如何重新定义“效率”这个东西？

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编者按：做事或工作效率这个词，一直以来被大部分人所误解，认为效率高就是很快完成一件事情。但如果我们对自己做的某个事情、某件工作任务进行复盘，会不会发现其实结果不尽如人意，而且会出现很多无用功？无用功等于浪费生命。所以，作为一名社会人，开始认真地对待生产效率这件事吧。当我们开始研究生产效率，并利用生产效率理论指导工作实践时，生活和工作中的惊喜和成就会接踵而至。想要详细、透彻地研究提高生产效率的方法，请看生产效率专家Michelle Loucadoux的这篇文章，原文标题为：Redefining Productivity To Be Effective for Effort。

划重点：仅仅为了完成任务而做事是效率的反义词。这是浪费时间。如果你做的事情没有一个期望或打算实现的结果，那你很可能就没有实现效率。

我和很多人一样喜欢一件一件地完成待办清单上的任务。我享受一天结束时真正“把事情做完”的感觉。我一直专注于研究生产效率相关领域，这使我得到一个机会——有家公司找到我，想让我成为他们的生产效率专家。

我相信生产效率的核心不仅仅是完成更多的事情。我认为生产效率运动背后的真正驱动力是认识到我们的资源（时间、注意力、金钱等）是有限的，人们都想利用它们，以使我们的生活更美好。不幸的是，许多人在寻求最大限度地利用资源的过程中迷失了方向。

我是一个非常高效的人，但是我对生产效率这个事情了解得越多，就越意识到我一直在用错误的方式看待它。我需要重新定义效率，这样才能真正地重新组织自己的生活，才能完成重要的事情。在这篇文章中，我很高兴与读者分享我是如何重新定义生产效率，以及它是如何彻底改变我的工作方式的。

首先，让我们研究一下生产效率的定义（这会使我有些书呆子之嫌）。根据《牛津词典》，生产效率是“以单位投入的产出率来衡量的生产性付出的有效性，尤其是在工业领域。”现在，这是一个很长的定义（即使对于像我这样的书呆子来说），所以我认为把它分成两个可分解的部分是很重要的。

生产性付出的有效性

生产效率定义的第一部分是指生产性付出的有效性。这对完成工作而言意味着什么？我的关键词是效率。

多年来，我为很多人做了许多既没有效率也没有成果的事情，但做这些事也需要耗费很多的资源。我答应和实际上不想花时间在一起的人去喝咖啡；我花了几个小时帮助别人做一些我并不关心的事情；最糟糕的是，我花了很多年的时间在一个职业上转来转去，从内心深处，我知道不会有什么成果。

当我在做这些事情的时候，我觉得自己是富有成效的。我把“和Mary一起喝咖啡”写进自己的计划里，然后必须实施这个计划。我把计划清单里相关项目的照片发到Instagram上，按时打卡记录，在每天完成的事项那里打一个大大的、红色的X。如此这般，我自我感觉很高效，但当我针对所做的事情对照生产效率的定义时，发现这些事项并不是有效的。

我所有的活动都需要付出努力，但这些活动并不是有成效的。那么，“有成效（effective）”这个词到底是什么意思？“成功地产生了一个渴望或预期的结果，”牛津词典的专业人员说。我意识到——在真正重新定义生产效率之前，我的努力是无效的，因为我没有选择把时间花在有最终预期目标的事情上。

对于一起喝咖啡、重新整理衣柜、或做一份没有前途的工作等这些事，我并没有“意图实现的结果”，这些任务就不可能是有效的，也不会产生一个特定的预期结果（只有出现预期结果的事情，才会开始变得有成效)），因为我不知道自己是否有预期结果、预期结果是怎么开始的。

我决定更详细地分析它，所以我在便利贴上写了这条信息，将其贴在了浴室的镜子上:

仅仅为了完成任务而做事是效率的反义词。这是浪费时间。

在一天中，如果你做的每件事情都没有一个打算实现的结果，那你很可能就没有达到自己本可以达到的效率。那么，如何确保自己正在有效地做那些有预期结果的事情呢？

如何让自己的付出更有效率

我知道，对我来说，除非把事情写下来，否则各种想法往往会在我脑袋里像弹球一样蹦来蹦去，转变成各种各样的事实。简言之，我可以说服自己做任何事情。

举个例子：此刻我必须停止继续写这篇文章，这样我就可以马上查看电子邮件，查看我妈妈是否已经给我发了那张照片，因为我需要在高峰时间把它发布到Instagram上，以获得最佳的浏览量。

从这个例子我们可以看出来，我的大脑只是想休息一下。我并不需要马上从一堆电子邮件中找照片。但是，如果我把脑海中反复出现的东西写下来，就很难欺骗自己了。

通过在日程安排中另外增加一个专栏，我成功地确保了自己的付出是有效的。在每一个计划任务的旁边，我写下对这个任务的预期结果。下图是我日程安排中的一页：

在这页日程安排里，你或许对“Day Batch Danscend”很好奇，Danscend是我的公司名称。你可以在这个页面里看到我这一整天的所有活动。你也会注意到，我对“玩得开心”这一预期结果是乐于接受的。事实上，如果你浏览自己的日程表，就会发现没有任何活动的唯一目的是享受其中或开心。我强烈建议你将它们添加进去。乐趣是很重要的。它能让任何需要创造力的人恢复活力。

