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编者按:工作、生活中,我们总是想做很多事但却没做到,似乎控制时间成为了事事如此精准的当下的难题。我们如何过好自己的生活?如何更好地工作?如何节省时间来提高自己?都需要通过时间管理。本文作者Aytekin Tank是生产力工具公司JotForm的创始人,他总结了自己的经验和自己公司员工热爱的时间管理技巧,分享给各位读者。原文标题:Time Management Strategies: How to Be More Efficient。
运用时间不当的人首先埋怨时间短暂。
——Jean de La Bruyère,《品格论》(Les Caractères)
同样是拥有一天24小时,我们中的一些人似乎比其他人更能充分地利用这些时间。
时间管理是做计划、有意识地控制时间的能力。它需要“有意识”的控制,因为我们的注意力一旦转移,时间就会花在别的东西上面(比如你的手机)。
用Idowu Koyenikan的话来说,时间管理就是生活管理。在我们深入讨论那些有效的策略之前,让我们复习一下:时间管理如何决定我们的成功。
沟通你的优先级
享受高峰时间
拥有足够的睡眠
能够科学地休息
学会分配任务
避免无用的会议
实践刻意的简洁化
刻意练习
减少待办事项列表
控制你的收件箱
我们从事的行业各异,对社会话题持有不同的观点,但我们都认同一句话:
时间是我们最宝贵的资产。
我们能买到的东西越来越多,但是时间呢?时间是非卖品。
可以说,成功生活的关键是:高质量地把时间花在对我们的幸福有最大影响的活动上。
这意味着我们既要做自己最喜欢做的事——和家人一起度假、周六骑车出行、看猫咪视频——又要为了这些,去完成高投资回报率的任务。
一个人越进步,他们就必须更有效地在工作和家庭中兼顾责任。
史泰博公司(Staples)赞助的一项研究显示,40%的美国上班族称自己感到精疲力竭。繁重的工作、持续的压力和疯狂的截止日期是罪魁祸首。
在这篇文章中,我们收集了一些自己最喜欢的最大化生产力、提高效率、减少工作压力的建议。这些策略也让我的公司JotForm的员工数量超过130人,用户增加到420万,。
一个重要的免责声明:以下时间管理策略在某些人身上被证明有效,但这并不意味着它对其他人也一定有效。
正如企业家Chris Winfield在重新评估自己与时间管理的个人关系时所发现的:
我注意到,几种不同的(时间管理)策略各自拥有拼图的某一部分。我把那些对我有用的部分整合到我自己的系统中。慢慢地,也十分稳定地,我发展出自己的一种方法,它永远改变了我的工作方式。
因此,制定高效时间管理策略的关键是:知道哪些技术值得尝试、哪些应该避免。
制定自己的个人时间管理策略,你会惊讶地发现,一周又一周过去,在同样的时间里,你能完成的任务有多么丰富。
让我们开始吧。
在评估时间管理策略时,重要的是要认识到大多数技巧可以分为两类:
项目管理,又被叫做项目计划,包括:目标设定、优先级划分、任务分配、计划安排以及决策。无论你是作家、软件工程师还是火箭科学家,这些都是你在工作中需要用到的技能。
注意力管理,指你在个别任务上保持专注的能力。正如我之前写的文章中提到的:在应用生产力提高大法之前,了解你“拖延症”的独特病因是很重要的。
不同的策略适用于不同的时间管理困境。任何时候,你都有可能正面临着项目管理问题、注意力管理问题或两者兼而有之。
因此,制定高效时间管理策略的关键是使其个性化。以下是这个过程的总结:
第一步:盘点你的时间都用来做什么了。
第二步:将你实际上的时间花费和你认为的时间安排做一比较。
第三步:确定哪些任务“导致了最多麻烦”。
第四步:找出它们为什么是麻烦的来源。
第五步:选择合适的时间管理策略。
明智的做法是:在进行这个个人评估过程之前,不要急于应用技巧。
如果你不先盘点自己当前的时间花费,你可能会浪费大量的时间去尝试那些对你毫无用处的建议。
让我们一步一步来细化这个过程。
在开始培养高效时间管理技能之前,你必须诚实地面对自己:你到底是如何分配时间的?
