文档版本管理办法，文档版本管理意义

       对于企业来说，对办公时产生的大量办公文档进行高效的版本管理，是溯源版本的重要方式，是非常重要的，今天，小编就将介绍文档版本管理办法，文档版本管理意义的内容，一起来看看吧，希望对你有所帮助。

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文档版本管理办法，文档版本管理意义

1.文档版本管理意义

• 存储分散：工作流程过程中生成的图纸、文档、清单文件存储在个人计算机上,得不到统一管理，同事之间的信息交流不及时，沟通不畅通。
• 精细的CAD图纸无法查看预览：精细的CAD图纸太大以致打开缓慢，经常无法预览或预览失败。
• 数据丢失或泄漏:图纸文档管理不到位，没有借助专业的图文档管理软件软件进行规范管理，人员变更时交接有遗漏，可能导致重要的图纸文档的丢失外泄， 缺少安全防护，意外删除或病毒入侵会导致文件丢失。
• 史版本混乱：制造型企业经常会修改，一份图纸文件可能会被多人多次修改，查找不便，很容易引起版本混乱，难以确定最终的有效版本。
• 外部文件协作不便：公司与客户、合作伙伴之间的图纸文件交流频繁，文件协作麻烦。
• 外出办公不便：外出办公时图纸文档的传输、审批不便。

2.文档版本管理办法

• 图纸资料归档存储与共享：将文档集中存储、统一编码管理,提高图文档使用便利性。
• 图纸文档模板管理:根据团队、部门等需要创建各类图纸文档模板，工作人员可通过选择对应模板快速创建图纸文档，统一文件样式。
• 历史版本管理：同一个图纸文档每修改一次，新版本会代替旧版本，之前所有的旧版本会被有序管理在历史版本功能模块中，历史版本可用于数据追溯，版本重用，参考借鉴等。
• 水印保护：当图纸文档导出或作他用时，可能通过系统添加水印。
• 权限管理：通过系统设置各岗位的工作人员对各功能模块、目录文件夹、具体图纸文档的使用权限。
• 流程协作管理体系：通过制定对应公司的工作流程步骤,实现管理流程化,图纸文档从创建、协同、沉淀与再利用的全生命周期管理。

       保存好企业的图文文档，首先对企业理清自身业务有好处，其次也有利于未来复盘，记录留档。高效的企业一定有合格的文档版本管理系统，以上就是文档版本管理办法，文档版本管理意义的内容，感谢您的阅读。