设置。
◆提供多重权限框架，各种组织可以根据自身需要有效规划访问控制系统
文件夹权限包括:管理者、编辑、作者和读者，文件夹权限向下延伸至下级文件夹。
文件访问受文件夹权限控制，管理者也可以设置文件级访问权限。
◆自定义文件格式
文件管理系统中的文件格式表可以灵活定制，文件中可以存储任何类型的文档，如文本、office文档、扫描件和声音图像。
3.可管理:基于组织，管理整个组织的工作和权限。
当组织中的部门、岗位或人员进行调整时，系统各模块中相应的权限可以同步更新，以确保数据的安全和完整。
4.B/S+C/S：采用组件技术与Web技术相结合，提供B/S和C/S两种应用模式。
用户可以根据自己的需要选择合适的应用模式，也可以混合两种模式。特别是OA系统在B/S模式下运行速度好，可以基于互联网安全快速运行，极大地方便了分布式办公和移动办公。
5.找人:为领导和上班族提供一个集中工作的窗口。
OA系统可以将协同办公集中在【待办工作】和【在办工作】两个窗口，对这些工作进行分类，按时间和和轻重缓急进行排列，每个人都可以方便地依次办理这些工作。
6.可扩展性:开放式系统结构、标准化接口和二次开发手册。
OA系统采用开放式系统结构，各模块独立实现，具有标准接口，为系统未来的升级和扩展奠定了良好的基础。与此同时，客户还可以根据二次开发手册，系统内置的二次开发辅助工具进行二次开发，开发新的功能模块或与其他系统连接。
第四，应用效果
实现远程办公和移动办公，随时随地办理工作事务。无论你在国外还是国内，无论你在机场、酒店还是家里...可以随时投入工作，方便快捷地掌握组织内部的工作进度和情况，及时处理工作问题。
实现知识管理，积累优秀员工的思想、经验和技术，转化为组织中的共享资源，通过OA系统进行知识管理。员工的工作经验和技术技能将不断积累，成为组织中强大的共享资源。知识资源的授权利用将加速创新，提高效率，避免人员流动导致的脱节和延误。
通过工作流通的自动化，实现高效快捷的办公，通过OA系统实现各部门、各级横向纵向工作流程处理的自动化，将大大提高办公效率，保证工作的快速准确处理。这一点在办公空间分散的单位尤为明显。
有效监督工作人员的工作情况，实现对实时工作任务的监督和催办，及时有效监控各部门、各人员的工作进度；实时全面控制各部门的工作状态，及时发现问题，及时解决，减少错误，防止低效工作。系统将记录每项工作的全过程状态信息。方便领导与各级工作人员有效沟通，使管理者与各级工作人员保持有效快捷的工作沟通和信息沟通，消除信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。
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