如何让新员工尽快进入状态，而不是越帮越忙？

编者按：助理以及直接下属的岗位角色往往都是以帮助上级领导处理琐碎工作事项，节省上级领导时间为主要价值，但有些时候，管理新员工这一任务可能会抵消掉他们所能为你承担工作节省的时间。本文作者 Elizabeth Grace Saunders 是时间培训服务企业 Real Life E® 的创始人兼 CEO，她在本文中就这一问题展开了探讨，并给出了自己的 5 点建议，帮助新入职助理或者是直接下属快速进入状态，同时又避免了上级领导的微观管理问题。

恭喜你，你终于招聘到了一位助理或者是直接下属，可以分担一些你的工作。那接下来呢？你有想过接下来的事情吗？

如果你不格外留神，那管理新员工这一任务可能会抵消掉他们所能为你承担工作节省的时间。是的，你知道你需要分派工作，委托给别人，并且这种感觉可能已经有好一段时间了，但当真正有人来与你分担的时候，你却不知道该交出哪些工作，也不知道该怎样交给他们去做。你甚至可能会因为让别人去做那些之前一直由你自己去做的工作而感到内疚。

以下是针对上述情况给出的一些建议，可以帮助新入职助理或者是直接下属快速进入状态，同时又能够避免你对他们的工作进行微观管理，从而让双方的生产力都实现最大化。

1、强化形成正确的习惯

如果你在招聘中做出的决定足够明智，那你聘请的候选人无论是从专业技能还是个人素质方面来看，应该都能对你有所帮助。但是，在他们新入职的最开始几个星期里，每当他们展示出你所希望的那种能力时，都值得你对此给予肯定和鼓励。因为，一点点的积极强化对于你们双方形成一个良好的、对双方同时有利的时间管理习惯来说至关重要。以下是你应该尽早提出肯定并给予表扬的一些习惯：

• 独立行事：无论你是专门聘请了一位行政助理，还是由你们团队的一名员工来担任你的直接下属角色，你都不必有你必须去推动他们完成工作的感觉。当他们表现出主动做事的态度时，你要留意到，并且表达感谢。

• 快速、清晰、开放的交流：为了充分利用你们双方的时间，你的这名直接下属需要具有与你、你的同事和你的客户进行良好沟通的能力。有时候，你需要敏锐意识到这样一个事实：你可能并不总是那么井井有条，因此你需要保持耐心，毕竟这就是你需要他们来辅助的原因。

• 掌握系统和软件操作方法：信息技术能力很重要，即便可能只是需要他们去管理 Outlook 日历。如果你的新员工不知道该如何使用工作中的主要流程工具，那你需要给出积极的反馈意见，让他们快速掌握这些知识。

• 与你保持步调统一：如果一开始就强求新员工做到这一点那是非常有难度的一件事，当他们跟得上你的节奏，跟上你的工作步调时，你需要表示出你的赞赏。如果你聘请的是一位兼职远程工作的行政助理，那这一点就尤为重要，因为他们可能有多个客户，并且也有自己的生活。

2、实现工作流程系统化

有行政工作天赋的人往往喜欢沿着非常清晰、循序渐进的流程来进行工作。理想情况下，你应该在他们入职之前就创立起这样一套完整的流程，并以文件形式展示出来。但是，如果出于这样或那样的原因，未能做到理想情况，那你可以在培训过程中展示给他们这些信息。

在我担任职业教练时，我编写了一些流程，可以说涉及方方面面，包括如何发布博客文章或者是如何回应新客户问询等各个方面。每一个会经常重复的行政管理任务都以文字形式记录下来，并分别委托给相应负责人员。这并不仅仅是确保一致性，而且也省去了分别为他们去进行口头解释的时间，也节省了新入职助理的时间，对于基本问题他们就没必要费力再向你们询问。除此之外，在你以后雇用类似岗位新员工时，你就有现成的资源可以让已在职的助理来代替你对新员工进行培训。

3、对你分派出的任务进行追踪

当然，这并不是让你去“对你所分派出的所有任务都进行微观管理”，只是在一些标准节点对分派的任务进行记录，助理也可以标记上他们的任务进展动态。你并不需要总是去检查这些信息，只是这一习惯可以增加任务和流程的清晰度，毕竟这些任务和流程现在被一分为二，而不是由一个人全权负责。所以，这样对于你们双方来说都可以节省时间。

我的一些客户喜欢通过 Outlook 来委派任务，一些则通过 Wunderlist 共享列表来进行，还有一部分人，其中也包括我，则仅仅依靠几个云共享文档来分派任务。无论是对我来说，还是对我的助理来说，用一个共享 Google 文档来记录我们当前正在平行进行中的所有任务这样一种形式效果都很棒。我如果想到一些事情要交代给她，我就会输入到文档中。何为有效的任务委派？我的判断标准并不是“我是否能做这个？”，而是“她能做吗？”。如果答案是肯定的，我就会将这项任务添加到文档中，交给她做。

除此之外，我们也创建了一个共享电子表格来追踪特定类型的工作，例如新客户问询或者是图书推广任务。助理和新入职的初级员工有时在待办事项优先级上会拿捏不准，尤其是在他们刚入职的那段时间，所以如果各个事项的截止时间都各有不同，那这些简单的任务追踪方法可以将它们汇总到一起，不遗漏任何一个事项。

4、设置定期会议机制

会议通常被认为是在浪费时间，有些时候也确实如此。但是，如果你想通过任务分派给节省时间，那设置定期的会议机制对于双方来说都至关重要。这些定期会议不需要很长时间，即便是每周一次 30 分钟的会议也可以帮助你们统一一下意见，并且更新一下优先待办事项。这是一个很好的机会去交流这些分派的任务、分析一下新项目，并且确保你的助理获得了正确的信息去推进这一项目。

有时候，那些被招聘来帮助直属上司工作的员工却往往会耗费上司很多的时间，这通常是因为他们不清楚自己应该做什么。所以，每周花几分钟的时间对他们的首要目标和优先待办事项进行清晰的说明，可以在每周的真正工作中为你们节省数小时的时间。

5、设置提醒

在您给助理分派任务时，除了一些一次性的任务之外，可能还会有相当多的重复性任务。那你需要要求他们为这些重复性任务设置周期性日历提醒，你也可以在自己的日历中复制相同的提醒信息，以便确认他们是否已经及时完成这些任务。这是一个很好的保障措施，确保没有任何遗漏事项。但同时也要注意不要过度干涉，需要让你的助理感觉到你对她的信任。

说到底，要想找到最适合你们的时间管理策略其实非常简单，只要保持沟通渠道畅通即可。你可能会发现你交给助理去做的一些小事大大节省了你的时间，或者也可能是相反的效果。但是，如果你与助理之间无法像团队一样合作，无法重视她的角色，那你永远都不会知道哪种方式对你们来说才最有效。

原文链接：https://www.fastcompany.com/40447725/how-to-make-sure-your-assistant-actually-helps-save-you-time

编译组出品。编辑：郝鹏程