一项研究显示,只有17%的人能够准确预测某项任务需要的时间。
这毫不令人意外,我们经常对时间之流逝把握不准。而且我们常常忘记把一些闲杂活动也考虑进去,比如去洗手间、跟同事聊天以及堵车。
假设你每晚睡8个小时,那么你每周将有112个小时用来处理个人和职业事务。
进行个人时间盘点的方法有很多种。我们掌握的最好方法之一来自企业家和OKDork的撰稿人Taylor Pearson。
2017年,Taylor Pearson进行了一项时间跟踪实验,这完全改变了他现在的生活方式。Pearson把他的时间跟踪练习分成两个独立的实验:按能量水平组织时间和按价值组织时间。
这两个实验都涉及到按类别给活动分组、为这些类别分配标签颜色、将相关信息输入到谷歌日历中。
他的第一个实验是这样的:
首先是给活动分类。
创造——绿色。2-4小时时间块的创意工作。
管理——橘色。打电话、开会、处理邮件以及其他管理任务。
行政——红色。低能量工作,如在预定餐厅、和信用卡客服争论。
运动——青色。肌肉练起来。
学习——蓝色。读书、看文章、上课。
休息/娱乐/社交——紫色。休闲充电。
在实验中,Pearson把他的任务分为几个职业和个人类别。他的灵感来自于《创造者时间,管理者时间》(Maker Time, Manager Time)这篇文章。
这篇由Paul Graham撰写的文章建议将工作任务划分为“管理者时间”和“创造者时间”两大类。
管理者活动要在0.5-1小时内完成。这些任务包括:写电子邮件、打电话和开会。创造者活动在2 - 4小时内完成,包括写软件代码、撰写文章和制定商业策略。
分配好了自己的任务类别后,Pearson新建了一个日历,这个日历代表了他理想的工作周,简单描述了他想如何度过这一周。日历是这样的:
Pearson基于此做了两个预测:
他将在管理任务上花太多时间,而在创造任务上花的时间却不够。
他将没有足够的时间学习。
在这一周内,Pearson在每个工作日结束时,根据当天实际时间分配情况调整他的日历。调整后的日历是这样的:
他从实验中学到了什么?
在预测自己实际时间分配方面,他的准确率达到80%,但有一些方面是可以改进的。
某一时间块内他做了某事,并不等于那段时间内他注意力高度集中。
换句话说,Pearson在执行一项任务,并不一定意味着他很专注于此。比如,他发现自己一边在健身房锻炼,一边思考着工作上的挑战;他在看书的时候,注意力会转移到图书设计上来。
在Pearson的第二个实验中,他也经历了同样的步骤。只是这一次,他将自己的活动按价值进行了分类:
非你不可的活动(1万美元/小时的工作):你拥有精湛的技能、丰沛的精力和持续改进的激情。
出色完成的活动(1000美元/小时的工作):你有卓越的技能和不错的声誉,但你对此没有激情。
能够胜任的活动(100美元/小时的工作):你达到了该任务的最低标准,但你觉得它非常无聊。
不胜任的任务(每小时10美元):你在做这项工作时经常感到沮丧、矛盾或压力。
关键是:通过制作个人时间清单,Pearson发现了他在这两种时间管理类别中所欠缺的地方:项目管理和注意力管理。在此之后,他能够辨认和实施适合自己的时间管理技巧来提高自己。
你可以点击这个链接下载你自己版本的Pearson表格。
再说一遍,把你每周实际做的事情和你想做的事情做个比较,会让你大开眼界。选择对你有意义的分类系统,跟踪你的时间,然后再实施以下时间管理技巧。
时间管理技巧有两种形式:工具和技能。
作为一家技术公司,各大供应商总是能提供给我们“最新和最好的”项目管理工具,其中大多数是软件应用。
我们忽略了其中的大多数。为什么?
