关于文件管理中的标签 | 效率思维

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今天的这篇文章源自我们的开氪专栏《Power+》。

   

不论是在现实世界还是计算机中，标签都是很重要的整理途径。但另一方面，在现实里和计算机中，标签的能力已经完全不同。进一步的，在计算机系统里，不同的软件对标签也有不一样的应用。

   

也因此，不少人不能很好地处理计算机系统，或不同软件里的标签与文件夹的分工。那么我希望通过这篇文章，对你在认识标签这件个事物上有所启发。

   

现实世界中的标签和计算机中的标签

     

标签这个东西，是从我们的现实世界、日常生活中出来的。我们用它贴标价、给书籍分类、整理文件等。在现实世界，它的特性是：

    

· 标记某个东西（文件）的特殊属性

· 需要贴附在物品上

· 每一样具有这个属性的物品都要贴一个这样的标签

· 它不能作为「容器」，所以在定位上是从属地位

  

最后这一点很重要，是标签在现实世界和计算机系统中地位的核心区别。

在现实世界里，决定一个东西位置的是房间、货架、书架、文件夹这样能够盛放东西的地方。所以我们找一本书的时候，会问哪个书架第几排，而不会是从标签找起。因为在现实世界，标签不能作为「容器」出现。标签不能决定一个东西的绝对位置，它只能被贴在东西上，跟随着这个东西。我们把一个东西扔到哪，那个标签就跟着它到哪。

  

总结一下是：你不能把一个东西「放进」标签里，你只能把标签「贴」在这个东西上。

  

但计算机世界的标签，却拥有了「容器」的特性，你把标签「贴」在那个文件上的时候，你同时也把那个东西「放进」了那个标签。因为只要你在你的软件里上选择这个标签，所有这个标签之下的内容就会出现在你眼前的屏幕里。

  

所以在计算机中的很多情境下，理论上，标签是完全可以代替文件夹的。但也有些情况，标签又无法代替文件夹。我们先说这种绝对无法代替的情况——文件夹作为「路径」时的情况。

  

当文件夹是系统文件路径时——无法代替

文件夹系统——一对一，标签系统——多对多

  

计算机上的文件在最顶层是我们人类可以看得懂的图形界面，而图形界面稍微往下一点，就是一个基于路径（path）的命令行世界。

  

在图形界面，路径这个概念就已经非常重要了，我的 Todoist 教程 第一篇文章里有个例子是： D盘/学习资料/高等数学上/未命名文件夹/xx老师.avi ，我们一直都是这么定位一个文件的。

  

而在命令行世界，路径就更重要。这个界面没有鼠标也没有图像，你可以认为所有花花绿绿的图像都还原成了文件所在的路径。所以想要使用命令行，你脑子里就需要对文件路径有一点的概念。

 命令行世界

  

而这种文件路径，是标签没办法代替的。虽然标签也可以有层级，但标签还有一个特殊的属性——不排他。一个文件可以打上多个标签，多个文件也可以打上同一标签，但是一个文件却只能存在于一个位置。文件和标签是多对多的关系，文件和路径却是一对一的关系。

  

在计算机里，理论上，除了这种情况标签无法替代文件夹以外，其它的情况，尤其是在存储文件的软件里，标签都可以替代文件夹。

  

Pocket 里压根就没文件夹

 Pocket 里的标签

  

我应该是在用了 Pocket 之后意识到「存文件的软件可以用标签代替文件夹」的。

  

Pocket 里面根本就没有文件夹这个概念。Pocket 可是存文章的地方，现实世界里你能想象一个存文章的地方不用文件夹吗？根据标签在计算机世界的「容器」属性和「标记」属性，它完全可以胜任文章整理这一项任务。

  

Instapaper 还很保守地保留着文件夹系统，而且非常纯粹，我们可以把它的归档也看作一个文件夹。因为归档的文章会丧失它原有的文件夹，这就是文件夹作为容器这个身份的排他性。在 Pocket 里，归档后的文章和未读的文章都会有你给它们打好的标签。

  

「排他性」真的很不适合储存文章，因为一篇文章经常不止有一种属性。比如一篇讲爱因斯坦的文章，它可以标上「人物」这个标签，也可以标上「科学史」这个标签，说不定还能标上「冷知识」的标签。排他性要求你在这几个不同的类别里必须选择其中的一个。

  

除此之外标签还有一个自动化的用处 。我从 Pocket 读到的需要进一步处理的文章，都会标记上一套「0 todo」的标签。比如需要打印的，会标上「0–1 print」，然后通过 IFTTT，这个文章会以 打印：[文章名](文章链接) 自动发到 Todoist 的相应列表中  ，而因为 Todoist 的任务名部分支持 Markdown，所以任务名是可点的超链接状态（对于整个流程有兴趣的可以看我之前写过的这篇文章《在线阅读处理流程：从需求、到方法、再到工具》）。

  

但 Pocket 有个问题，就是它的标签没有层级。当然这种问题也很好解决，我们只需要在标签之前加数字来表示层级就可以了，比如这样：

  

