新的一年，5个小技巧让你的工作井井有条 | 未来组织

编者按：本文来自微信公众号“华章管理”（ID:hzbook_gl），作者：博恩·崔西，36氪经授权发布。

科层式的组织架构和管理模式已经存在了百年，随着个体意识的崛起，随着Z时代进入职场，随着黑天鹅事件不断并高频发生，组织需要寻找面向VUCA时代的新型管理模式和组织形态，请跟随36氪最新栏目“未来组织”，共同探索和发现组织进化的方向和方法，打造面向未来的组织能力。

正如歌德所说：“万事开头难。”

想要快速养成好习惯，也没有那么容易。然而一旦形成习惯，它们就会成为自动的、简单的行为。这种好习惯也会服务于你今后的职业生涯。

以下为您带来5个时间管理的技巧，希望能给大家带来帮助：

01 使用时间规划工具

时间管理的首要工具，就是你需要有一个包括你生活中的一切事的时间规划系统。

不管是活页夹，还是电子文件夹都可以帮助你制订年计划、月计划、周计划以及每天的计划。

一个好的时间计划工具包括一个可以对每个任务、目标和所需工作一目了然的主目录。这个目录就是你时间计划系统的核心。根据这张表，你可以把个人的工作分配到各个月、周或天。

这个时间规划系统的第二个部分,是一个可以使你安排计划未来数月工作的日历。

有了一个正确的系统，你就可以把个人工作从主目录中分派到具体的每一天里。

还有一个部分就是每日工作列表。这个列表是你最重要的计划工具。

有人称之为“任务清单”。温斯顿·丘吉尔将他的日计划清单命名为“今日行动”。

02 按照计划列表工作

每一个高效的执行者都是按照每天的列表来工作的。这是迄今为止发现的获得最大化生产率的最有力工具。

一个常常被各种琐事困扰或没有按时完成工作的低效执行者，要不就是没有为自己制订计划列表，要不就是有但没坚持执行——

他们常常不愿意把东西写下来，结果就是发现自己被各种电话铃声、干扰、意料之外的紧急情况和邮件分散注意力。

在制订自己的每日计划时，你应该先写下这一整天打算完成的每一项任务。

有一个法则是从开始制订计划的第一天起，你的效率就可以立刻提高25%。这意味着只要你在开始工作之前列一个简单的工作计划，就可以在一个八小时工作日中节省出来高产的两个小时。

一个简单的列表，就可以比其他任何时间管理工具更快地从使你从杂乱变得有序。

如果你被太多的任务压得透不过气来，你可以通过写出当下必须要做的事来把你的清单整理有序。这种列出10个、20个甚至30个计划清单的方法使你能够掌控自己的时间和生活。

你会立刻觉得轻松和自信，感到重新成为工作的主人。

当写下每日计划并开始工作时，不免会出现新的任务。电话需要回复，信件需要处理。但不管怎样，每做一件事之前都先把它写进你的列表里。

有时，一项任务出现时会显得很紧急，但一些看似会影响你其他事情的工作，一旦把它写在纸上，就会体现其真正的重要性。

这些（看似紧急的）工作，当把它和其他任务同时写到清单上时，就显得不那么重要了。

03 根据优先次序整理你的列表

当你有了一张一日工作计划列表时，下一步就是按照优先次序来整理这份列表。

一张整理过的列表，就是一张引导你以高效的状态工作的地图。

它会告诉你，什么工作是必须要做的，什么工作更重要或不那么重要。

你很快就会养成把计划列表看作一天工作蓝图的习惯。在把计划写下来并按照相对重要性整理之前，不要开始着手做事。

04 用你喜欢的时间管理系统

现如今，以电脑为依托的时间管理系统也各式各样。

不管你做什么工作，从事哪个行业，你都可以利用下载的数字时间管理工具来帮助你规划生活的各个方面。另外，还有很多时间管理系统提供各种形式的手写目标和计划制定方案。

我认为究竟采用何种时间管理系统或工具都无所谓，它们都很有效，都是经过专家的开发，包含几乎所有可以使生产率翻倍甚至多倍的方法。

使用任何时间管理系统的最重要一点都是要持之以恒，直到它成为你的一种习惯，如同呼吸。

想要掌握一个时间管理系统需要投入一些时间，一旦你学会了，就可以借助它的力量变得高效、多产。

05 建立一个45-文件体系

有一个简单的方法帮助你规划未来两年甚至更长时间的工作。我们称之为“45-文件体系”，是一种可以帮助你计划安排日程，并回调未来24个月活动的备忘文件。

它是这样设计的：

首先，准备一个可以容纳14个文件夹（共包含45份文档）的盒子。

45份文档是这样分类的：将其中31份标上1～31的号码，代表一个月的1～31号；12份代表一年的1～12月；剩下的两份是为未来两年准备的。

如果你有一项任务需要在六个月内完成，你就把它放到那个月份的文档中。每月初，就把这个月的任务计划全部取出，分别放入以1～31命名的每日文档中。然后你就可以每天查看你的计划文档，并开始你一天的工作安排。

这个体系只需要几分钟的时间来建立，可以确保你不漏、不忘地跟进将来的任务、命令或委任。它帮助你掌控时间，使未来的生活都能有条不紊地进行。