逃离“to-do清单怪圈”：关注优先事项，不要在意时间

编者按：提到时间管理，很多人都不约而同地认为，通过待办事项清单，并设置各项安排的预计耗费时间，就可以更好地管理并规划自己的时间。然而，JotForm公司CEO Aytekin Tank却认为，这种方法并不科学。Aytekin称，大多数人在进行日程安排时，并不能准确地预估并计划各事项所需的时间。因此，以计划时间为主的待办事项清单，无法解决真正的问题。Aytekin认为，真正重要的是，关注优先处理的重要事项，同时找到自己在一天中效率最高的时间段。这篇文章翻译自Aytekin原创的高效工作系列文章，原标题为Escape the tyranny of the to-do list: how to schedule your priorities, not your time，希望对你有所启发。

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经营一家公司，每天都会遇到很多事情。其中，不乏比较重要又比较紧急的事情。对此，我们基本上没有办法回避。所以，只有通过更高效地利用自己的时间，从而解决这个问题。

但我相信，我们所了解的时间管理方法，都不正确。

从我们小时候开始做家庭作业开始，以及在后期各种兴趣爱好的练习当中，我们学习到，时间管理即意味着要根据自己的时间来对日程事项进行排序。

然而，正如著有畅销书《成功人士的7个习惯》的作者、管理大师史蒂芬·柯维（Stephen Covey）而言，时间管理的关键，是规划自己的优先事项。

根据某项调查显示，只有17%的调查对象可以正确地预估自己在某事项上所耗费的时间。

这就是所谓的“计划谬误”（The Planning Fallacy），又称作“积极性偏差”（Positive bias），导致我们在进行规划时，会极大地低估我们在每项待办事项上将要耗费的时间。

比如，我们可能会计划用3小时来做一个PPT。然而，你仅仅在背景调研环节就用了四个小时。

在加拿大滑铁卢大学（University of Waterloo）针对积极性偏差展开的一项调研中，调研人员在调查对象身上都可以发现计划谬误的身影。

这些调查对象在对不同工作事项进行时间预估和安排时，会参照自己在某拿手事项上所耗费的时间，从而出现不同计划相同时间的安排（当然这些时间包括休息时间、思考时间以及可能出现注意力分散的时间等）。

通常情况下，我们可能根本无法确认，某项工作到底需要多少时间来完成。所以，我们不应该再做预估时间这样的无用功了。

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在我自己的公司，在做项目规划时，我们几乎从来都不设置最后期限。相比于在待办事项之前的方框中打勾所带来的满足感，我们更加关注于怎么把工作完成得更好。

我们的团队有足够的自由，去尝试不同的想法，探索不同的领域，并且为430万在线用户提供最佳的解决方案。而这一切的背后，都听不到时钟的嘀嗒嘀嗒声。

正如美国第34任总统德怀特·艾森豪威尔（Dwight D. Eisenhower）曾经所说：

重要的事情很少是紧急的，紧急的事情很少是重要的。

按照既定的日程行事（当然我们基本上都做不好时间预估），很容易让人陷入一个怪圈，并尝试用待办事项清单来更好地进行日程及时间管理。

在没完没了的待办事项清单上不停地打勾，听起来很有有趣，也会让人更有动力，但却很容易找不到重点，忽视本来就很重要的事项。

如果在安排某重要事项时，计划的时间段太少的话，那这一天的日程安排就可能不科学，从而这一天都可能在与待办事项上不重要的事项打交道。

我经常提醒自己，我们忽略的事项，通常都是最重要的事项。而这些事项，往往都可以帮助我们在效率管理方面做得更好。

通过不断地关注重要事项，我们可以达到一种心流状态。

根据著名心理学家米哈里·契克森米哈赖（Mihaly Csikszentmihalyi）所述，心流状态是一种在专注进行某种行为时所表现出的心理状态。在此状态下，人的注意力高度集中，思如泉涌，效率会变得更高，同时还会产生出更多的创意。