6 知识

6-0 逻辑学

6-1 数学

6-2 物理学

6-2-1 量子物理

…

  

Evernote 可以用标签代替笔记本

 Evernote 里的标签和笔记本

  

Evernote 的标签支持层级了，不过有层级的标签系统我们也可以、甚至说是应该在前面标数字，为什么？因为输入时更容易匹配结果。

  

想一下输入「物理学」（或「Physics」）快还是输入「6–2」快。尤其是标签数量很多，关键字可能交叉的时候（比如同时有「Physics」和「Phone」），这些数字会解决输入时候的大问题，而且会让标签系统看着特别有层次感，而且不用担心记不住。只要你能记住第一位的数字，后面的用匹配选几次就记住了。

  

所以我在 Evernote 用的也是和 Pocket 一套标签，而且在这里，标签在计算机世界的另一个优势又出现了，就是它的可传输性。一个文件，从一个系统发到另一个系统，只要两者都支持标签，那么这个文件理论上就很容易将标签带着走。起码从 Pocket 到 Evernote，从 Evernote 到 DEVONthink，标签传输实现得足够理想。

  

在 Evernote 里，因为笔记必须存放在笔记本里，所以至少得有一个笔记本。国外有不少人在用两个笔记本，大概思路是一个用于收集一个用于归档。如果是一个人用 Evernote 的话，这种思路完全可行，最重要的一点是，Evernote 的标签和笔记本在软件的界面上基本是同一位置，显示方式也几乎一致，两个都用反而会让操作界面复杂。

  

不过如果你需要和别人共享笔记，那这种用法就不太适合你了，因为只有笔记本可以分享，标签不行。标签虽然在「存放文件」上可以代替文件夹，但当软件赋予文件夹更多功能的时，标签也就无能为力了。

  

DEVONthink 中真正用标签代替文件夹

 DEVONthink 中的标签

  

DEVONthink 对标签的处理比 Evernote 更进一步。

  

因为 DEVONthink 纯粹是个人文件管理，不涉及团队分享，而且标签和文件夹的位置和显示方式也一致。所以在 DEVONthink 里，我们可以真正地用标签代替文件夹。事实上我就是这么做的。

  

在标签层级这一点，DEVONthink 还弥补了 Evernote 的一个缺陷。在 Evernote 里，标签虽然有层级，但是是松散层级，层级并不真地严格套用在文件上。比如我给一条笔记标了「6–2–1 量子力学」这个标签，它不会带上它上一级的标签「6–2 物理」和最顶级的标签「6 知识」。这种机制会出现的问题是：在 Evernote 里点「6 知识」这个顶级标签时不会显示所有含有它子标签的笔记。这样就很难受了，因为很明显，一个关于量子力学的文章属于物理，更属于知识。

  

所以在整理上，我们希望通过标签也能实现一个强层级关系，所有带有「6–2–1 量子力学」标签的文章，都存在于「6–2 物理」标签之下，也都存在于「6 知识」这个标签之下。

  

DEVONthink 中的标签就是这种强层级关系的标签。当你给一个文件标上「6–2–1 量子力学」时，它会自动带上「6–2 物理」、「6 知识」这两个标签。这样，你点「6 知识」这个顶级标签的时候，会出现所有标有它和它下面所有子标签的文章。

  

我猜大多数人是更偏爱这种效果的。

  

总结

   

在现实和计算机文件系统中，标签的最大区别在于它是否具有「容器属性」。前者的标签只能贴在文件上，而后者的标签不仅可以「贴」，也可以用来「装」。

  

那么这时候标签和文件夹的区别，就在于「排他性」，或者说对应关系。文件夹与文件的对应关系是一对多，同一个文件不能存在于多个文件夹，所以会出现各种分类困难与纠结。但标签不会有这种问题，你认为这个文件具有多个属性，那就可以给它打多个标签。

  

这时候，我们可以理解为，文件管理中，标签其实包括了文件夹。但做到这点的前提是，你能够为你的标签系统建立良好的层级关系。否则你的标签系统会非常容易混乱，完全没有任何整理的效果。

  

标签能不能嵌套层级在不同的工具有不同的情况，为了应付各种情况，我们可以索性将标签前面全部标记上表示层级的数字：

  

8 人物

8-1 政治家

8-1-1 曼德拉

...

这样就创建了层级关系，特别是在计算机系统中，一般软件都会按照数字进行排序，视觉上会非常舒服。

  

使用数字的另一个好处是便于搜索。大多数支持标签的工具，都可以自动补全。一旦你熟悉了你的标签系统，打标签飞快。

  

最后，我希望通过本文传达的思维方式是：文件系统中，理论上标签是可以代替文件夹的，因为它具备了「容器属性」，并且它更加灵活，也能某种程度上减少操作。

  

在开氪专栏《Power+》中，将有更多的文章告诉大家如何更聪明的工作生活，告诉你聪明不是天赋，聪明可以习得。

  

头图来源：视觉中国