让生活变得高效、轻松又简洁，你需要这份指南

编者按：本文来自微信公众号“L先生说”（ID：lxianshengmiao），作者 Lachel；36氪经授权发布。

一直以来，国人似乎都欠缺一种习惯，就是引入数码工具，来代替纸质和书面办公。

我帮企业做内训的时候，见过不少公司，哪怕是申请一点办公用品、订会议室、请假，都必须走非常繁琐的流程，提交纸质申请表，再经过多方签字。只要某个领导不在，就必须等上半天。

很多时候，一点简单的事情，拖上一星期，是很常见的现象。

如果换用在线表单或者邮件，完成这一套流程需要多久？很可能不超过一天。

当然，这里面也有他们的考虑，比如使用习惯，成本，技术，安全性（其实安全并不是问题，因为可以部署私有服务器）……尤其越大的公司，在这方面会越注意。

这也导致了，在国外的生产力工具已经蓬勃发展，百花齐放的当下，国内的生产力工具市场——尤其是企业级工具市场，还处于十分贫瘠的阶段。

但无论怎么说，将自己的生活、工作和团队事务全部「数字化」之后，你会觉得轻松了许多。

这是我倡导「数字化办公」这几年以来，最大的感受。

数字化的意义在于什么呢？一方面，可以减少对纸张的利用和丢弃，既节省资源，也减少了垃圾；另一方面，它可以将你所有的信息归总起来，集中到少数几个平台，你的生活再也不用被大大小小的文件袋、档案袋、记事本、便签纸和杂七杂八的纸条塞满了。

当然，最大的好处，还是高效。

我曾经是个手账爱好者，试用过几乎市面上所有的记事本和手账，包括一开始在知乎写东西，也是以分享纸质记事本的心得和经验为主。但坚持了十几年之后，开始觉得，这实在是太低效了。

当你遇见大段文字需要抄录时，当你因为几个字出错就要重打几十页文档时，当你需要补充和修改一些信息时……我相信，你一定经受过这样的折磨。

所以今天，我想为你分享我「数字化办公」——乃至「数字化生活」的一些心得。

希望能给你一些启示。

1. 个人工作

1）时间和任务管理

我会用 Todo List 工具和 GTD 工具，代替纸质记事本，做每日的日程计划。

它们的优点在哪里呢？在于你可以非常方便地为每一项事务设定细节：什么时候开始，什么时候截至，相关的干系人是谁，有哪些可以参考的资料，具体步骤是什么，条件和约束条件是什么……诸如此类。这是纸质记事本所无法实现的。

前者，我主推的工具是滴答清单；后者，Win 平台建议使用 MyLifeOrganized，MAC平台则建议用 OmniFocus。

它们的区别是什么呢？如果你每天的待办事项超过20项，可以试试后者。否则使用前者就足够了。

2）文件多平台同步、操作

电脑、ipad、手机文件同步方面，我用坚果云解决。

只需在所有平台上装一个坚果云，有任何修改，都可以实现后台静默更新，非常方便。譬如跟合作方会谈，我在电脑上改好方案，关闭文档，后台就自动上传到坚果云。然后打开ipad，同步修改信息，下载最新改完的方案，略等几秒钟，就可以展示给对方看了。

比起传统的方式，这就节省了一个文件传输的操作（比如发邮件）。不要觉得这个操作很简单，你一定遇到过文件没有及时同步产生的后果，因为太容易忽略了。

而如果在ipad和手机上，需要对Office文件进行操作，则用WPS解决。

WPS基本可以实现Word、PPT和Excel的基本功能。当然，需要用到复杂操作的时候（比如透视表），还是要回到电脑上。

3）备忘录和笔记管理

工作相关的信息，全部用 Onenote 管理。

Onenote 的好处是什么呢？第一，它的结构非常符合习惯认知 —— 笔记本、分区、页，非常清晰，可以储存碎片化的信息、方案、文档乃至大文件。第二，它的编辑器非常方便，可以插入 PDF、电子表格，等等，实现「将所有信息聚合到同一个平台」的目的。

如果你听过我的「极简高效工作管理法」Live，你也许会记得我对 Onenote 的用法 —— 工作台，以及资源库。我会在 Onenote 中，用一个笔记本专门储存项目数据。一个分区就是一个项目，下面每个页面都是其相关资料 —— 比如方案草稿，工作安排表格，进度表，日程表，等等。

