无法避免微信办公？我给浑身难受的你支几招

编者按：本文来自AppSo，36氪经授权发布。

根据《2017 微信数据报告》，光是今年 9 月，平均每天登录微信的就有 9 亿人。当微信成为必不可少的装机应用，毫无阻碍的沟通除了让人与人关系更亲密，也让我们的工作时间越来越模糊分散。非工作时间，只要老板同事一个微信，加班是常有的事。

既然微信变成工作沟通工具已经无可避免，那我们能利用微信自身功能，提高办公效率吗？今天 AppSo 和大家一起来探讨这个问题。

明确群聊目的，工作休闲要分清

工作中，我们为了沟通方便常将某些项目相关人员拉到一个群里，但因为群聊人多，有时重要信息会被聊天淹没，说的人以为自己传达到位了，但听的人却未必知情。

1. 把重要的工作群分开

在 AppSo，我们有一个前人遗留下的好传统：把工作群和休闲群分开。当工作群有新消息时，我们都明白那是有新的工作任务了，要及时查看并回复反馈。

至于休闲群？我们直接改了个名叫「可以不回复群」，管它聊天记录几百条，就算主管尬聊冷场我都不管。

2. 巧用群聊背景做提示

好了，群建好了。为了避免自己在不同群发错信息，我会把群聊背景加以区分，或者提醒自己建群目的。

之前，AppSo 分享的这篇文章和这篇文章，提供了一些简单粗暴但绝对有效的群聊背景，好好用上，准保你「在合适的群有合适的发言觉悟」。

3. 用「群公告」发通知

每个群主都可以使用「群公告」功能，发布群公告时会以 @ 的形式通知所有人，每个人都会收到提醒。对一些重要消息，可以采取群公告的形式公布，要求大家收到回复。但也不要滥用，否则就失去意义了。

只保留必要通知，避免注意力分散

1. 关闭不必要的微信通知

除了关闭不重要的群聊消息通知，包括我在内的大部分 AppSo 同事，还关闭了微信消息通知功能，因为我们觉得频繁亮起的屏幕太让人分心。

在恰当的时间做恰当的事。隔三差五查看群聊既容易被带跑节奏，浪费时间，也弱化了自己对手头工作的专注度和投入，需要一次又一次重新进入高效状态。

另外，关闭朋友圈或小红点通知也是一个很有效的方法，一条又一条往下刷朋友圈总是在不知不觉中偷走你的时间。如果你也总在工作时不自觉陷入时间黑洞，还可以看看 AppSo 之前分享的这篇文章。

2. 无法马上处理的信息标为未读

不知道大家有没有这样的体验：有时候忙起来，看完某条微信消息就「用意念回复」了，以为自己回复了，但实际并没有。

为了避免这种情况，无法马上给对方答复的私聊我都会把对话框左划标为未读。某种程度上，这也是一种更直观的提醒事项。

把收藏笔记用于协作和信息同步

1. 保留聊天记录，方便后期查找

当我正在参与或跟进某个短期项目时，我会置顶群聊，方便有新进度及时同步，项目结束时再取消置顶。

工作群的聊天记录我一般都不会删除，一方面是在找相应群或负责人的时候可以直接「搜索」到群聊，一方面是方便后续工作中出现争议时，快速找到相关聊天记录。

这种时候要好好用上「查找聊天内容」功能，比如搜索关键字、签合同或某个时间前后的「日期」、指定「群成员」的聊天内容，确定当时对某些细节的决定。A 君注：当然，重要内容还是要以邮件或其他更正式的形式确认。

2. 用好「收藏」笔记，同步会议记录

在「收藏」里可以记笔记，还可以插入图片和录音。比如某个会议中，录下重要的会议内容加以笔记说明后，再把有图片、录音说明的笔记直接微信分享给其他同事。

这样就解决了微信无法转发语音的尴尬，可以更明确地传达老板或客户的要求，比多个软件处理完再整合更方便。

而且，手机保存的笔记在电脑上也能查看，同步起来也很方便。A 君注：微信收藏的存储空间仅为 2G，不适合作为长期办公笔记使用。

详细版的微信功能大全，可以查看：Windows 版、Mac 版。

3. 置顶待办事项

你还可以在「收藏」里列出当日工作中的待办事项清单，置顶在聊天列表中。

看看你的未完成工作任务，还好意思唠嗑聊天吗？

此外，你还可以把和常用到的回复内容「收藏」起来，在适用的情况下一键发送，节省重复打字时间。

在收藏里直接找到要回复的话，点击即可发送

用微信提醒当定时闹钟

除了整理好的待办清单，聊天中经常会有一些临时的工作任务，这时可以长按对话消息，选择「提醒」设定提醒时间。目前微信只支持最短间隔为 1 小时后或 1 个月内任意一天的定时提醒。

当提醒时间到了，提醒会出现在「服务通知」里，你可以一键查看当时的群聊记录。这个功能适合经常聊微信的人，根据提醒内容的不同，重者可以达到在放松聊天的时候会心一击。

休假时的相关设置

弦崩得太紧总是会断的，认真工作是一回事，但做人偶尔还是要把握当下，及时行乐。不想休假时还被工作打扰，AppSo 也为你支上两招。

1. 定制一个休假头像

之前我们分享过这篇文章，教大家如何做一个特制微信头像告诉全世界你在休假，拒绝打扰。当然，你也可以在签名里备注你的紧急联系方式，毕竟有些工作，可能真的只有你能处理。

2. 修改群昵称

在工作群的群昵称后面加上「休假中」之类的后缀，即使其他同事没有看到你第一步设置的头像，当他们 @ 你的时候，也能看到「休假中」的字眼。一方面不会让稍晚回复显得过于失礼，另一方面也为你争取了一些接受现实的时间。

好了，设置完毕，现在可以休假去了～

写在最后

微信仍在不断更新，或许接下来还会推出更多让工作更方便的设置。

当然，AppSo分享这篇文章，也绝无半点让你的生活与工作更加界限模糊之意。

我们只是希望，在无法改变的问题面前，我们仍能保持思考，通过一些小小的改变提升效率，把不可避免的非工作时间占用，压缩得更少。