在家办公指南：用简单而聪明的系统提升效率

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编者按：宅在家里办公，你是幸福指数飙升，还是精神萎靡？要想高度专注于工作任务，避免干扰和诱惑非常重要。这里有一个简单的办法，能让你在家办公的一天变得更加充实、高效、有趣。本文编译自Medium，作者Danny Forest，原文标题"Working From Home? This Clever System Can Help You Manage Your Time Effectively"，希望给您带来帮助。

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我已经在家工作一年了，有时我发现自己本该沉浸于工作任务时，却很容易被那些非生产性活动分散注意力。在这一年中，我尝试了许多解决方案，但始终无法克服自己想要玩《火焰之纹章》（Fire Emblem，一款电子游戏）的强烈冲动。

所以，我想要向你们介绍一个很有用的时间管理系统，能帮助你在工作时不受那些非生产性活动（比如玩电子游戏或看电视）的干扰，从而提高工作效率。当然了，你完全可以根据自己的需要进行调整。

我先展示一下这个时间管理系统的界面：

未完成

已完成

你可能一头雾水：这是怎么回事？

• 表格的第一列是我创建任务记录时系统自动生成的编号，你可以忽略它。
  

• 表格的第二列是我必须完成的任务或我想要达成的目标。

• 表格的第三列是如果我完成了任务，允许自己在今天（或者明天）用于休闲娱乐的时间额度。

• 表格的第四列表示我是否完成了目标任务。

• 表格的第五列表示我是否已经使用了休闲娱乐的时间额度。

• 表格的最后两列用于做笔记或添加附件。

这个时间管理系统的理念很简单：我不允许自己在工作时间（工作日的早上7点到晚上7点）从事非生产性活动，除非我已经完成了必须做的任务。

当我在表格中添加一项工作任务时，我会给它定义相应的“休闲时间额度”，当完成工作任务后，就允许自己休息相应的时长。

14分钟的“休闲时间额度”

例如，在上面的表格中，我已经完成了三项任务，拥有14分钟的“休闲时间额度”。所以我心安理得地玩了14分钟的《火焰之纹章》。如果我没有时间管理系统，就可能把今天剩下的所有时间都浪费在这个游戏里——可见我对《火焰之纹章》有多上瘾。

（值得注意的是，虽然我展示的是电子版表格，你当然也可以写在纸上。）

这个时间管理系统，究竟神奇在哪里

1. 它奖励良好的行为

在本质上，我们仍是哺乳动物——我们喜欢得到奖励！当你通过努力工作获得奖励的时候，你会感觉特别棒。而这个时间管理系统，会在你的大脑中建立一套正向反馈机制，让你希望自己做得更好。

如果你信任这个系统、遵守它的规则，你的大脑就会想要完成更多的任务，获得它渴望的奖励。

对我来说，我的大脑会因为玩《火焰之纹章》而分泌更多多巴胺，所以我要努力工作来获得这种奖励。

2. 它提醒我们劳逸结合

在即将出版的新书《休息》（Time Off）中，约翰·费奇（John Fitch）和马克斯·弗伦泽（Max Frenze）分享了一个观点：不要总是处于紧张状态、从事高效率工作，适度休息是很重要的。作为一个对神经科学领域非常感兴趣的人，我深知把时间分成“专注时期”和“放松时期”的重要性。

不妨回想一下，有些时候你并没有在积极主动地思考问题，反而找到了很好的问题解决方案，不是吗？

对大部分公司来说，在工作场所放松休息通常不被允许，但这是不合理的。当你在家工作的时候，完全可以适当休息一下，就是记得要克制自己。

3. 它驱使你完成更多的事情

在使用这个系统的过程中，我注意到自己一种有趣的行为：我不想过早地把“休闲时间额度”用掉，而是想把它们积累起来。看到休闲时间额度上升，本身就充满了幸福感，让我想要获得更多的奖励。突然间，因为拖延症而一直被推后的任务也开始变得很诱人，我找到了完成这些任务的理由！

对于一项工作任务，我越不想做它、或者它越重要，我给它匹配的奖励时间就越高。比如，我不太喜欢回复消息，即使是很重要的消息。对于这样的任务，尽管它们花不了多少时间，但我还是会给它们匹配更高的休闲时间额度。有了这套系统，我发现我能坦然面对那些自己磨磨蹭蹭不愿意做的事情了。

积累“休闲时间额度”

尤其是对自由职业者和自主管理工作时间的人而言，积累“休息时间额度”不仅应当被接受，还应该受到鼓励。你当天“赚到”的时间并不一定要在当天用掉。比如我自己就喜欢积累大量的“休闲时间”，这样之后某天我就可以休息一整天，做一些没有意义的事情。

如果你认为这是懒惰，那你错了。考虑到上面提到的三个原因，你已经完成了比平时更多的事情。即使你给自己放一天假，也是你应得的。

如何分配合理的“休闲时间额度”

给任务“评分”的过程是非常主观的。对我来说，写一篇文章能换取10分钟的休闲时间，篇幅更长的文章可能更“值钱”。以下是我做决定时主要考虑的因素：

• 紧急性：任务越紧急，休闲时间额度越长。

• 重要性：任务越重要，休闲时间额度越长。

• 动机：我做这件事越缺少动力，休闲时间额度越长。

• 时间：一项任务花费的时间越长，休闲时间额度越长。

这使得一项很重要、很紧急、需要很长时间、但我没有动力去做的任务，会让我拥有很多“休闲时间额度”。

另一方面，我也可能给一项不紧急或不重要、而且我完全有动力去完成的任务不分配任何“休闲时间”。

对我来说，写一篇文章很重要，它需要一定的时间，而且主要是我很有写文章的动力。所以，我认为这项任务值得10分钟的休闲时间。

而如果我要写的某篇文章时间非常紧，而且我缺乏写作的动力，我可能会给它分配20分钟的休闲时间。

实际上，对于单项任务，我最经常给的休闲时间额度是1到3分钟，很少给到15分钟以上，因为我会倾向于把一项重大任务拆分成几项小的任务。

译者：胡颖

在任何一个工作日中，我会尽量把自己获得的休闲时间限制在60分钟内，通常是40分钟左右。

当你回到公司上班时，如何运用这个系统

即使你结束了在家办公，不在需要自主管理你的工作时间，你仍然可以使用这套系统。

对于大多数公司来说，你必须在某些核心时段（通常是上午10点到下午3点）全程工作。除了这些核心时段之外，公司也会鼓励你在状态最好的时候工作（如果不是这样，请和你的老板谈谈，告诉他让员工在他们效率最高的时间工作，可以显著提高生产力）。

所以，当你回到公司上班的时候，不管你愿不愿意，记住不要在核心时段使用休闲时间，不过其他时间可以随意。

你也可以向老板展示自己使用这套时间管理系统带来的生产力进步，或许老板也会觉得很惊喜。

结论

在家工作时，因为比办公室有更多环境干扰，所以自我控制非常重要。虽然有些干扰（比如孩子和宠物）在你的掌控之外，但其他干扰（比如看电视、玩游戏、刷手机）完全可以被你控制，你不妨试试我的这套时间管理系统。

你一定要记住，一方面，不要把你的所有时间都投入到工作中去；另一方面，当注意力分散时，也要控制住自己。而这个系统可以帮助你从中找到平衡点，重新获得那种“掌握感”。

试试吧！相信你可以做到的。

译者：胡小颖