这样，可以极大地节省我们的认知成本，让工作变得更高效。

同时，Onenote 也可以多平台同步。如果同步不畅，可以挂一个 VPN，或是换成印象笔记、有道云笔记和为知笔记，也能实现基本的需求。

4）项目管理

我会用微软的 Project 对手头上的项目进行全面掌控。包括项目要做的工作、预计的时间规划、目前的进度、可安排的人手，等等，都可以用 Project 管理，很方便。

平时一些生活中的项目，比如做旅行出游计划，规划一门课程，也都会用 Project 搞定排期，再手动导入到 MyLifeOrganized 中。

这样，就可以一目了然：现阶段位于规划中的哪个位置？项目执行状况是否良好？进度是否符合规划？等等。

2. 学习

1）灵感收集

在闲暇时刻，当脑海里产生任何有趣的想法时，我会用印象笔记记下来。

PC端自不用说，手机端，进入微信，对服务号「我的印象笔记」发送信息，就可以在印象笔记PC端的「微信」笔记本下找到了。非常方便。

平时看到碎片化的信息，需要做记录时，也可以用内部的分享功能，分享到印象笔记，再在PC上进行整理。

之所以用印象笔记，不用 Onenote，是因为印象笔记轻便得多，打开和加载非常快速，在手机和ipad上阅读也很方便。

另外，如果你是全套苹果系统，也可以考虑使用 Bear，一款非常高效轻便的笔记工具，苹果专享。

2）文章的稍后阅读

有时读到一篇好文章，需要慢慢拆解、研究时，就会用收趣云书签存起来，待有整段时间时，再打开慢慢细读。

我之前在文章中，也推荐过收趣，很好用。比起同类型的 Pocket、Instapaper，收趣的操作便捷许多，速度也很流畅，APP版本和WEB端一样好用。

而在稍后阅读的过程中，产生任何新的灵感、想法，我会用（1）中的过程，将其收集起来。

3）书籍阅读

基本已经完全阅读电子书，除了实在找不到的，才会购买纸质版。

移动端方面，我装了豆瓣、多看和微信读书，没办法，这三个APP的版权不统一，只能都装着。

有些找不到购买渠道的书，就会去找 mobi 版，然后用 Kindle APP （全平台都有，可以从亚马逊官网下载）阅读。轻便，效果好，有目录，非常高效。

4）资料收集

有时候写一些专业文章，或者做一些方案时，需要查阅大量的资料，并且每个资料，我需要的很可能只是其中的一段话、一个数据、一句引用，怎么办？

这时候，我会用 Diigo 来解决。

Diigo 是一款久负盛名的浏览器书签插件，它最大的亮点在于：可以高亮一个页面里面的某一段话，并将这段话（以及原始页面的信息）一起储存下来。

简而言之，使用 Diigo，我的操作可以简缩到这样：打开几十个页面，阅读第一个，看到有用的内容，划线选中，点击保存，好了，关掉；阅读第二个页面，划线选中，保存……以此类推。

收集完资料之后，打开 Diigo 的网页端，所有我划线的内容全部躺在里面，可以用其内建的「Outliner」功能进行大纲组织，合并起来。并且，当我对某个内容记不清楚，需要阅读全文时，只需点击标题，就能跳转到原始页面。

这样一来，就能大大节省找资料的时间。

另外，最近有一款新的工具，叫做 Lumio，功能和 Diigo 一模一样，可以完全代替，就看你的喜好。

5）照片整理

有段时间学习设计，在路上见到好的作品、产生灵感时，需要立刻拍下来。以及，有时实在找不到电子书，只能阅读纸质书，需要记录一些图表时，也只能拍照保存。

久而久之，面对这堆照片，就会产生保存和整理的需求。

主要有几点：

（1）同步。以前用 QQ 的文件传输功能，后来换用了坚果云的自动同步。

（2）压缩。对于较大的图片，会先用 Riot 批量进行压缩，再存放。

（3）储存。试过许多软件，最后还是发现直接用文件夹存放最省事，做好归类（备查、备用）就行。

3. 生活

1）人脉管理

实体名片用「名片全能王」扫描归档，然后丢弃即可，非常好用。用的时候也不需要翻箱倒柜去找名片了。

另外一个用法，是在「名片全能王」的备注里面，记下一些必要的信息。比如对方的习惯、喜好、经历，等等。做销售的朋友，一定懂得这有多么重要。

2）杂务管理

生活中，很多小问题也许看起来无关紧要，但事到临头，才感到后悔 —— 比如在你需要转账的时候，忘了U盾放哪里了；在你需要某份文件的时候，翻箱倒柜都找不到。诸如此类。