然而，在严格管理并控制自己时间的前提下，我们却很难体验这种心流状态。

当然，我们也不应该就直接放弃时间管理。

与其借助待办事项清单或者错误地预估时间段，我们其实可以更好地规划一天的日程，并实现个人的巅峰效率。

以下三个步骤，教你如何根据自身情况进行具体的实践，希望对你有所启发：

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第一步：优先关注的，是重要事项，而非紧急事项

著名个人成长权威人士博恩·崔西（Brian Tracy）曾说：

人生总是不够时间去完成身边的每件事情，但总会有时间去完成你认为最重要的事情。

保持你的日程不受时间约束，听起来有点不可思议，但实际上却是实现巅峰效率的重要因素之一。不过，在开始管理自己的效率之前，你应该知道哪些事项值得优先关注。

艾森豪威尔清晰地认识到重要事项和紧急事项的区别，并且总结了一套方法来进行时间管理。而柯维则将这套方法公开并普及开来，并且为了保持对该套方法提出者的尊重，还将其命名为艾森豪威尔矩阵。

根据艾森豪威尔矩阵，我们可以清晰地区别需要立即关注的事项以及需要花时间的事项。然而，如果错误理解并应用的话，可能会反过来阻碍效率。

艾森豪威尔矩阵一共有四个象限。其中，每个象限都代表着不同的事项解决方法。

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第一象限是危机象限。在这个象限中，事项不仅紧急，而且重要。保持关注第一象限，会导致压力巨大、精力疲惫以及其他的关联问题。

科维认为，长时间关注第一象限的人，只会在第四象限中找到解脱。因为，第四象限的事项，既不重要，又不紧急。

第三象限的事项，是紧急但不重要的事项。比如，明天即将到期的某个在线问卷调查。在这个象限中，我们会错误地把紧急事项当作重要事项，其中的事项也基本上是基于他人的期望或关注点而安排的。在这个象限中，我们会快速地浪费宝贵的时间，因此是极其危险的一个象限。

最后，第二象限的事项，是重要且紧急的事项。据科维所说，“第二象限是高效个人管理的核心。”

真正的高效人士，会留意第一象限，但关注的却是第二象限。在这种状态下，我们会关注机会，预防性地进行思考，同时会预留足够的时间关注于真正重要的事项。

通过艾森豪威尔矩阵来管理任务事项，我们可以理解到每个项目应该投入多少关注，而不是多少时间。正如科维所说，“这部分的挑战，并不是时间管理，而是自我管理。”

换句话而言，与其计划在某件事项上投入的时间，不如采取更有效也更有用的方式，认清自己的能力，了解怎么才能高效地完成各项任务。

对我而言，带领并指导自己的团队，是重要但不紧急的事项，属于第二象限。

当我们成立新的、规模为4至5人的跨部门团队时，他们总是会感到困惑，并且不清楚自己的目标。我从中得到的教训是，如果没有人带领他们，他们的工作成绩往往都是乱糟糟的，质量也不是最佳的。

然而，如果每周安排一次约15分钟的例会，聚在一起讨论项目，向他们提供必要的指导，并且让他们意识到他们的工作成绩对公司起到的关键作用，他们就可以很快地团结在一起，并产生高效的生产力。

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第二步：管理自己的巅峰时段

知道如何辨别关键事项后，接下来就可以有战略性地实现巅峰效率。在这个阶段中，你也可以学会更好地控制和管理自身的能量水平。

当手头上的工作非常顺手并且高效工作时，一切的屏障仿佛瞬间都消失了。在这种状态下，我们高度专注，并且沉迷于自己的工作。这是一种理想状态。

很显然，在公司日常运转过程中，我们无法刻意回避紧急事项（虽然有时候紧急事项非常单调乏味），但我们可以知道，什么时候我们可以保持专注状态，什么时候又却是心不在焉的状态。

在效率巅峰时段，我们会变得更加专注，并且聚焦于解决重要的事项。

在这种情况下，我们通常愿意持续不间断地保持工作状态，同时也很少有精疲力尽的感觉。最大化自己的专注时段，不仅可以增加精力，还可以促进动力。

比如，权威成功学大师戴尔·卡耐基（Dale Carnegie）曾经的一项研究发现，相比于员工专注力都非常差的公司，如果公司里都是专注力高的员工，那么其业绩表现最多可高出202%。

此外，著名职业教练佩内洛普·特伦克（Penelope Trunk）还建议，我们可以把一天的24小时分成两类时间段，分别用来处理自己喜欢的事情和不喜欢的事情。

这种分割方法，有助于提升个人效率。把自己喜欢的事项当作一种奖励，在完成不喜欢的事项后来奖励自己。当然，如果在某事项上出现拖延情况，就直接略过，从而花尽可能多的时间做自己喜欢做的事情，因为它们很可能是属于第二象限的事项。

