管理不好时间？你该注意这几个误区

编者按：本文来自微信公众号“ L先生说”（ID：lxianshengmiao），36氪经授权转载。

但凡工作了几年的朋友，多多少少都会面临「时间不够用」的问题。

比如：

明明每天工作12个小时，但还是有很多事情做不完；

老板吩咐的任务，一拖再拖，直到 deadline 才勉强敷衍一下；

每天都在忙着应付同事、上级、客户，完全没有自己的时间，忙了一整天也不知道在忙什么……

所以，时间管理应运而生。

这几年，哪怕是不了解时间管理的朋友，多多少少也听过这些名词：

GTD、番茄钟、待办清单、四象限法……

但是，你会不会觉得，用了这么多工具，学了这么多东西，好像仍然没有什么用？

这几年，通过跟身边朋友、读者的交流，我发现，不少人在管理时间的过程中，其实多多少少都存在一些误区。

正是这些误区，使我们经常做了无用功。

今天，跟大家聊聊这些误区，以及如何避开它们，让我们的时间更充足。

1. 喧宾夺主，本末倒置

曾经有个朋友，找我咨询时间管理的问题。

她说：已经严格按照老师教的方法论去践行，但每天都感觉特别累，也没省下多少时间，究竟是怎么回事呢？

我问她：你是如何做时间管理的？

她「哗」的一声，给我发了一堆 APP 截屏。

然后，如数家珍地给我解释：这是记录时间耗用的，这是曼陀罗方格，这是做晨间日记的，这是做待办事项的，这是番茄钟……

这其实就是本末倒置了。

时间管理的本质，并不是管理好「时间」 —— 这压根就不重要 —— 而是高效地完成该做的事情。

这才是核心所在。

记住：永远是工具来为你效力，而不是你要去适应工具。

所以，最合适的工具，必须能够如臂使指、圆满自如，成为你身体和大脑的一部分。而不是需要你时时刻刻提醒自己「我得去用」。

你必须确保，当你需要用到它们的时候，它们能立刻在你身边出现，用你最舒服的方式去使用。

很多人热衷于 APP Store 上五花八门的时间管理 APP，其实，这些没有太大意义 —— 很简单：我们绝大多数工作是在什么地方完成的？是电脑，而不是手机。

所以，时间管理工具的第一个条件是什么？

必须能够全平台使用，呼之即来，用完即走。

我自己体验过一些 APP，从打开，到进入正式功能，就要好几秒钟，点击五六次按键 —— 这究竟是在帮你管理时间，还是浪费你的时间？

更重要的是，一款工具，如果不够轻便、自如，它就会在你潜意识里留下这样的印象：使用它，是一件很麻烦的事情。

那么慢慢的，你就会倾向于把它搁置，放在一边。

这就是「学了很多方法，却从来都用不上」的真相。

那么，什么样的工具，才是适合自己的呢？

对时间管理的新手来说，一款笔记加待办清单即可。

前者推荐：印象笔记，有道云笔记，为知笔记，Onenote，Bear（苹果专用）。

后者推荐：滴答清单，Todoist，RTM（Remember the milk）。

各任选其一即可。

注意我没有推荐 OmniFocus 和 MLO 等复杂的 GTD 工具，因为对一般人来说，压根用不上，只会造成困扰。

甚至，一个随身携带的记事本（A5尺寸），一支好用的中性笔，基本就足够了。

最有效的方法，永远是简单的。

2. 追求「完成所有事情」

之前和一位大公司的市场总监聊天，他说：

我每天都勾不完我的待办清单，您有什么建议吗？

我问他，每一天的清单上有多少个事项。回答是：我也记不清了，大概二三十项吧。

这是许多朋友特别容易犯的错误。

我们总是寄希望于「将清单上的所有事情勾掉」，尤其是完美主义者，更是如此。

但现实是什么呢？很多时候，我们每天殚精竭虑，也只能完成三四项任务，然后眼睁睁地看着其他任务过期。

一天天过去，「已过期」里面堆积的事项越来越多，清单变得臃肿不堪。

结果就是：我们连待办清单都不愿意打开，因为看了就心烦。

有两个事实，可能是我们需要直面的：

1）我们往往都高估了自己的能力；

2）事情往往是做不完的，做多少来多少。

如果你把所有的事情都写入待办清单，会有另一个后果：在权衡「要做什么」的时候，你可能会选择去做那些简单、但没有太大价值的事情 —— 因为做完了可以立刻勾掉。

而那些真正重要的事情呢？也许就会一直拖着，直到 deadline 才开始拼命赶工。

这就完全反其道而行之了。

正确的做法是什么呢？待办清单上面，只写真正重要的事情。其他不那么重要的，按照如下方法处理：

1）放入 Dessert 清单中，等碎片时间、工作间隙、状态不佳时处理。快速给自己恢复精力。

2）用其他方式快速解决。譬如：交付给别人，聘用外包，使用在线工具，等等。

3）拖着不做。

是的，不要觉得「拖延」十恶不赦，拖延其实是一件好事。关键是什么呢？我们不要被「拖延」主导，而是要自主的、有意识地去选择「拖延」。

简而言之：正确的做法是，优先做最重要的事情，其他事情能拖即拖。

很可能，拖着拖着，这些事情自己就「被解决」了 —— 尤其是对于尚未完全明确、需要反复沟通和确认的事务，繁琐而机械的操作，以及「不做也不会死」的事务。

