任务清单太复杂？这十位CEO教你如何管理日程、节省时间

编者按：商场堪比战场，时间贵于金钱！事赶事的时候真的恨不得一分掰作两分用，但一天就二十四小时，我们能做的只有把时间高效利用起来。至于如何让时间发挥最大效用，合理的时间安排及任务规划便必不可少了。下面来看Fast Company上一篇有关企业CEO如何管理日程的文章涨涨姿势吧~（原文标题These 10 CEOs’ Top To-Do List Hacks）

你是不是总是烦恼没有好方法整理自己的日程安排？是不是经常在自己的手机便签里记录了好几十页的任务，又在Slack和Trello里零散记录了一些其他任务？是不是试过一大堆任务管理应用程序，却没有一个能让你“长情”使用？莫方！你只是用了错误的打开方式。

初创公司Doist的CEO Amir Salihefendic说，“比起应用程序，拥有一个靠谱的系统更为重要，这个系统要能帮助你分辨哪些任务比较重要，提醒你优先尽快处理，避免因为事情繁杂而感到不堪重负。所以，我的建议是建立这样一个系统，而不只是日程管理app。”

那这个系统长什么样呢？我们就如何管理自己的每日和每周任务清单采访了10位CEO，不过，他们各自有着不同偏好，也有了满足自己日常需求的固定工作流程。

任务清单不要太繁杂

很多高管都希望自己的任务清单尽可能简短紧急，好避免一个任务一拖拖几天。作为儿童服装订阅服务商Rockets of Awesome的CEO，在 Rachel Blumenthal看来，简化任务清单就意味着区分轻重缓急。她通常会先在一张单独的便签上记录下每天优先要做的事项——“3到8项一天内必须完成的任务”，这时候便利贴就是个不错的选择，因为一张纸上只能写下这么多任务。

但Blumenthal并不只是手写任务便签；有时候她还会把自己要做的最重要的事情写在手上，“把任务写在拇指和食指之间，这样我一整天都能看见，就不会忘记完成了。”

处理自己记得的任务

和Blumenthal一样，高档床上用品公司Boll & Branch的CEO Scott Tannen，也会写便利贴，不过他只在特别有必要的时候写。否则，他根本不会费心去做任务清单。他说，“不管你们信不信，我很少把要做的事情写下来，我通常都是尽量把事情记在自己脑子里，或许很多人觉得记这么多事情大概要疯了，但我一般不会忘记自己要做的事情，至少不会忘记自己该记的事情。”

查看收件箱

这个方法很大众化。当某些人还在用Evernote，Google Keep，或记笔记的app时，很多高管已经抛弃这些传统任务管理程序。相反，他们经常选择Slack和Trello这样的平台管理自己要做的事情。初创公司Managed by Q的CEO Dan Teran表示，“我是Gmail星标邮件功能的忠实用户，我已经把它当做我的任务清单管理器。我一般会在周末或晚上挑个时间查看堆积如山的邮件。”

金融科技初创公司Tala的CEO，Shivani Siroya就把收件箱和Slack作为自己专门的任务清单；如果发现有新消息或直接邮件，就表示还有任务没有完成。

阅读软件Hooked的CEO Prerna Gupta同样将电子邮箱收件箱作为自己的任务管理器。她把待回复的邮件标记为“未读”，用谷歌日历的提醒功能确保优先处理紧急任务。她坦诚，“一旦任务突然堆积起来，我会新建一个未命名的文本文件，以保持待办任务的存在提醒自己尽快完成。我总是不给文本文件命名，也不保存，这有利于我保证及时处理任务！”

手写任务

但对于许多CEO来说，简洁非常关键——这也许可以解释为什么很多人一看到这些五花八门的任务管理app就选择困难。Siroya说，她通常用手机便签记录紧急任务，然后把处理周期较长的任务记在Google Docs中。不过，她也和Blumenthal以及Tannen一样，更喜欢把其他任务写在纸上。她说，“我已经搞清楚这些数字系统的工作原理了，但我不得不说，一天工作结束的时候，还是发现在纸上列出待办任务最有用。”

虽然已经是一家协同软件公司的CEO，PGi的Ted Schrafft还是保持着手写日常任务的习惯。还有旅游初创公司Tastemakers Africa的CEO Cherae Robinson，他一般把短期任务记录在实体备忘录上。Teran还会把某些特别紧急特别重要的任务打印出来。他会把记录着需要一直跟进的项目记在笔记本里随身携带，多留点空间给自己思考重大的想法。他现在已经在用第二个笔记本了。

委派他人

有些高管也会使用虚拟助理。即使像Tannen这种纯粹利用自己的大脑记住任务的人，有时也会把一些任务外包给AI助手。他说，“Clara就像我的个人Pepper Potts（钢铁侠的助理，后为Stark工业的CEO），负责我的日程调度，”另一方面，Blumenthal和Teran也有协助安排日程和管理时间的人类助理。Blumenthal说，“我把自己的日程安排交给助理后能节省40%的时间。”

耐心磨练

如果你不会好好管理自己的时间，那再好用的任务管理器也没什么用。冥想app Simple Habit的CEO Yunha Kim说，“我的工作流程有个诀窍——设定时间限制，像我们这样的初创公司，总有没完没了的待办任务，而且要想一口气完成一项任务通常不太现实。”

换句话说，我们必须要有耐心。处理任务管理系统和其他技能没什么两样——即使是最有生产力的领导者也需要花时间磨练。食品采购软件公司FoodTrace的CEO Riana Lynn说，“要想成为一名成功的企业领导者，需要经过数月数年形成强大的日常工作流程和任务清单管理技能。”

身体是革命的本钱 

而且在Lynn看来，必须优先处理那些大概永远不会出现在任务清单上的事情——比如，照顾好自己。“保证良好的睡眠和营养充足的食物是处理好所有事情最关键的任务。”

编译组出品。编辑：郝鹏程