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虽然我们无法回避我们不喜欢的事项，但至少我们可以决定什么时候来做这些不喜欢做的事项。

实施项目的时间段，在认知表现方面最多可以产生20%的差异。有科学研究表明，你之所以在早上10点可以轻松地解决某个难题，而在下午3点时却奋力地挣扎着赶最后期限，是有因可循的。

据畅销书《全新思维》（A Whole New Mind: Why Right-Brainers Will Rule the Future）一书作者丹尼尔·平克（Daniel Pink）在书中所言，75%的人们在一天中通常会依次经历三个阶段：巅峰时段、低谷时段以及恢复时段，另外25%所经历的三个阶段在顺序上有所不同：恢复时段、低谷时段以及巅峰时段。

通过追踪并了解我们在一天中不同时段的表现，我们可以意识到自己的能量水平变化，发现自己的巅峰时段，并在此时段高效地产出。

你可以制作一张表格，并记录你在全天中的能量水平。同时，还要跟踪记录自己的创造力、专注力以及兴趣点的变化情况，从而以周为单位，从这些记录中发现相应的巅峰时段规律。

一旦找到自己的巅峰时段后，你就不要错失这些宝贵时间，珍惜每一分每一秒，实现高效量产。

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第三步：选择恰当的战略

不同的职业角色，也会影响你的工作方式。

根据创业教父保罗·格雷厄姆（Paul Graham）所言，日程可以分为两种：一种是执行者日程，另一种则是管理者日程。

管理者日程的核心是会议。对管理者而言，其日程形式通常都是点状式的。在他们的日程表中，你可以看到很多会议日程安排。

编辑或程序员等执行者角色，他们通常都是根据管理者的日程安排，尽可能地保持高效状态。在他们的日程表中，通常都是块状式的以小时为单位的日程安排，因为只有这样他们才能保持专注，并且提供创造性的解决方案。

如果你必须要按管理者日程来行事，但你却在执行者日程的框架下才能高效产出，那么根据格雷厄姆的建议，你可以在日常工作中把两种日程安排方式结合起来。

此外，如果你按管理者日程来行事，却想让自己有额外时间，那么你可以在日程安排中采用会议间隙方法。

根据会议间隙方法的描述，在安排会议日程时，如果某项会议日程原计划为1小时，那么你在设置会议日程时，应该把这项日程的时间段按原计划时间的1.5倍来进行规划，即1小时30分。

这样的安排，你就有额外时间消化会议内容、回顾会议中遗漏的问题或者就单纯地休息。如果间隙时间特别长的话，你还可以解决紧急事项，以免耽误自己的重要事项。

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在经营自己的公司时，我曾经尝试着按执行者日程来行事，但后来我发现我应该安排一个混合日程。

每天下午，我都是按管理者日程来安排自己的各项事务，而早上则是按执行者日程来安排的。在早上的时段里，我会安排块状时间段进行深度思考和工作。

当然，你还可以尝试用达芬奇日程安排法来规划自己的事项。达芬奇日程安排法的核心，是将自己的在一天中的深度专注时间分为硬深度时间和软深度时间。

硬深度时间用来处理较难且极具挑战的事项，通常把它安排在每周工作日前三天的某固定时段；而软深度时间则用来处理可以轻松应对的事项，通常安排在每周工作日后两天的某固定时段。

此外，你也可以尝试3天专注工作法，根据自己的实际工作内容，在一周中预留三天，并用来专注于某项工作。

无论采取何种日程安排方式，重要的是，找到自己的巅峰时段，并在该时段优先安排重要的事项。此外，不要一味地为了管理日程和时间而建立徒有虚名的待办事项清单。

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写在最后

当我们在巅峰时段保持高度专注时，我们可以产出更高效的业绩；同时，工作结果也可以变得更有连贯性。此外，在必要的情况下，我们还可以延长自己的工作时间，并且不会产生精疲力尽的感觉。

另外值得一提的是，巅峰时段也可能随着时间而不断地变化。这个月保持高效的时间段，也许下个月会变得效率异常低下。

因此，要学会了解并认清自己的能量水平，关注并记录其可能存在的变化。

评估、再调整，然后继续向前。你的所作所为，也许连你自己都会大吃一惊。

编译组出品。