时间管理最强模板：规划生活和工作，一套系统就够了

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编者按：市面上的笔记应用早已不是雨后春笋，而是一片山林了，Notion是最近兴起的一颗新星，Notion自称是一款“将笔记、知识库和任务管理无缝整合的协作平台”。本文作者利用Notion搭建了一套规划生活和安排工作的系统，并提供了许多模板，其中有不少内容都值得参考借鉴。原文标题A Complete System for Planning Your Life and Scheduling Your Work，作者Danny Forest是一位连续创业者、软件工程师。

我还记得以前上班前经常30分钟起床，赶着时间，好让自己9点准时上班的日子。当时我最大的梦想就是能好好早起，花时间做完早餐，享受一下，然后再去上班。

我认识的大多数专业人士都和我一样。即使是企业家也很难以一种没有压力的方式开始他们的一天。这是一个普遍的问题，影响了大多数自己安排日程的成年人。

原因是，我们从来没有学习过用好的系统来规划生活和日程。经过多年对Google日历、Trello、Airtable和Notion等工具的实践，想出了一套行之有效的系统。我已经用了两年了，我把它分享给其他同样用它获得成功的人。

在这篇指南中，我将分享我用来规划生活和日程的工具，并通过我发现的最有效使用它们的方法来引导你。先声明，这是一个吸引人的系统，对于那些认为最大化，他们的时间和精力的人来说，是一个有趣的游戏。如果你不是这样的人，你很可能会觉得这个系统太复杂。

要用的工具是我用Notion给大家做的一个模板。我把它叫做“生活月度计划表”。你可以免费获得模板。我强烈鼓励你用来跟着使用。请注意，你需要一个免费的Notion账户才能使用它。

月度生活计划介绍

月度生活计划帮助你整理生活中的一些领域。它提供的工具可用于定义你的日常工作，跟踪你的习惯，弄清你生活中的哪些领域需要关注，组织每天的反思，安排任务的优先级，规划和反思你的周规划，月总结等等。

在本指南中，我们将逐一探讨每个部分。

这是你进入的起点。在工具的下面是一个每月的笔记。它看起来像这样：

使用的方式是在临近月底或月初填写。你可以按照你想要的任何顺序来。我喜欢从“我的日常活动 ”（My Routine）和 “生活表”（Table of Life.）开始。然后继续确定我本月的首要任务，并填写我的目标。以下是我这个月的情况：

2020年11月我的优先事项和目标。

有几个月，我的目标超过20个，其他时间只有几个选定的目标，没有正确或错误的数字可言。

在每个月的最后一天，你开始填写本页底部的月度回顾部分。

月度回顾部分。

问题很明显，你可以根据自己的需要添加更多的问题。

我的常规工具（Routine）

我把它分为两部分。工作日：

我2020年9月的日常

以及周末：

写下你要在什么时间做的每一项活动，这是很有用的。它能让你的大脑腾出时间，去思考其他更重要的事情。我不靠脑子记住每天日常活动，我直接看这个表，直到成为一种习惯。

每隔一段时间做一次改变，看看什么最适合自己，也有很多价值。我倾向于每月改变一下，尝试着去弄清楚这个问题。另外，你的生活并不是一成不变的，所以你需要做出相应的调整。

生活表工具

生活表工具是基于流行的生命之轮（ Wheel of Life）。在电脑上做的更方便，同时在每个区域添加注释。下面以我这个月的为例：

我2020年11月的生活表。

满分是10分。现实中，一个月内你可能涨的点数不会超过两到四点。不过，你可以选择牺牲你生活中的一个方面来换取另一个方面。

例如，如果你的财务状况井然有序，而你发现自己没有足够的时间与朋友和家人相处，你可以减少一点财务分数，而将其投资于朋友和家人。

思考日工具

这是最重要的工具之一，但很少人去做。思考日是指你在这一天除了反思自己的生活之外，不做别的事情。你可以在你觉得你需要对自己的生活更加清晰的时候做一次，也可以定期做一次。我每个月至少会做一次思考日。

下面是第一部分的内容。

第一部分

第二部分

一开始可能会觉得很简单，不需要一整天的时间来做，但如果你是这样想的话，你就错了。我经常发现自己没有足够的时间在一天内反思所有的事情。当我在我的日记中进行思考日的记录时，我经常最后写下30页的笔记。