所以，平时我会用笔记工具建立一个「个人资料库」，在里面储存和整理自己的生活信息。包括这几方面：

（1）资产状况。现金流，理财产品，投资产品，大笔开支和收入等。

（2）备忘录。主要是生活中一些琐事，比如某某物品放在哪儿，等等。方便查找。

（3）其他。其他你想记录的一切东西，比如衣物清单，家居服务清单，各种资料和文件的电子版，等等。

这方面，用印象笔记或 Onenote 都可以，统一入口即可。

3）密码管理

目前使用的是 LastPass 来管理我的所有密码，全平台同步，免费。

如果你比较关注安全，可以去掉「自动填写」功能，因为可能会被截获。也可以换用 1 Password，安全性会更高，也比较贵。

4）记账

这方面推荐用「财禅」来管理。非常简单轻便的 APP，即用即记，可以按照标签归类和查看，没有任何杂七杂八的功能，很专注。

4. 团队协作

1）任务协作

我们团队尝试过多款数码工具，最后留下来的，是 Teambition。基本可以满足需求。

举个例子：我们部门，会分成文案策划，前端设计，运营，推广这几大块，于是，同步在 Teambition 中建立四个相对应的板块。运营要做一个活动，首先由策划搭建框架、文案完成主体内容（文案策划板块），然后向设计师下达需求（前端设计板块），与此同时，推广小组同步筹备对外传播（推广板块），最后活动上线，由运营维护效果，给出分析（运营板块）。

在这整个过程中，运营人员作为活动的主控，可以看到每一个环节的进展。每个小组现在进展如何？任务卡在谁的手上？哪个环节延误，哪个环节提前完成？一目了然。

这套工具最吸引我的地方在于，它适用于多种不同的工作场景，可以根据自己的需求去定制工作流程和模板。

如果你是研发团队，可以自行构建这几个板块：需求池，开发中，测试，已上线。所有的需求先放在「需求池」，开始一个迭代，再选要完成的需求，按照「开发中」「测试」「已上线」的顺序执行。

结合 Teambition 企业版的「自动化规则」功能，会更加方便 —— 事先设定好规则，当完成一个需求时，打钩，任务就会自动从「开发中」跳到「测试」，并分配给事先设置好的执行者。

总而言之，这套模式的核心，是将整个项目的目标和进展，公开呈现给团队所有成员。唯有这样，才能确保每个人的目标与团队目标一致，实现效率的叠加。

2）文件协作

一开始，我们团队用的是金山快盘，很好用，只是后来停止服务了。不得已，找了半天替代产品，目前采用的是亿方云。

我个人用的是坚果云，因为已经付费买了全年。但是在团队协作上，由于有快盘的前车之鉴，我倾向于选择企业级服务，至少关停的可能性会低一些。

总的来说，亿方云还是很不错。一是企业级服务，比较放心；二是团队版（10人以内）永久免费；三是它提供了文档的实时、共同、在线编辑，这是一个巨大的痛点；第四，它有一个web版的管理后台，可以进行详细的管理。邀请协作成员，管理协作成员，查看协作文件，查看别人分享给自己的文件，都非常方便。

安全性方面，目前也令人满意。亿方云可以给每个成员设置详细的操作权限，可以通过「外部协作」功能，邀请客户、合作方参与协作，并严格与内部文件隔离，非常省心。

3）在线表单

团队组织团建，要收集大家意见；公司组织旅游，要挑选路线；针对某个话题进行「头脑写作」，要收集大家的成果。诸如此类。问题的核心是一样的：如何最有效地收集和整理大量信息？

这个问题，我一般会采用「在线表单」工具完成，最常用的是金数据。

操作非常简单，登录金数据，像搭积木一样创建一个表单，然后发布，把链接放出去，用户点击链接填写表单。填写完毕之后，打开后台，所有数据就全部静静地躺在表单里，还有自动化的报表可以直接查看。

基本上，所有需要「一对多」收集信息的工作，都可以这样做。

比如，过节要给客户送礼品，做一个客户地址收集表，把链接发给所有客户，让他们填写地址。填写完，后台打开，所有的地址就合并到一张表里面了。接下来，导出成 Excel，发给快递，让快递打印单子。搞定。

需要审批和申请的流程，也可以用金数据完成。比如出差。行政做一张出差申请表，设置邮件通知。申请人打开链接填写，填完，行政自动收到邮件通知。接着，递交给行政主管和财务主管，审批，签字，一气呵成。

这样一来，所有数据和流程，都可以通过在线表单来完成。一方面节省时间，另一方面方便保存，杜绝大量的纸质文档，实现数字化办公。

大致就是这些。也欢迎分享你的高效数字生活方式。: