被邮件淹没的你，可以用 Mac 原生邮箱的规则进行半自动处理

编者按：本文来自 少数派，编辑 Minja，授权 36kr 发布。

早晨，我例行整理邮箱，瞥见了 180 封未处理的提醒（本周）。我没有打开过其中的任何一封，不过我也没有因此错过任何任务、验证信息或优惠订阅，因为我有一套半自动化的处理流程。

@子不语Rex 的 文章 中提到了 FEAST 法则，我在读到之前没有发觉自己就在用类似的方式处理邮件，即「把邮件当作任务来处理」；而邮件一多，我就通过 Mac 原生邮箱规则半自动做整理，达到这样的效果：

• 减少干扰

• 及时处理

• 减少停留

• 不遗漏

和任务管理类似，我按照文件夹和旗标（标签）来整理邮箱，通过邮件的不同特征，把它们分类保管，同时能打上标签、以便快速挑拣。这篇文章就借用子不语君的思路，汇集我在使用的邮件半自动化处理方法。

不同类型的邮件，进行不同的操作

前期准备：汇集邮件

可能你也和我一样，有不止一个邮箱，那么在拜托原生邮箱帮我们整理之前，就要先将各处的邮件汇集起来。原邮箱支持的账号类型很多，我直接往里面添加了自己所有的邮箱地址。

?提示：在用 Mail 组织邮件之前，能退订的无用邮件就尽量退订。

降低干扰：过滤、弱化

过滤掉的信息就是绝对不会去看的广告，而需要弱化的则是来自团队协作工具的提醒，一般我就拿后者当 BB 机提醒，看到邮件直奔对应应用。至于为什么不打开各个协作应用的通知，无非是想集中在一个应用里差查看提醒。

下面展示的，是对多数用户更具参考意义的广告过滤。原生邮箱也好，Outlook 也罢，自带规则常常有误判的情况，我们还是根据自己的情况人工建立规则为好。

过滤

规则设置位于邮箱设置最后一项，由描述（规则名）、条件和需执行的操作三部分组成，条件可以有一组，操作也可以执行多个。在条件设置中你可以看见我屏蔽了三个发件人（民航局、网易和一个寻宝游戏），之后执行的操作就是移到垃圾桶。

❗️重要提示：如果你发现自己的规则不奏效， 就添加一条「停止评估规则」的操作。

我列出的都是退订不了的纯垃圾邮件。它们多数来自电商平台，以严选的广告为甚。据 坊间传言称，非网易邮箱用户无法退订，我也确受其害。过滤治标可惜不治本，如果你需要在电商平台留下邮箱地址，请尽可能申请一个专用于接收垃圾信息的邮箱。

用完就存：自动归档

归档的作用在于尽可能地清理收件箱，为它腾出更多的空间。具体步骤是先归档，让无需继续关注的邮件离开收件箱；定期清理，删除无需继续保存的邮件。

这些是需要即时存档的几类邮件：

• 应用激活码、授权

• 购物发票、维修凭证

• 验证、激活邮件

• 有纪念意义的邮件

除了最后一项的特征飘忽不定、需要手动整理，其他几类都可以总结出规律，设置规则实现自动归档。比如 App Store 的购买凭证，固定格式为来自「Apple」、标题为「Apple 提供的收据」（英文为：Your invoice from Apple）；而 Steam 的消费单据有着「Thank you for your purchase」抬头，都很规范，我为此设置了一系列规则来处理它们。

归档

至于一些不在 App Store 上架的应用，它们发来的邮件一般是马上要用的激活码，就得手动归档。

可以即时处理掉的邮件都会进入归档文件夹，但是有的邮件（例如激活邮件）是不需要长期保存的，在归档箱里屁股还没坐热，它们就会被定期清除。

清理

这里还有一类特例：机票出票邮件。上面有着重要的行程信息，值得归档，但是要先用下文的「流转」创建一个日程，让查看、提醒行程更方便。

?️删除还是归档？

如果你每周只有个位数的邮件，我觉得你任由它们在收件箱里自生自灭都没关系；但是你像我一样每天几十封的话，建议所有可能有用的邮件都要先归档再定期删除。

合理规划：稍后处理

归档邮件是一件很愉快的事，就像划掉一项项的任务；但事实是我们很难当即回复或完成邮件里分配的任务，所以需要把「待稍后处理」的邮件标注出来。

有的邮件涉及的事情，最终还是需要在原生邮箱里解决——比如对方在等待你回复。我经常用邮件和开发者交流，他们的回信一般都有标准的「Re」或「回复」抬头，所以这条规则就是给需要回复的邮件打标签的：

回信

另有一些邮件里的任务，只是提醒我「别忘了这件事」，我不需要回信，那么就进入第五步「流转」，为此设置任务，避免它呆在收件箱里分散我的注意力。

减少停留：流转到其他应用

邮箱是一个消息的收发中心，但是更专门的事情——添加日历、任务管理，就应该打开专门的应用，避免浪费时间在原生邮箱糟糕的输入体验上。好消息是并非总要手动复制日程、任务，我写了一个自动发送任务到 TaskPaper 的规则，可以将少数派的编辑任务自动发送过去：

添加这个规则的方式也很简单，最大的改动就是把一条普通规则的最后一步改为「run AppleScript」。

任务

相关脚本我会在后续关于 TaskPaper 的文章里详细说明，这里放出一个简化版的链接 。

如果你在使用 2Do ，官方也提供了一个自动添加任务的脚本 。至于 Things、OmniFocus 或原生 Reminder 的用户，同样可以通过 AppleScript 来完成添加，但是我并非这些工具的用户，暂不代劳了 :P

另外还有一类邮件，比如机票出票信息，需要把内容安排进日历。原生邮箱自带了添加日程的功能 ，还是比较靠谱的。

小结

其实你已经发现，这套处理流程总是留一招兜底的手动处理操作，原因不外乎我们总是遇到格式无法预料的邮件。

对于那些你常常使用的服务（像是 App Store），大可为它们设置一套自动化规则；而你所在团队像我这里一样讲究邮件格式的话，也能让邮件处理轻松得多。幸运的是，我作为一个处理大量邮件的人，遇到的多数邮件都很规范，才能实践这一套流程。

鉴于上述局限，我也只敢称自己的方法为「半自动」；另外，不同于 iOS 的原生邮箱，Mail 需要保持开启才能接收邮件，所以不一定人人都喜欢用自带邮箱。所以我的方法权作抛砖引玉，希望读者能摸索一下自己所用邮箱 App 有哪些自动化功能，试着用它们简化邮件的处理。

订阅一份 Power+ 生产力提升专栏，获得更多效率工具的深度文章。