不要让它们挤压你宝贵的时间和精力。

3. 过于依赖番茄钟

可能有同学不清楚番茄钟，简单介绍一下：

番茄钟，又称番茄工作法。它的使用很简单：定一个25分钟的闹钟（称为「一个番茄」），在这段时间里心无旁骛地工作，拒绝任何打断（一张便签、一个耳机可以帮到你）。

等25分钟结束了，关掉闹钟，休息5分钟，再开始下一个番茄，循环往复。

为什么是25分钟呢？因为基于认知心理学的研究，人集中注意力的时间，一般不会超过25-30分钟。

当然，这个时间可以根据实际情况调整，通常以20-30分钟作为一个番茄。

一般来说，使用番茄钟，以「番茄」来计数。我们会说「今天完成了5个番茄」，指的就是不受干扰、心无旁骛地工作了5个25分钟。

那么，番茄钟真的有各种时间管理专家所说的那么神奇吗？

感兴趣的话，不妨试一试。

但这几年来，我身边时间管理做得好的人（包括我自己），基本不用番茄钟。

为什么呢？很简单，因为太机械了。

人的精力曲线波动是非常频繁的，会根据时间和任务而异。每一次都要求集中精力25分钟，常常会带来两个后果：

1）坐立不安，心烦意乱，明明做不下去，但是又不能分心；

2）好不容易进入心流状态，正热火朝天的时候，一个闹钟立刻把思绪打乱了。

尤其是对于像我这种「坐不住」的人，更是明显。

究其原因，它的根本问题在于：先设定好了时间，再往时间里面装任务。

也就是说，番茄工作法的本质，在于培养你「规律工作」的习惯。

这对于精力曲线平缓、作息极其习惯的人来说，是可以的。但对于我这样的人，基本没有任何作用。

那我是怎么做的呢？很简单，反过来：先给自己设定任务，再根据任务指定时间。

我会告诉自己：接下来，让我们试试，能不能在5分钟内，完成这个小任务。然后，开足马力去解决。

完成了，就再给自己分配下一个新任务。

简而言之，这是两种完全不同的思维：

我无需要求自己「规律工作」，不是让我去适应工作 —— 而是让工作来适应我。

对我来说，工作就是一个个挑战的小片段，每一天的繁忙，其实就是针对这些小片段，一个个予以攻克。

这样，就能将工作变成一段愉快、自由又富有挑战性的体验。

可以参考：读书、工作容易分心，怎么办？

4. 错误理解四象限法

四象限法，应该是时间管理里面，最广为人知的方法了。

它将一天里所有任务，按照紧急性和重要性两个维度，分为四个象限：

• 重要且紧急：立刻去做。

• 重要但不紧急：安排固定时间去做。

• 紧急但不重要：尽量请别人去做。

• 不紧急也不重要：不做。

绝大多数时间管理教程，都是这样教的，大家也都是这样学的。

很少有人对这套分类方式提出质疑，但不知道你有没有意识到：这其实不是很科学。

试思考一个问题：为什么在我们的待办清单里面，会出现「不重要」的事项呢？

换言之：不重要的事情，哪怕它很紧急，又怎么样？一件事情如果「不重要」，那不做也不会有什么后果（否则就是重要），为什么要考虑它呢？

问题在于：这里的「重要」是一个很模糊的概念，它真正的意思是「有价值」。

什么是有价值？简单来说，如果一件事情，做完之后，能帮你增进经验、获得提升、收获回报，那就是有价值的。否则，就是无价值的。

把上面四象限里的「重要」换成「有价值」，是不是立刻清晰多了？

四象限法的本质，其实是这样的：紧急，代表「别人希望/需要你去做」，而有价值，代表「我自己想做」。

最好的情况当然是两者重合，但如果不是，那就尽量在不影响结果的情况下，「以我为主」。

当然，有价值 - 紧急的分类（术语叫做艾森豪威尔矩阵），本身也未必是最好的分类方法。这一点，以后有机会再详谈。

不过，至少，这比广受误解的「重要 - 紧急」要更好。

5. 用日历来做待办事项

之前写时间管理的文章，有不少读者在后台留言，说：

我一般用日历做时间管理，很好用。

日历确实很好用，像 Google日历，或者苹果自带的日历，都不错，但用日历做时间管理，其实是效率很低的方法。

为什么呢？很简单。

考虑一个问题：现在突然来了一个任务，没有明确的时间要求，你要怎么把它记到日历里面？

这就是问题所在：待办清单也好，笔记也罢，是「任务导向」的，时间只是任务的属性。我完全可以把一个任务记下来，而不指派具体时间。

但日历不行。日历一定要先明确一段时间，再安排任务。

这会造成什么后果呢？每记一件事情，你都要先思考：把它放在哪一段时间里？

更别说，大多数任务，往往不会按照时间执行。那么，就又得重新安排、设置。

在时间管理领域，有一句俗话，叫做：日历是神圣的。

什么意思呢？记在日历上的事情，一定是「雷打不动」的。

简而言之：日历不是用来记录任务的，而是用来「锁定时间」的 —— 在日历上写下一件事情，就意味着：这段时间被占用了，当我安排事务、整理工作时，我必须将其考虑在内。

所以，什么事情适合记在日历上呢？一般是严肃的会议，固定日程，当天会发生的事件，等等。

它是用来参照的，辅助我们对工作进行安排，而不是用来管理时间的。