靠“效率工具”或“时间管理技巧”，你无法真正变得高效

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编者按：就效率提升而言，许多人都喜欢依靠并尝试各种效率工具或者时间管理方法，希望通过这种“走捷径”的方式，实现个人效率的提升。然而，在这个过程中，很多人都有始却没有终，不仅没有明显地提高效率，而且还把时间和精力浪费在无意义的寻找最喜欢的工具或方法上。这篇文章，原标题是4 Habits That Will Dramatically Improve Your Productivity，作者Nick Wignall强调，要想提高效率，不是靠技巧与方法，而是养成更好的习惯。Nick在文中跟大家分享了4个快速高效提高效率的习惯，希望对你有用。

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如果你想快速地提升个人效率，那你应该贯彻的指导原则就是：少即是好（Less but better）。

大多数希望提高效率的人，他们的时间和精力，基本上都浪费在寻找各种价值不高的效率工具和愚蠢的时间管理技巧等方面。

这就好像一个作家，他没有静下心坐下来动笔构思写作，反而耗费几个小时去阅读有关如何成为一名作家的文章和书籍。

我们总是会上瘾般地去寻找各种效率工具与技巧，整理收藏的各种技巧技能也不计其数，但实际上真正使用的却寥寥可数，所以到头来，这些内容可能也没有什么实际意义。

因此，你真正需要的，不是技巧与方法，而是更好的习惯。

如果真心希望让自己变得更加高效，那你就可以参考以下四个从心理学角度提出的习惯建议，用来快速提升自己的专注与效率。

1. 不要想方设法去改掉拖延症，你应该学会接受它

对所有人而言，我们都存在拖延的倾向。我们对于拖延的反应与做法，可能才是真正让我们无法变得更高效的“罪魁祸首”。

实际上，存在拖延的想法是非常正常的，说它是健康的也不为过。拖延反映的是一种意识，它表达的是你内心对新奇事物和好奇心的渴望。无论你在某项任务或工作中多么投入，你时不时地还是会想把工作暂时在搁置一边，去享受一些当下更令人舒适或有趣的事物。

要保持高效状态，你必须改变对拖延症的看法。

那些总是挣扎于种种拖延症困境之中的人，通常在对拖延症的认识和感受方面，都存在非常不友好的批判态度。而这些不友好态度，基本上都是通过负面的自我对话呈现出来的：

• 我这是怎么了？！为什么我就不能振作起来，关注于自己想做的事情呢！

• 又来了！我真的希望自己不要再拖延下去了！

• 看看汤姆，他简直就像一台机器一样，坐在那里专心地工作，完全不受其他事情所影响。我也希望能保持像他那样的专注。

这种负面自我对话的问题在于，它会在你的体验基础之上增加你的负面情绪：除了能让你感受到内心不想工作的想法，你还会对自己感到羞愧、失望甚至愤怒。

而在这种情况下，你的拖延症可能会愈加严重，因为通过无价值的娱乐消遣来转移自己的注意力，可能会让你很快就忘记那些因负面自我对话而产生的负面情绪。

要想走出这种恶性循环，最根本的做法，就是要去改变并反思自己的拖延倾向。具体而言，我有以下四条建议：

• 留意观察自己的拖延倾向。同时，关注自己在这种情况下是否存在一些不由自主的想法与感受。这种方法，叫做元认知（meta-cognition），即思考自己的思考。这种方法效果非常明显，因为它可以让你慢下来，同时还可以减少或者阻止你习惯性的负面自我对话。

• 客观公正地归类并接受自己的拖延倾向。你只需要承认自己感受到了自己的拖延倾向即可。但你需要让自己知道的是，承认自己的拖延倾向，不等于你必须要立马解决它。

• 验证自己的拖延倾向。提醒自己，感受到自己的拖延倾向是正常的，而且存在拖延倾向的，又不止你一个人。如果这种提醒对你有帮助的话，你还可以回想，自己曾经在存在拖延倾向的情况下，仍然能够出色完成工作的情况。这可以帮你增加自信与自我效能，从而让你即便在有拖延倾向的情况，也能够继续保持工作。

• 允许你的拖延倾向与你共存。告诉自己，你愿意在工作的时候，允许出现拖延倾向。通过正面接受（而不是刻意回避）拖延倾向，你可以训练自己的大脑将它视作至少是中性的事物，而不是一种威胁。这样也可以减少你将来在遇到这种情况时它给你带来的强度。

