“充电”两小时，“通话”五分钟！最清晰的工作汇报是这样写的

1、结构意识与表达能力

我始终不明白一件事：我上三年级的儿子看了那么多书，为什么还是写不好作文呢？

一个培训老师给了我答案——结构能力差。

想一想，还真有道理。我让他写“奈良看小鹿”，他写了半天“地铁怎么坐，怎么去公园，怎么买鹿饼……”，等到开始写小鹿了，他一看字数差不多了，一句“小鹿真可爱啊”，硬生生地结束了全文。

当然，我不主张小学生去做这种束缚思维的作文结构训练，但是到了中学，写作文就要有结构意识了。

职场上更是如此。如果你明明是一个勤于思考的人，但领导总说你说话缺乏逻辑，写出来的东西都是“反人类”的表达方式，很可能是缺乏“汇报结构”的训练。

2、思考的结构与沟通的结构，有什么不同？

什么叫“反人类”的表达方式呢？来看一个常见的“反人类”式汇报吧：

“感谢领导能给我这个机会，感谢CCTV，感谢MTV……，我的汇报还不够全面，还请领导和同事们多提意见……（此处省略三百字）”

这就是表现一：不能快速进入主题，不能激发往下听的欲望。

“东北的XXX项目，倾注了团队大量精力，尤其是XXX、XXX和XXX（被领导打断：‘说项目，不要说这些没用的’）……，但进展不大，主要是因为客户的想法老是定不下来，他们的所有经费都是一把手‘一言堂’，具体执行的人又都是临时（每一句话的意义都在不停地跳跃）……”

这是表现二：一句话与下一句话之间，关联性弱。

“这个客户是XXX部介绍来的，我早说这个项目有问题，现在果然陷进去了（开始进入抱怨模式）……，当然，我不是这个意思啊，大家还是很努力的……”

这是最重要的表现三：过多的逻辑层次，在不断跑题中兜兜转转。

很多人很困惑，我在思考这些问题时，大脑很清晰，可为什么一表达出来，就会出用这些“反人类“的表达方式呢？

这是因为，思考的结构与沟通的结构有很大的不同。

在思考的结构中，最好的工具是思维导图。仔细观察思维导图的结构，它是“一个出发点，多个方向”的树状结构，我们可以多次“返回”出发点，

而沟通是“线性的语言”，永远只有一个方向——时间的流逝，不能回头，抓住听众的注意力非常难。所以不能直接把脑子里的”思维导图“拿出来讲。

那应该怎么办呢？先来看看下面的这个“很人类”的表达结构：

失了一颗铁钉，丢了一只马蹄铁；丢了一只马蹄铁，折了一匹战马；折了一匹战马，损了一位将军；损了一位将军，输了一场战争；输了一场战争，亡了一个帝国。

从思考的角度讲，单一原因、单一结论是很不科学的；但从表达层面讲，方向单一明确的推论，却是最容易理解的，因为它最符合“线性传播”的要求。

当然，“树状的思维”变成“线性的语言”，一定会丢失大量信息，怎么才能尽量把“核心的逻辑”保留下来呢？

3、向好莱坞电影剧本学习结构

对于“线性结构”，研究最多、也最有成果的，就是好莱坞的“电影剧本的结构”。

在《肖申克的救赎》中，有两个情节大家一定记得：

第一个情节是“安迪利用自己的金融知识帮助狱卒逃税，改善了自己的处境”，这段情节之后，安迪就开始了与狱中老大的“合作迷局”。

第二个情节是“监狱长毁掉了唯一能证明安迪清白的人，让他走投无路”，这段情节紧接着就是全片的高潮——越狱。

这两个情节点极其重要，它们收拢了前面的线索，激发出一个更大的冲突，并构成一个完整闭环的象征：表面上的安全，其实陷进了一个更大的局中（情节点1）；而看上去是绝境，其实是激励你的最后一博（情节点2）。

在上图编剧们总结的商业电影的基本结构中，情节点1和情节点2是整个结构的支柱。“情节点1”就是主角接到了一个任务、面临着一个选择、被命运带进一个阴谋，等等；“情节点2”就是主角陷入绝境、面临最大的危机，等等。