我强烈建议你每月至少做一次。

艾森豪威尔矩阵工具

我在“思考日”工具中加入了一个艾森豪威尔矩阵，但在主区也有一个独立的矩阵。它看起来是这样的：

艾森豪威尔矩阵

如果你从来没有使用过艾森豪威尔矩阵，你真的应该试试。这是我所知道的最好的工具之一，可以找出你真正的优先事项。我已经按照最重要的事情的顺序，用颜色做了区别。

比如，“重要但不紧急”是最重要的。这是你长期做的事情，比如健身、健康饮食。也可以是关于从事副业的工作。

你要尽可能地避免“不紧急、不重要”的任务。这包括滚动浏览社交媒体，逃避更多的娱乐活动等等。

胜利日志工具

我的胜利日志是我的信心助推器。它让我意识到我的成就有多大，我所做的事情对别人很重要。在我的习惯追踪器中，我总是每天至少记录一次胜利。在艰难的日子里，这一点更加重要。

这是2020年10月我的胜利日志的样子：

我试着给我的胜利打上标签，以便更容易找到。数字表示有多大的胜利，用一到五的尺度。一表示还行，五表示特别好。这两种情况都是相当罕见的。

失败日志工具

失败日志是记录你那些没有成功的地方。在这里，你可以客观地记录下某件事情是如何不成功的，以及下次如何让它成功。

它的工作原理与胜利日志非常相似，但条目较少，除非你是一个经常做实验的科学家。对于每个条目，你要回答以下问题：

这次失败是什么？

你觉得为什么失败了？

你哪里做错了？

如果成功了会怎么样？

你从中学到了什么？

还有谁可以从中吸取经验？

目标是从你做过的不成功的事情中吸取教训，这样你以后就不会再重蹈覆辙。

开始/停止 日历工具

前提很简单：追踪你的好习惯和坏习惯，记录做与不做的事情。它看起来像这样。

2020年5月，我想开始做的一个习惯和停止一个习惯。

在一天结束的时候，回到这个日历上，如果做到了就打个勾。

每周计划工具

你的大部分计划可能会在这个工具中。

这一部分充分运用了Notion。点击 “+添加一个新的周计划”，就会创建一个周计划模板的副本。它的样子是这样的：

每周计划的模板

这是底部的样子：

每周反思部分

我记录每周的计划不是在周五就是在周日。通常我需要一到两个小时，这取决于我一周有多少任务。

每周，我都会根据自己上周的表现来调整自己的习惯追踪。下面是10月份的两个例子：

2020年10月第一周

2020年10月的最后一周

具体到每一天，这是一天开始时的样子：

一天开始时

一天结束时

如你所见，我将任务从列表中拖入“已完成”部分。在一天工作结束后，我就会修改第二天的日常计划。我根据新的优先事项和一天中不可避免地出现的事情进行调整。

一周结束，在做下周周计划的同时，我也会进行每周反思，下面是一个例子：

在2020年10月第三周的例子

如何推进这项工作

这篇指南重点介绍了很多我正在使用的工具和方法，但我希望即使你不打算完全按照我的做法来做，它也能给你提供如何规划生活和日程的想法。

你当然可以用你熟悉的工具来实践其中的一些想法，使之与你所熟悉的东西很好地结合起来。事实上，我甚至鼓励你不要使用我的模板，而要建立自己的模板，因为只要做了这个练习，你就会更加清楚什么对你来说是最重要的。

我的方法和工具乍一看也是相当令人难以接受的。你可能想先只关注几个方面。如果要我为你选择最重要的一个，我会建议从周计划表开始。

需要注意的是，我曾经对这些工具收取75美元的费用，但为了帮助大家更好地安排生活，我决定免费赠送。我已经不从中赚钱了，但它仍然和以前一样有价值。

结论

组织你的生活和时间表可能是令人生畏的工程，但如果有合适的工具，也可以很容易和有趣。我使用Notion创建了这个免费的模板，我认为它可以极大地帮助你的规划。

你不需要使用它，但你还是可以从中得到启发。如果你选择使用它，我相信，通过更好的规划，你会更加茁壮成长，我希望这个工具可以帮助你。你能行的！

译者：蒂克伟