知名孵化器YC：远程办公指南汇总

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编者按：这次新冠病毒全球大流行的最大影响之一，就是因为社会隔离而导致的企业正常运营近乎停摆。为了尽量减少这种隔离对工作造成的影响，各个机构纷纷采取了远程办公的做法。但事实上，远程办公在互联网企业早已展开了实践，甚至有些公司是100%的全员远程办公。因此，他们也积累了丰富的经验和最佳实践。知名孵化器Y Combinator对他们的相关经验进行了汇总，大家可以参考学习一下。至于里面提到的工具，需结合自己的实际情况另行选用合适的同类工具。原文发表在YC的博客上，标题是：YC Alum Advice for Managing Remote Teams

我们跟YC校友一起弄了一个虚拟小组，话题是远程团队管理的最佳实践。我们把校友们分享的建议进行了汇总，其中包括GitLab的Sid Sijbrandij & Darren Murph（远程团队规模超过1200人），Zapier的 Wade Foster（300 +的远程团队），Mattermost的Ian Tien（100+的远程团队），Shogun的Nick Raushenbush & Finbarr Taylor（60人的远程团队）以及Tandem的Rajiv Ayyangar（6人的远程团队）等等。

以下是来自YC社区的建议：

问题：可以分享有关如何快速将团队过渡到远程团队任何指导手册吗？

推荐的指导手册和资源：

– 远程办公应急计划：该做什么（以及从何开始）（GitLab）

–远程办公员工入门指南：如何适应在家工作（GitLab）

– 远程办公时不该做什么：不要把在办公室的经验复制到远程（GitLab）

– 远程办公终极指南（Zapier）

– 远程办公指南（Shogun）

– 即时过渡到远程办公（Zapier）

– Mattermost手册：内部沟通（Mattermost）

– 为新型远程经理准备的19个基本技巧（Olark）

– 建设远程团队的三大支柱（Shogun）

– 工作的未来（YouTeam）

– 7年远程团队运营（SketchDeck）

– 影响虚拟团队：与远程员工一起完成工作的17种策略

Shogun 的Nick Raushenbush ：以下是我们每天使用的工具：

– Slack：用于快速行动且暂时性工作的沟通。

– Ally.io：针对OKR（目标和关键成果）；对于远程团队管理来说，定量目标非常重要，这应该成为团队成员的北极星指标。

– Notion.so：用于存放永久性信息，比方说我们公司的Wiki /知识库。

– Zoom：用于同步沟通。

– Donut：用于入职培训和远程社交；Donut跟Slack集成得很好。

– CloudApp：用带注释的屏幕截图GIF和短视频中进行沟通。有时光有文字解释还不够，但是打电话又没必要。

– 360 Learning：供业务拓展和支持扩展知识使用；这项工具可让你创建视频，将录音文本转换为文字内容，创建测验和点对点学习程序。Lessonly 也是一个很好的选择。

– Rev：用于将视频或语音转录为文本。许多远程沟通都是异步进行的。如果想创建文字内容和转录会议文字的话，这是个不错的工具。（编者注：当然那些都是针对英语的，大家可以找找针对中文的相应工具）

– Loom：用于录制沟通视频，创建教程、培训等。

问题：我拥有丰富的远程工作经验，我正在寻找工作。我怎么才能找到远程工作的职位呢？

Gitlab的远程办公公司列表:完全远程办公及远程办公优先的职位

2020年提供远程岗位的2500家初创企业

We Work Remotely

https://www.workatastartup.com/

问：签到（check-in）的正确节奏应该怎样？我说的不仅是针对执行团队，还包括经理及其团队。

Wade Foster，Zapier：我会看他们的工作成熟度（task relevant maturity，安迪·格鲁夫的《格鲁夫给经理人的第一课》书中的概念）。如果某个人擅长做某事，你不用签到也可以做很长一段时间。如果某人是新手时，签到可能就得更频繁些。如果我的团队不熟悉远程办公，那么我可能一开始会上下午各一次。然后，当我们慢慢适应，干扰的事情少了些以后，我会降低签到的频率。

我们Zapier是这么做的：

– 每周一次：一对一谈话，员工会议及全员大会

– 每月一次：OKR评审，OKR计划

Ian Tien，Mattermost：最重要的一点：如果你的是国际化团队且跨多个时区的话，我们这里有一份详细的指导手册，里面概述了如何进行公司范围内的沟通。首先，要记得录制会议，并用异步的方式收集匿名的Q＆A反馈，这一点很重要，这样的话，如果某人没法参加会议，仍然可以一样地进行互动。