如果你总是习惯性地因为自己的拖延倾向而批评自己，你只会让自己更难面对你的拖延倾向，而且还会不断训练你的大脑，让它以后将你的拖延倾向当作是一种危险或威胁。这样一来，你可能就更加无法去工作了。

与其改掉拖延症，不妨练习去验证它，并且尝试去接受它。

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2. 彻底排除各种数字干扰

如果你喜欢阅读类似于本文这样的效率主题文章，你可能自身存在控制点（locus of control）偏见。这即是说，你更愿意接受，无论是在思考、行为还是目标达成等方面，你自身实际上都想变得更加高效。

然而，导致我们拖延并且分散注意力的最大因素，往往都是自己所处的环境，特别是数字环境：

• 刚刚收到社交媒体软件的通知

• 桌面突然弹出来的电子邮件

• 手机上昨天才下载安装的最新款游戏应用

缺乏专注，并不一定就代表着，我们的意志力肌肉非常弱，它也许只代表着，你所处环境的干扰因素太强。而当你还没有时间去考虑提高意志力或者自制力之前，你的注意力就直接受到干扰因素的影响，从而导致你无法专注于某项工作。

提高意志力，应该是你最后考虑的解决办法。而最好的解决方案，应该是去改变你所处的环境，让自己根本不需要通过提高意志力来保持专注。

在你坐下来专心工作之前，确保你自己已经有所准备，让自己身处的环境有益于工作，能让你保持高度集中。具体而言，我有如下3条建议：

第一，坚持“4点55分的习惯”。所谓“4点55分的习惯”，是一个帮助我减少干扰因素，让我在最重要工作上保持专注的一个小技巧（因为我每天下午5点下班，在下午4点50分左右，我就可以基本做完当天的工作。于是，我最迟从4点55分就开始准备下班，从心态上走出工作模式，开启家庭模式）。

我们之所以出现拖延倾向，通常都是因为在弄清自己将要做什么工作之前的准备工作导致的。打开邮件，搜索其中的某项计划，就很可能会让你陷入互联网的深渊，等你想起来自己要做什么工作时，时间已经过去十分钟甚至更久了。

我的这个小技巧，可以让我在每天下班之前，花至少5分钟简单规划第二天的工作安排，决定明天上班后要做的最重要的一两件事，同时准备好明天需要使用的材料及工具，等到第二天上班后，你就很快可以进入状态。

第二，将手机搁置在一边。不可否认的是，虽然手机很好玩，但它却是影响我们的专注力，导致我们出现拖延症的最大因素。

我建议不要去试图反抗，相比之下，最好关机（或者开启勿扰模式），然后把它搁置在一边。当我坐下来准备做非常重要的工作时，我会先把手机关机，然后把它放置在抽屉里。这即意味着，我无法收到任何通知，而且由于我看不到手机，所以它也无法来干扰我的工作。

此外，因为我知道它关机了，所以也人为地制造出了一种阻碍因素。毕竟，如果我真的想玩手机的话，开机也需要等待大约20秒。所以，一想到这样，很多时候可能就没有玩手机的想法了。

第三，将电脑设置为单任务模式。如今，基本上所有白领在工作时都需要用到电脑。然而，你也可以通过电脑做各种有趣的事情，从而大大地影响你的工作效率。

我建议，在开始工作之前，只保留对你工作绝对有用的一两个软件，然后关闭其他所有的软件。让你的电脑只能做某一个任务，然后你就会发现，自己就相对更难以受其他因素干扰。

大部分数字干扰因素，实际上都会给人一种“有用、无害”的假象。所以，我们总是喜欢在工作的时候，保留这些数字干扰因素。

然而，在这些数字干扰因素的背后，有一种强有力的力量，把你拉向分散注意力和拖延症的深渊。如果你竭尽全力去反抗和抵制这些干扰因素，你实际上只会浪费自己本该用于做最重要事项的时间和精力。

当你在做重要工作时，一定要坚决消除各种干扰因素，特别是数字干扰因素。

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3. 养成深度工作习惯

在《深度工作：如何有效使用每一点脑力》（Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World）一书中，作者卡尔·纽波特（Cal Newport）提出了“深度工作”这个概念。

对于“深度工作”这个概念，纽波特是这样定义的：

在无干扰的状态下，专注于某种专业活动，使个人的认知能力达到极限。通过深度工作，你能够创造新的价值，提升技能，而且难以复制。

深度工作，实际上可以理解为头脑保持着巅峰状态。

它像是你在接近十足潜力的情况下工作，让你保持高效多产状态，实现创意性的高质量工作成就。

但问题在于，保持深度工作，也容易耗神，所以你也很难保持这种状态，而要想有规律性地保持深度工作，就更难了。因此，这个时候，我们就不得不提到习惯。

就深度工作而言，习惯可以解决两大问题：

• 你不可能坐下来就期望自己能够进入深度工作状态，从而实现高效多产的工作成绩。你必须要循序渐进地去实现这个结果。你需要训练自己的大脑，让它适应深度工作状态，这和我们平常很容易受干扰的工作方式截然不同。

