在ToB领域成立公益项目？百格活动欲协助高校/学术机构突破传统办会屏障

随着中国在国际地位的影响力与科技水平的日益提升，越来越多的大型国际学术会议选择在中国召开。这些学术会议的举办，可以更好地促进国际学术交流与合作，同时对于经济发展也有着重要的作用和意义。

学术会议不同于普通会议，通常是所有会议中最为棘手的一类，过程更繁琐与复杂。除去一般会议本身具有的注册报名、现场签到、会后数据统计之外等常规过程，学术会议则承载了更大的管理难度。

①不同摘要配置与组合易混乱，管理较为麻烦

②论⽂提交具有随时性，给专家评审⼯作带来不确定性，增加沟通成本

③多位专家协同评审困难，传统评审⽅式效率低下

④结果反馈速度慢且参会者与评审专家⽆法互动

⑤多个会场⽆法统⼀协调使⽤，时间和场地安排容易产⽣冲突

⑥嘉宾演讲众多，演讲资料信息收集和管理困难

⑦出现临时变更，整个会议⽇程需要重新调整

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针对以上学术会议常见的痛点，百格活动与多名优秀的会务经理、总监深入探讨之后发现他们解决此类难题的方法是通过利用成熟的理论体系，分别从时间管理、日程管理、任务管理、人员管理四个维度进行解决。

时间管理

在广义的时间管理中，有一个广为人知的理论：完成每一件事（GTD），出自David Allen的畅销书《Getting Things Done》，它的核心理念在于清空大脑，然后一步步按照设定的路线去努力执行。具体有收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤：

（1）收集：将能够收集到的所有的待处理事项（在GTD中称为stuff）罗列成清单或整理成表格——如上图所示。

• 在学术会议筹备期，收集众多的报名学者、论文议题等信息。

（2）整理：将待处理事项收集完毕之后，就需要定期或不定期地进行整理。

• 整理、审核报名者表单，审核收集的论文，思考这个议题该不该在大会上进行报告或研讨。

（3）组织：组织是GTD中最核心的步骤，需要考虑两方面：对资料的组织和对下一步行动的组织。

• 报告主题经过筛选之后，如何分配时间？

• 如何安排报告嘉宾的时间顺序？

• 如何进行精准通知参会人员？

（4）回顾：通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，确保GTD系统的运作，同时可能还需要计划未来的工作。

• 有没有出现嘉宾行程的冲突的现象？

• 若嘉宾日程、场地资源临时变动，日程计划能不能灵活调整应对？

（5）执行：在具体行动中，可能会需要根据所处的环境来行动，如遇突发状况，GTD系统必须是灵活可调控的。

• 若嘉宾行程、场地资源临时变动，能不能灵活调整应对？

• 若大会当天人员到场时间集中，会不会造成人员拥堵？

通过合理地使用GTD，会使原本复杂繁琐的流程变得清晰起来。

日程管理

学术会议突出的一个难点就是会场多，大会日程多。因此在大会日程编排上难免会出现会场重复、时间冲突等问题。通过利用甘特图，可进行调整和有效的进行日程的编排和调整。

（1）明确会议中的各个分支会议和分支活动。内容包括活动名称、主题、开始时间、持续时间和结束时间，以及活动类型和依赖关系。

如上图，“基于AI的项目A”（依赖性活动）必须在“主题报告1、2”（决定性活动）结束后才能开始，“颁奖仪式”（依赖性活动）的进行依“墙展报告”（决定性活动）的进展状况或结果而定。

（2）创建甘特图草图。如上图，将所有的活动按照开始时间、持续时间标注到甘特图上。

（3）确定活动依赖关系及关键路径。上图的粗黑线就是关键路径，它可以用来保证在未来计划有所调整的情况下，各项活动仍然能够按照正确的时序进行，也就是确保所有依赖性活动能且只能在决定性活动完成之后按计划展开。

这一步可以视为在“找主线，抓重点”。在一场活动会议中，有些活动必不可少，不完成它们就无法推动整场活动继续，这些活动一般属于关键路径；另一些则是用于调节气氛、可选择执行的活动，这些活动一般不在关键路径之内。

（4）确定活动任务的相关执行人员、分配活动场地，适时按需调整活动持续时间。在这一步中， 可以从甘特图上清楚地看到人员和场地分配是否存在冲突，以便及时调整变换。

（5）将甘特图转换成对应的日程表。用表格的形式再次呈现甘特图中的活动时间、人员和场地等关系，最终的日程表就生成了。

任务管理

举办每场学术会议，从台前到幕后，有大量的工作需要处理与安排。这些任务的复杂程度也不容小觑。

会议需求思维导图示例：

利用WBS对工作进行分解。一个分解合理的WBS可以完整地罗列任务清单、更清晰地认识所有任务之间的关系。将工作具体化，可落地实施。

学术会议WBS参考示例：

可以使用这五种方法来制定WBS：

• 使用指南

• 类比法

• 自上而下法

• 自下而上法

• 思维导图法

人员管理

当通过时间管理进行梳理会议流程、任务进行分解完成之后，就要进行人员的分配，并执行具体的任务安排。

可以借鉴责任分配矩阵（responsibility assignment matrix，RAM）。

RAM将工作分配给负责和执行的组织、团队或个人。如上图，就是一份按照团队进行任务分配的RAM。对大型的活动项目而言，将具体的工作分配给组织部门或团队会更有效。通过表格矩阵将具体的工作落实到具体的组织或者成员去实施。

以上四种维度的解决方式，虽然能够简单地进行学术会议管理，但是并没有从根源上进行解决问题。对于一些刚入行的新人而言，效率、管理、成本等这些难题仍是一座大山。

百格活动凭借多年的学术会议服务经验，利⽤互联⽹科技打造学术会议管理系统，专注于解决学术会议痛点。通过融合注册、邀约、⽇程、摘要及现场等多种功能，为主办⽅提供⼀站式全流程解决⽅案。

将时间管理、日程管理、任务管理、人员管理落实到每一个具体的操作步骤上，节省人力、时间和财力成本，使会议组织者能够高效、准确地进行筹备学术会议，将更多的时间和精力用于核心内容上，例如确定议题、审核稿件、邀请嘉宾。学术会议管理系统充分发挥出学术会议效益的最大值，实现学术会议信息化。

但是，根据市场数据反馈，很多学术会议组织者并没有意识到专业的学术会议管理系统的便捷性，依旧采用传统的办会模式。基于此现状指引下，为了更好的促进中国学术会议市场的发展，百格活动于2020年1月正式开启学术会议公益项目，将为学术机构永久免费提供价值35000元/年学术会议管理系统。带给会议组织者高效的办会体验，让每一次的学术会议都展现出其应有的价值。

多年来，百格活动学术会议系统已经成功服务百场学术会议。其中包括，第14届国际先进车辆控制大会、2019中大-深圳优化理论与应用研讨会、第八届国际医疗地质会议、第九届国际煤燃烧学术会议等著名学术会议。

此次学术会议公益项目将持续招募高校/学术机构共同合作，深入探索，推动国内外学术交流活动的科技化发展。