因为这些年我们学到了一些重要的经验:
没有技能在背后支持工具,工具就是无用的。
使用过多工具会适得其反。
例如,我们的市场团队有意保持使用较少的工具,依赖于Zapier和Calendly等久经考验的工具。这些应用像它们声称的那样高效吗?当然。但前提是我们要记住:它们只是工具。
因此,高效时间管理策略需要同时拥有合适的工具和合适的技能。只有这样,我们的市场团队成员才能像Taylor Swift一样。如果Taylor Swift音乐会现场的音响系统不是很好,那么她的声音就不会像平常那样美妙。但她的音乐依然会让我们陶醉,因为她是一个高技能的歌手。
同样地,如果没有创建自动化工作流的工具Zapier,我们的市场团队也不会那么高效。
然而,就算没有这些,他们仍然可以通过学习文案撰写、广告活动管理和SEO等技能获得成功。而且,一些专业技能是通用的。
掌握时间管理的技巧,比如高效工作、有计划地进行练习和学会分配任务,对任何职位、任何人都有帮助。下面是我们整个团队所有部门都会依赖的技能。
试着在一周的工作中实践以下10大时间管理策略,享受最高的效率:
为了高效利用你的时间,你必须控制它。通常,这意味着你要和家人、朋友和同事沟通你的优先事项。
早晨你必须完成什么活动?每个星期五下午4点你都做什么?
以我为例。我强烈主张遵循优先级来办事,而不是待办事项清单。例如,我一天工作结束时分才会处理电子邮件。我的员工们都知道我不会立即回复他们的邮件,但我会在一个工作日内(全面而深思熟虑地)回复他们。明确的期望让我能更好地控制时间。
这些是你最应该知道的事情。如果没有与对方沟通你的优先级,你很可能会被他/她带向不同的方向,而且还完全没有准备。
你什么时候效率最高?你是早起鸟,还是夜猫子,或者介于两者之间?早上6点起床不会让你成功。时间管理的一个重要部分就是知道你什么时候工作效率最高。
尽管大多数公司都实行朝九晚五的工作时间安排,但我们中的许多人直到下午甚至晚上才会觉得自己进入高效状态。遗憾的是,这就让员工有时候必须在高峰时间之外解决具有挑战性的项目,带来了很大的不利因素。
科学家说,人体的昼夜节律影响睡眠周期、体温和激素水平,进而影响工作效率的高峰时段。
作家Yulia Yaganova建议每个人用3周的时间判断自己的高峰时间,方法是:在每小时结束时对自己的精力、注意力和动力进行评估。一旦你确定了自己的工作高峰时间,就要集中在这段时间内完成最重要的任务。
此外,如果你是老板,你也许可以考虑实行灵活的工作制度。在JotForm,由于采取了弹性办公时间,我们已经看到了生产力的显著提高。建立令人惬意的企业文化,摒弃死板的工作时间,这也帮助我们吸引了高素质的人才,减少了人员流失。
当你已经困得睁不开眼睛的时候,你很难保持高效率。根据作家James Clear的说法,睡眠有三个主要功能:恢复精力、巩固记忆和保持新陈代谢健康。Clear说:
每晚的睡眠在清理大脑方面起着至关重要的作用,虽然这些毒素可以在醒着的时候排出,但研究人员发现,在睡眠中清除毒素的速度比在醒着的时候快两倍。
换句话说,睡眠是大脑“倒垃圾”的方式。它还有助于巩固长期记忆。那么,一个人需要多少睡眠呢?
根据美国国家睡眠基金会(National Sleep Foundation)的研究,18岁至64岁的成年人平均每晚应睡8小时。
尽管如此,还是有很多人每晚睡眠时间不足5小时,但他们的身体机能却非常好:Martha Stewart、Tom Ford和Melissa Mayor等知名CEO都声称要用更少的睡眠做更多的事。为什么观点如此不同?
一些科学家认为,某些人的基因决定了他们不需要那么多的睡眠。但是不管你的基因如何,知道你的理想睡眠时间并应用它,是成功进行管理时间的必要条件。
这里有一些关于睡眠的建议(完整建议请访问完整指南):
保持室内凉爽。
在电子设备上安装减少蓝光软件。
下午不要喝咖啡。
睡前放松。
每天锻炼。
尽管我们的工作狂文化倾向于贬低休息,但科学研究支持经常休息。
根据发表在《认知》(Cognition)杂志上的一项研究,短暂的分心会提高决策能力和创造力。研究负责人、伊利诺伊大学心理学教授Alejandro Lleras说,长时间专注于某个任务实际上会阻碍工作表现。
我们的大脑会把持续的刺激标记为不重要,以至于大脑会把它从我们的意识中抹去……我们的研究表明,当面对长期的任务时,最好给自己短暂的休息。
我写过如何在工作中(恰当地)摸鱼以提高生产力。在JotForm,我们不喜欢996这种忙碌文化,我们鼓励我们的团队在一天中有意识地进行休息。
一个人应该休息多少次?麻省理工大学斯隆商学院高级讲师Bob Pozen表示,每隔75-90分钟应该休息一次。该数据基于对专业音乐家的观察:他们在练习75-90分钟后取得了最大的突破。
以下是我们关于科学休息的建议:
不要使用你的前额皮质。
要活动身体。
和同事社交。
重新接触自然。
吃点零食。
另一个高效时间管理技巧是学会分配任务,把你的大部分时间花在以下任务上:
1)你特别擅长,而且
2)你喜欢做。
然而,有时候你没法分配任务——尤其是在资金紧张或者你是被委派的人的时候。
如果是这样的话,把你认为别人效率会更高的任务记下来。然后,当你有能力分配任务时,慢慢地开始把这些任务分配给其他人。
会议是大公司的祸根,而且随着时间的推移,它们几乎总会变得越来越糟。
这话不是我们说的,是埃隆·马斯克(Elon Musk)说的。他给特斯拉员工的一封电子邮件被泄露,内容是,马斯克鼓励员工在意识到会议没有增加价值时尽快退出会议。
在JotForm,我们鼓励员工不受干扰地、以最好的状态完成他们的工作——毕竟,他们是公司背后的智囊。
这意味着我们要尽可能地减少会议需求。通过建立小型跨职能团队,我们实现了这一目标。
每个小团队都包括设计人员、开发人员、用户体验专家等等产品需要的角色,他们拥有自己的办公室。团队成员不仅可以在一天中轻松地互相分享反馈,而且还可以避免被拉入不必要的会议中。
最后,我们对企业消息软件(比如Slack)的使用大大降低了我们每周开会的需要。
某种程度上来说,高效时间管理的本质不是你做了什么,而是你没有做什么。举个例子:你知道美国人平均每小时拿起手机36次吗?
而且,就算自己不干扰自己,其他人每8分钟也会打扰他们一次。不出所料,持续的干扰会导致人们注意力不集中。
刻意的简洁化指:我们要对生活中自己接收的信息、输入和刺激进行无情的选择。它可以是购买一个新的衣柜,让你免于思考每天早上穿什么;也可能意味着在与他人交流时,你没有含糊其辞,不浪费宝贵的时间。
关键在于:那些对工作效率和幸福感没有显著影响的事情,就是浪费时间,要尽可能避免。
不像刻意的简洁化,刻意练习是指完全专注、充满好奇和勤奋认真地完成你选择的任务。这个术语来自心理学教授K. Anders Ericsson博士,他是研究最佳表现的先驱。
Ericsson认为那些取得专业成就的人之所以能成功,是因为他们始终如一的专注——而不是基因。他把莫扎特作为最好的佐证,因为他从小就刻苦训练,所以他臻于化境:
如果你把莫扎特在不同年龄段演奏的音乐与如今铃木教学法培训出来的孩子们进行比较,你会发现莫扎特并不特别。如果说有什么不同的话,那就是他相对比较平庸。
那么,莫扎特这样的人是怎么练习的呢?
