更少的时间做更多的事，高效率人士用了这4招

编者按：本文来自微信公众号“哈佛商业评论”（ID:hbrchinese），作者：HBR-China，36氪经授权发布。

小佛爷说

高效率人士都是如何掌控时间的？很多人都想以有控制感、令人感觉良好的方式提高效率，但是很难做到。本文作者采访了出版、娱乐、商业等各个领域的人，了解如何积极主动地管理每一天，充分地利用时间。核心的方法是，不能让别人的事情决定你自己的日常安排，你必须仔细考虑起床后如何组织时间，将工作纳入自己的日程。

一件有趣的事：96%的人会在早晨醒来的一小时内看手机（61%会在刚醒来的五分钟内看一眼）。

一睁开眼就先看手机，似乎没有害处，但这个行为会给我们定下一整天“被动做出反应”的基调。

想一想，起床第一件事就是打开电子邮箱、查看收到的邮件或者听语音留言，你其实是把自己排在了第二位。不管是有好消息、坏消息或者没有消息等着你，你都是让别人来决定这一天的心情。

我们大多数人都对此感到内疚，而且这也不可避免地会影响我们的工作效率。

我花了很多时间思考：如何以有控制感、令人感觉良好的方式提高效率。过去三年来，我采访了出版、娱乐、商业等各个领域的人，了解如何积极主动地管理每一天，充分地利用时间。

在对话中，我一次又一次地听到这样的意见：不能让别人的事情决定你自己的日常安排。你必须仔细考虑起床后如何组织自己的时间，将工作纳入自己的日程。

以下四条建议来自高效率人士，我自己在坚持，希望对你也有用。

根据自己的生物钟，安排最重要的工作

睡眠类型就是你的生物钟，是指每个人在24小时里的睡眠清醒周期。每个人的生物钟不尽相同，在一天里感觉到的能量高峰和低谷时间也不一样。

约10%的人是典型的百灵鸟，早晨感觉精力最充沛。与之相对的另一个极端是，有20%的人是猫头鹰，夜里效率最高。我们大部分人都在这两个极端中间，上午最有精神，午饭后小憩，下午重新打起精神来。

《完美时机的科学秘密》（When: TheScientific Secrets of Perfect Timing）一书作者的丹·平克（Dan Pink）告诉我们，注意自己的生物钟，根据能量高峰期的时间安排任务，可以帮助你用更少的时间做更多的事。

“打算写作的时候，我都是放在早晨写，这个时段我头脑最清醒，”他告诉我，“我给自己设定一个字数目标，达到目标之前不会去做别的事。我不会把手机带在身上，写作时不会打开邮箱。达到目标以后，我就可以随便去做别的了。”平克充分利用醒来后的能量高峰，用早晨的时间进行需要深度集中精力的工作，并且避免一切干扰。

下午恢复精力的时候，他会处理一些较为简单的任务。“我会在这个时候回复邮件、归档整理和浏览信息，”他说，“三四点钟的能量低谷过去之后，第二次能量高峰我会处理一些不必全神贯注的任务，比如采访。这个时段我在心理上最放松，能够发挥创意，而且乐于接受各种观点。”

坚持这样的时间安排，平克第一次按时交稿，也就是《完美时机的科学秘密》。

专业人士建议：要更好地安排工作日时间分配，首先评估一下自己的生物钟，根据你的睡眠类型重新规划时间。把最需要耗费脑力的工作放在能量高峰期。

在前一天晚上做好第二天的计划

有效率的一天不是自动出现的，而是需要主动规划。写下自己要做什么、何时做、在哪里做，我们完成目标的几率会大大提升。

谷歌的高管效率顾问劳拉·梅·马丁（Laura MaeMartin）告诉我，她会在前一天晚上做好第二天的规划。首先，她会在自己的每日计划模板里写下最重要的三个任务。“模板的最重要任务栏下面有一行字，‘这个任务完成之前，其他所有事情都是干扰’。这里是我一定要完成的任务。”

随后她用这个模板更进一步详细规划时间，考虑每小时的安排。“只是把计划在早晨七点到八点之间锻炼身体这件事写下来，我就会更有可能付诸实践。”她的计划里还有“随手处理的事项”，只需要几分钟时间，可以在会议间隙完成，比如打个电话或者回复邮件。

专业人士建议：利用缜密的计划控制自己一天的时间。用一周时间尝试一下马丁的每日计划。制定第二天计划的理想时间是前一天工作结束的时候，这时候你还清楚地记得明天需要处理些什么。

利用不同的习惯完成不同类型的工作

仔细思考在哪里工作，是另一种能让你的一天变得有条理的方法。参考《深度工作》（Deep Work）作者、乔治城大学教授卡尔·纽波特（Cal Newport）的做法，将不同的地方与不同的任务类型联系起来。

“尝试解决理论计算机科学问题的时候，我总是会出门散步，走各种不一样的路线。”纽波特说。

但他写作的时候又截然不同。“我家里有一张定做的图书馆同款桌子，会让我想起自己读大学时学校里的图书馆。书桌上摆着图书馆同款的黄铜灯，旁边是黑木书架。坐在这里写作，光线很好，而且只有我和我的电脑，没有别的干扰。”

思考你的主要工作类型，培养相应的习惯。可以是完成某件任务的特定场所，比如你喜欢坐在明亮的阳台上处理邮件、在安静的卧室里参加视频会议。

专业人士建议：至少实践两个星期。特定习惯对应特定任务的方法要花一点时间才能适应，但适应之后就更轻松，而且越来越熟练。你的大脑会开始将特定线索（比如你所处的物理环境和时段）和特定类型的任务联系在一起。

不要把时间全部排满

我们很容易觉得高效人士每天的时间都安排得满满当当。不过，与我交流过的大部分高效人士都说，实际情况恰恰相反。

世界上最大的全员远程办公公司GitLab的远程工作负责人达伦·墨菲（Darren Murph）告诉我，时间排满的风险很大。

他说，“如果一整天都排满会议，你就没有余地处理现实生活中的意外事件。比如你的孩子受了点小伤，你只需要抽出几分钟来处理，却也会对你的心理健康和其他人的日程安排造成巨大的负面影响。”

而且，如果日程里没有自由时间，你就无法跟别人随意交流、激发灵感创意。

专业人士建议：满满当当的日程会带来一种自己很有效率的幻觉。如果你的日程很满，你要注意留出一些空余时间，当作日常意外事件的缓冲，还可以用于自主思考活动，激发意想不到的创意。

追求高效不是指花很多时间在工作上，也不是完成待办清单上的条目，而是努力以省时有效的方式处理工作。要想高效，首先要有意识地关注自己一天的时间。不要坐等哪一天突然效率提升，请利用以上建议主动提高效率。

关键词：时间管理

阿曼莎·安伯（Amantha Imber）|文

阿曼莎·安伯博士是行为科学咨询公司Inventium创始人，主讲播客“我是如何工作的”，讲述成功人士的日常习惯。

朔间|译  周强|编校