• 为了保持长期的深度工作状态，你需要借助一套系统。如果你的同事总是干扰你的工作，或者你总是受到社交媒体的影响而出现拖延倾向的话，那你也很难实现并保持长期的深度工作状态。

养成一个牢固的深度工作习惯，就可以很好地解决以上两个问题。就养成深度工作习惯而言，我建议从以下四个方面着手准备。

• 保持一致的深度工作时间。理想状态下，你应该在每周固定几天的固定时间来养成这个习惯。比如，工作日到达公司后要做的第一件事。不管你做什么，你都要在那段时间内保持深度工作状态。

• 深度工作时间由短至长循序渐进地增加。开始的时候，我建议你保证20分钟的深度工作时间。一周以后，你可以增加至半小时。理想状态下，你应该可以保持在45分钟至一个小时内的深度工作状态，期间不受任何干扰。

• 坚决和各种干扰因素说不。这一点，在前文中也有所提及。但重要的是，不要只注意那些干扰因素本身（比如关闭社交软件的推送通知）。你应该做的是，竭尽全力去发现并解决那些干扰因素的源头（比如把手机关机并且放在其它房间）。

• 追踪管理进度，奖赏自己。为自己创建一个简单的追踪管理系统，让你实时跟进进展，并及时地奖赏自己。我非常喜欢美国脱口秀喜剧演员杰瑞·宋飞（Jerry Seinfeld）的方法，在我完成深度工作后，我会在日历当天画一个圈，然后我每天的目标就是保持画圈的动作，并且保证中途“不掉链子”。此外，我也会及时地奖赏自己。如果我做到了深度工作的话，我就会奖励自己一杯咖啡。

深度工作是一种强有力的效率解决方案。要想通过深度工作来提高效率，首先必须要养成深度工作习惯。

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4. 利用强推功能的优势

所谓强推功能（forcing function），指的是迫使你采取某种行为的一种机制。它也可以有效解决意志力或动机不强等问题。

当你在使用电脑过程中，突然一个广告弹出了桌面，是一个品牌新款衣服打五折的推广广告。你现在只有两个选择。其一，点击页面非常显眼的“YES”按钮，浏览相关内容；其二，你可能需要花一点时间去找那个完全不显眼而且极小的“X”按钮，从而关闭这个广告。

在推广营销领域，强推功能是一种常用的营销手段，用来增加潜在消费者变为实际消费者的可能性。除此之外，它也可以用来有效地提高个人效率。

比如，我真心希望自己能够在下周一之前写完这篇稿子，但我却一直在拖延。其实，我可以跟朋友打赌，赌约内容就是，如果我在下周一下午五点之前没有将初稿发送给他的话，我就给他100美元，他可以拿着这笔钱去买他想要的东西。

这就是一种强推功能。把100美元当作“赌资”，我实际上是在强迫自己（或者至少可以算作强烈鼓励自己）去坚持完成既定的目标，而不是为了眼下的享受而分散注意力。

极度高效的人士，都是善于利用强推功能优势的大师。

我们都应该能意识到，注意力不集中是非常普遍存在的一种现象，有时候，我们做事情的积极性也会大大减退。大体上说来，我们的自律性，可能并没有我们想象中的那么好。因此，与其抱以最好的希望，还不如抱以最坏的打算，然后再以此来行动。

就提高个人效率而言，以下有四个强推功能的实践案例：

• 如果你想快速完成大量工作，那你可以尝试只带着笔记本电脑出门，找个咖啡店坐下来工作。但是，千万别带电源线。

• 如果你希望在家办公的时候能够完成更多的工作，就把电视电源拔了，把电脑上所有非工作相关的软件都卸载掉。

• 找个教练，或者报名参加某项课程，提前把接下来几个月辅导或课程的费用都一次结清。

• 让你的助理或者配偶修改你的社交媒体账号密码，除非你完成某项工作或者达成某个目的，否则就让他们不要将新的密码告诉给你。

永远都不要依赖于工作积极性。相反，你应该设计一些适用于自己的方法，保证自己无论在何种情绪与感受下，都能够激励自己朝着既定目标奋斗。

译者：俊一