这两个情节点往往是前后呼应的，这样，整个电影的大逻辑就站得住脚了。每一种类型片都有自己的结构，但这两个情节点永远居于核心地位。

同样，在职场汇报中，我们也要在“思维导图”中找到这几个关键逻辑点（不一定是两个），把它串连起来。“思维导图”中其余的内容，如果可以证明、补充这几个关键点，就放在合适的位置；如果不能，就暂时放弃。

下面举一个职场上常见的“项目例行汇报讨论”的例子，应该如何围绕关键点，展开结构。

4、5步准备，7块内容

这是一次拜访客户后的汇报、相当于上学时写的记叙文，不同的是，职场汇报的重点不是“发生了什么”，而是“为什么”，以及“我们应该如何做”，所以，它更类似于“夹叙夹议”的结构。

比如我们向上司汇报“东北项目进展”时，这两个关键点的选择，就侧重于对事情的分析：

关键点一：项目进展不利，最主要的原因是对方的需求迟迟无法确认。

关键点二：希望领导能安排客户考察XXX项目，把他们的需求引导、激发出来。

明确了这两个关键点，就可以围绕这两个点组织材料、编织内容了。

我们准备工作可以分五步展开：

第一步：用一两句话，总结出议题、结论、观点等等；

第二步：在草稿上列出这两个关键点，并摆好前后顺序，先讲什么，后讲什么；

第三步：对这个两个关键点进行展开，包括：证明、补充、具体化……

第四步：把“结论、关键点、关键点展示”这几个元素排好，看看中间需要补充什么，让表达更流畅。

第五步：回头对照你的思维导图，看看还有什么重大的遗漏，以及逻辑不通的地方。

提醒一下，准备汇报材料不是从头“写”到尾，而是从几个关键点分别往两头“写”，这就是“结构意识”。

充电两小时，就为”通话五分钟“。经过这五步准备后，在这个总长度为5分钟的项目进展汇报中，我们的内容就分成下面七个部分：

开头（新闻报道式开头，发生了什么）：上周的大致行程；

关键点一（结果是什么）：项目进展不利……；

关键点一的展开（证据）：两次会议都没有结果……客户没有定时间……对方的大领导没有出席会议……；

两个关键点之间的过渡（小结，引出关键点二）：所以，我们的核心问题是，解决客户的疑虑，尽快让他们确认需求……；

关键点二（行动方案）：我有两个想法，希望大家讨论能讨论一下，方案一……；方案二：……；

关键点二的展开（补充说明）：这两个方案各有优缺点……；

回顾总结（重复最核心的内容）：虽然由于客户的原因，项目进展不大，但我们已开始聚集核心问题，这两个方案……

保留了上面的七个部分的同时，我们删除了思维导图上的一些分析，包括两类：

第一类：与关键点关系不大的信息，包括：客户内部矛盾、团队的努力、项目的其他问题、部门配合的问题。这一类信息，可以在汇报的讨论阶段，见缝插针的说明。

第二类：与关键点矛盾的信息，包括：项目自身的缺陷（无法解决的问题）、其他可能的行动方案（比如放弃项目），等等。这一类信息，提出的时机还没有成熟，不如不说。

你看，这一点都不难吧。我在《逻辑性差怎么办？4个“苏格拉底式提问”一定有帮助》中说过，别把逻辑想得太复杂，人们喜欢的逻辑，不是哲学上严谨枯燥的形式逻辑，而是“因果关系”——因为大家都需要一个有安全感的世界，你的论述结构越简单清晰，大家对你的信心越强。

5、产品方案介绍的结构

汇报的另一种常见形式是产品方案介绍，相当于以前的说明文。

它也有一个最简单的基本结构，就是“总分总”结构：结论→特征1→举例1→特征2→举例2→重复结论。

其中”特征“相当于关键点，跟前面类似，这里我就不多说了。

这个世界有无数种好结构，但值得你反复练习的，一定是最经典、最基本的结构。

6、人生的答题逻辑

我一直在反思一个问题，为什么很多职场新人罗罗嗦嗦说了一堆话，什么也说不清楚。后来我发现，这恐怕跟我们应试教育的考试要求有关。

一条论述题，按答题点计分，答多了，不扣分（除非有错误），答乱了，最多扣一分。这就导致我们想到什么，就往上堆，反正不扣分。

但人生的答案不是这样的，答多了要扣分；答乱了，就是零分，能不能拿高分，就看你能否找到那几个关键点，和它们的内在逻辑。

（本文为“职场逻辑能力提升”系列第三篇）

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