Nick Raushenbush， Shogun：我们团队规模比较小的时候，会更多地依赖临时性的交流。现在，我们对会议的结构会考虑得更加周到。每月一次：公司范围的AMA是个新事物，但是到目前为止我们真的挺喜欢的。我们计划每月搞一次，但根据反馈可能会把频度降到每季度一次。每周一次：30分钟的团队炉边谈话。

在会议和签到期间，我会问这些东西：

– 这个星期你过得怎么样？

– 哪些事情对工作造成了干扰？

– 我应该怎么做才能帮助你实现目标？

– 你需要时间、预算和人力资源吗？

– 你有没有发现公司或产品的在运作机制方面存在任何的系统性问题吗？

– 有什么问题要问我的吗？

问题：在完全虚拟化和远程化的情况下，怎么才能保持文化的活力？

Ben Congleton，Olark ：首先要让你的团队有足够的空间去思考，让他们思考自己想要呈现什么样的文化和价值观。以下是我们汇总的指南：

远程办公派对

创造茶水间时刻

全员休养

Rajiv Ayyangar，Tandem：我们采访了100个远程团队，然后总结出一份建立信任的策略纲要：如何在远程团队当中建设心理安全。

Nick Raushenbush，Shogun：利用文化形态！Donut就是一款很好的让团队成员彼此介绍的工具。

问题：我们都知道工具对于远程工作的重要性，但是怎么才能让真正用起来呢？

Darren Murph，GitLab：如果你被迫要远程工作的话，工具集一定要尽可能简化；尽量减少混乱。对于那些刚刚上手远程办公的人来说，工具越多越麻烦，所以，如果可以避免引入新工具的话，要尽量避免这么做。如果必须要引入，你得先写好帮助说明，等大家都看过，明白为什么要用这个，这个用来替代什么等之后，再推广工具。文档对于工具的采用至关重要。

Ben Congleton， Olark：重要的是要认识到有些业务工具至关重要，而有的则是可有可无。全公司范围都要采用的工具要根据工作职能和团队需求而定。比方说，可能大家对Slack、Google Docs、Google  Calendar以及Zoom的使用形成共识。但关键是要让团队自己选择平台，并做出可以直接帮助他们并从中受益的工具决策。

Wade Foster，Zapier：除了Slack和Zoom之外，我们对工具的使用并没有严格要求。我们只对汇报有预期。因此，如果你要向我汇报，我们会在本周初的时候达成共识，然后本周末的时候你把结果告诉我。这些工具是实现这一目标的一种手段——只要能帮助你完成目标，什么工具都可以用。

问题：对于远程团队来说，要遵循的最重要规则是什么？

Yura Riphyak，YouTeam：一切均要以书面形式呈现，这一点极其重要。原因有三：

• 书面形式可避免天马行空，迫使你保持简洁。

• 不用付出额外的努力，所有的沟通即均可保存。如果将来需要让更多的利益相关者参与进来或重新审视已经做出的决定的话，你就会发现这一点至关重要。

• 文本内容应该是可搜索的。是，你可以录制Zoom会议——但是你能看多少个视频录像呢？

问题：你对增加同行一对一互动怎么看？

比方说：

– 在分配项目时，经理还分配了一位同事在项目的开始、中间和结束的时候参与讨论/帮助（相对于完全的结对编程/工作）。

- 鼓励大家列出自己在下班后愿意帮助其他人做的事或者学习什么东西。

– 鼓励或促进同行之间视频聊天。

Yura Riphyak ，YouTeam ：就像非工作性质沟通的大多数其他事情一样，我们尽量避免任何由管理发起的活动。这些事情应该是自下而上，而不是自上而下。远程工作的人本身就有很强的自给自足感，并且对个人空间有强烈意识。我们要做的是确保每个人都了解其他人的爱好和兴趣。比方说，我们有一个国际象棋群，一个滑雪群以及一个读书俱乐部。

Rajiv Ayyangar， Tandem：我们Tandem这里会组建类似虚拟茶水间的聊天室。社会认同（看别人说话）是团队成员是否愿意在社交场合讲话的重要因素。大家可能会考虑的因素包括：好不好玩？如果讲话有一个有趣的理由的话，比方说你想参与一个游戏或某个破冰话题，这是会有所帮助的。邀请与命令。如果你让别人知道你在上班，或者在X到Y时间内会出现在某个房间/打电话，那这就是邀请。如果你说要跟随便哪个人视频通话的话，那就是命令。

译者：boxi。