在达到平均水平后,他们会努力度过平台期。任何练习音乐的人都经历过这种现象。
你开始学习一些和弦或音符,开始从独立的片段弹奏起完整的几首乐曲。“练习”变成你一遍又一遍地演奏同一首曲子。
为了掌握一项技能,而不仅仅是保持它, Ericcson建议定期花时间系统地、有思考地、战略性地来学习这项技能。经常这样做,你可能会发现自己处于“心流”的理想状态。
作家Steven Kotler解释道:“心流是意识的最佳状态,这时候你的感觉和表现最好,这是你完全专注的时刻。时间就像定格一样,要么飞速流逝,要么过得很慢,以至于你能感知到每个澎湃的细节。你的心理和生理水平都突飞猛进,大脑每秒能够接收更多的信息,处理得更深入。”
听起来很棒,不是吗?
另一个关键的时间管理实践是:抛弃你没有尽头的待办事项清单,采用“猎人策略”。
我从Gary Keller的畅销书《最重要的事,只有一件》(The One Thing,购买链接:京东丨当当)中学到了这种时间管理策略。回想一下我们的老祖先是怎么生存的:如果一个猎人没能明智地利用他的时间,他的家人就会没有东西吃。他每天的成功取决于他对那一个目标的坚持。
这是我们JotForm员工们的心态。我们鼓励员工选择自己必须完成的一件事,而不是写下几十项任务。
提示:如果在确定“你的一件事”上有困难,那么你可以从你最不想做的事情那里找找。一旦你说了不,那么把它作为当天的首要任务,把它写在便利贴上,贴在显眼的地方。
猎人策略比一般的待办事项清单更有效,原因有二:
1)它增加了你完成高投资回报率任务的机会,最终让你能以更放松的心态去做琐碎的事情。以及,
2)它提供了比一般待办事项清单更大的成就感。虽然理论上可行,但待办事项清单的支持者们往往忽略了我们之前提到的事实:人们不善于估算时间。这会导致清单无法完成,也就不可避免地导致沮丧的感觉。
近年来,电子邮件已经成为公众的头号敌人。
搜一下“我讨厌电子邮件”这句话,你会搜到表情包、Reddit帖子以及关于如何减少收件箱过载的教学视频,简直无所不包。
一些公司甚至禁止所有内部邮件。但是我们不认为JotForm对电子邮件要采取这么极端的立场。如前所述,电子邮件可以提高生产力。
我们的团队成员仍然依赖内部电子邮件进行冗长的讨论,这些讨论不适合通过企业消息APP传达。我们也发送和接收来自客户、潜在客户及其他主要利益相关者的外部电子邮件。
让电子邮件对你有用而不是对你不利的秘密是什么?知道什么时候不要发送电子邮件,知道如何写高效的电子邮件。
以下是掌控电子邮件的最佳技巧:
不要用电子邮件提出简单的内部问题。
设置收件时间,不要成为通知声音的奴隶。
24小时内回复所有收到的邮件。
主题写得清晰、简洁。
避免长段落,每3-4句话就要换行。
尽可能地插入解释性截图或视频。
使用颜色、高亮和粗体来强调请求。
虽然市面上有很多时间管理技巧值得我们去实施,但是上面提到的10个策略是我们最喜欢的。把它们付诸行动,你会发现自己感受到的压力会更小。
显然,时间管理和压力管理之间的相互依赖关系不容忽视。你的工作效率越高,你就越放松;你感觉越放松,你的效率就越高!
考虑到这一点,让我们来探索一下,压力管理如何与时间管理策略、实践相辅相成:
除非你住在一个与世隔绝的山洞里,而且基本的生存需求得到了满足,否则你完全可能会在人生的某个时刻感受到压力。就算这样,你仍然会面对你的思想,它本身就可能是有压力的。
压力到底是什么?这是对感知需求的一种不舒服的生理和情绪反应。无论是面对一只老虎、面临迫在眉睫的最后期限,还是对待想象中可能发生的事件,压力都没有区别。
尽管有时会让我们感觉不适,但压力并没有试图惹恼我们——它把我们的注意力吸引到需要改变的事情上。这就是为什么像处理列表项目一样处理压力是一个无效的长期策略。
如果你能找到、解决压力产生的原因时,为什么还满足于压力管理呢?
不过,这个过程并不总是那么简单。大多数人都能很快发现表面原因:一份不满意的工作、一段富有挑战性的关系或生活中的困难。但问题的根源往往与表面原因无关,而与表象之下的潜在思想和行为有关。识别这些重复的模式需要相当多的好奇心、自我承诺和自我反省。
考虑到我们是一家生产工具的公司,而不是一家心理健康协会,我们不会深入研究思维的复杂性,只会提供工具。下面是几个我们最喜欢的减压和提高效率的方法:
现代压力最常见的原因之一是过度伸展。是什么导致人们过度安排自己的时间,以至于精疲力竭?有些人似乎对参与每件事这种前景感到兴奋。
只要简单地认识到一天只有24小时,有良好的节律系统,这种趋势就可以得到纠正。然而,我们中的大多数人承诺过多,因为当我们对那些在乎我们的人说“不”时,会感到不好受。无论是同事要求额外的项目支持,还是邻居想要我们帮忙,我们都感觉对方会因为我们的拒绝感到失望。
克服“取悦他人的倾向”,最好的方法就是用问题来挑战我们的预期和想法:这个人真的会因为我说“不”而讨厌我吗?我拒绝做一些会让我压力山大的事情是不是自私?
越经常挑战自己的假设,练习说“不”,拒绝就会变得越容易。
压力就像汽车仪表盘上的“检查引擎”指示灯——你不处理它,它产生的问题就来越多。也许,最明显的案例莫过于我们的个性和职业关系之间的问题。
我们等着和某人“交谈”的时间越长,我们积累的情绪就越多。再次强调,避免这种倾向的最好方法是1)注意自己不愿意交流情绪出现的时间和2)挑战你关于会发生什么的想法。最重要的是,提醒自己摊牌之后你感觉会好很多。
锻炼可以缓解压力,这大家都知道了。事实上科学家说,我们大多数人每天锻炼30分钟就能从中受益。下面是一些将运动融入日常行程的简单方法:
步行或骑车去杂货店买东西。
把车停在更远的停车位。
使用楼梯而不是电梯。
在YouTube上看教程练习舞蹈。
重温你喜爱的童年运动。
买一根跳绳放在桌子旁边。
最后,不要太沉迷于你的日常责任而忽视了照顾自己。培养自己的休闲爱好是必要的,它不是奢侈。
每天,为给你带来快乐的活动腾出时间:无论是弹钢琴、修理汽车、编织世界上最大的毯子还是别的什么。如果你发现自己经常忽视休闲,你可能需要把它像其他事情一样写在你的日程表上。
当你实践上述压力管理方法时,你会发现自己在工作和家庭生活中都更有效率。
时间是我们最需要的,也是我们最不善于利用的。
——William Penn
时间管理的概念在19世纪之前并不存在。直到工厂开始要求准时,管理自己的工作量才成为“一件事”。
与传统劳动不同,工厂的零工要求工人在特定的时间打卡上下班。因此,守时在西方社会越来越被视为一种可取的品质。
在此期间,机械工程师Frederick Winslow Taylor出版了世界上最早的职业发展书籍之一。
对今天的管理者来说,Taylor提高生产率的方法可能听起来太简单了——观察一项任务,把它分解成更小的行动,教会其他人——但他同时代的人喜欢这些方法。
时间快进到20世纪50年代初,管理顾问Peter Drucker开始把Taylor的理论拓展到白领职位中。在预言到知识型工作者崛起之前,他写了39本令人印象深刻的书。
但时间管理本身直到1959年才进入公共视野。这时,James McKay在他的《时间管理》(The Management of Time)一书中提出,掌握一定的时间管理技能会让我们更有条理、更有效率、更快乐。
有趣的是,McKay的书至今仍广泛传阅。他最著名的一句话是:
你总期待明天将会有所不同,但明日却往往是今天的重复。
你可以很容易地找到大量的书籍和在线资源。除此之外,为了跟踪你的努力、通过工具的帮助来保持专注,你也可以使用时间管理APP。
几个不错的时间管理软件:
1. Focus Booster(基于番茄时间管理法)
2. Toggl(时间及任务管理)
3. 奇妙清单(GTD+进度跟踪)
4. Forest(基于番茄时间管理法)
5. TimeTree(可共享的日历)
6. SelfControl(网站黑名单)
译者:喜汤