当开始在计划清单中写下预期结果时，你可能会发现有些事情没有预期结果。更糟糕的是，你可能会发现他们之所以在你的日程表中，是因为你觉得需要把他们放在那里，又或者是因为别人想让你这么做。我强烈建议你们认真研究这些事项。如果可能的话，用有成效和目的性强的活动取代它们。这就是生产效率的核心。

最后，在把预期结果写进你的时间表几天之后，评估下你每天为完成这些事所付出的时间比例。例如，你是否会把20%的时间花在自己创业上，80%的时间用来帮助别人创业？或者你在一项任务上花费的时间比原本想象的要多得多？当评估自己的预期结果时，可以问问自己以下这些简单的问题:

• 我的预期结果是否符合自己的价值观？

• 我是否把大部分时间花在对自己来说最重要的事情上？

• 我有没有在日程表上安排自我关怀或让自己开心之类的预期结果？

• 我觉得自己的这些付出是真正有效的吗？如果不是，还有什么能让他们更有效率呢？

在一天结束的时候，可以看下自己这一天是如何分配时间的，为什么这样分配，以及你所做的哪件事是比较重要的。你可能觉得自己效率很高，但如果你的付出没有效果或成果，那么效率就没有你想象的那么高。

单位投入产出率

《牛津词典》对生产效率的第二部分定义是:“以每单位投入的产出率来衡量。”知道自己的付出是有效的很重要，但知道自己如何衡量它们以及所付出的是否值得也很重要。

如果一项活动的产出大于投入，则该活动被认为是有生产效率的。产出越大或投入越少，活动的生产效率就越高。

让我们从植物的角度来看待这个问题（我喜欢园艺）。如果我给一株花椰菜连续浇水两个月，但它只产出两小片可食用的花椰菜，这就不是一株多产的植物。同样地，如果我给同样一株花椰菜浇水两个月，它产出32个花椰菜冠，那么我认为这株就是多产的。在这个例子中，衡量的标准是花椰菜的可食用花冠。

你可以把这个方法应用到生活中的任何事情上。让我们看另一个例子。我现在正在宣传我的一本书。因为我不能准确地估计这本书的购买群体，所以我把相关的回应作为衡量标准。以下所我针对这本书的两种推销方法产生的衡量方法：

一个小时的开发信 > 2个回复

10分钟的社交媒体帖子 > 9个回复

显然，在社交媒体上推销这本书要比发开发信有效得多。（还涉及很多其他因素，比如电子邮件的购买忠诚度更高等等）但重要的是，在我花时间衡量这两项行为的输入和输出之前，我一直认为电子邮件比社交媒体更有效。

用迈克尔•戴尔（Michael Dell）的话来说，“任何可以衡量的东西都可以改进。”通过衡量两种推广方式收到的反馈，我发现在Facebook和Instagram上发布书籍信息，比冷冰冰地给人们发电子邮件更有效。

译者：Vivi

如何最大化单位投入产出

首先，对于每一次投入或付出，你都应该选择衡量标准是什么。如果你不知道衡量标准是什么，就无法进一步往下开展。但是这可能有些复杂，因为很多东西可以用不同的标准来衡量。

例如，我可以从网友的观点、点击率、被接受的出版物或它的盈利数量来衡量一篇文章的有效性。都是同样的活动（写作），但却有不同的衡量标准。以下是其他活动以及对它们进行衡量的方式:

• 给客户打销售电话 > 销售产品或服务的量

• 与朋友一起徒步旅行 > 活动过程中收获的快乐（快乐程度为1-10分）

• 工作会议 > 所达成的决策的数量

同样，如果你不知道自己的衡量单位是什么，就很难衡量生产率。

接下来，使用你的衡量单位来评估每个活动是如何与它们的输出相匹配的。如果你做了很多工作，但收效甚微，也许你应该改变方式方法了。

例如，最近我开始拒绝继续从事一份给年轻演员提供事实反馈的工作。这份工作理论上看起来很棒，因为我每个学期都能赚很多钱。然而，当我分解自己在这个项目上花费的时间时，我意识到每小时只能赚不到12美元。

在这个例子中，我的衡量单位是每小时赚到的钱。当我真正看输入和输出时，它并不值得我花时间。我意识到可以把这些时间花在其他地方，以获得更大的货币产出。

结语

我认为我们中的很多人都在以错误的方式提高生产效率。我们生活在一种痴迷于生产效率的文化中——专注于把事情做完、寻找新的方式生活、试图以最快的速度成功等等，但却经常对自己努力工作的结果不满意。

当你真正花时间向后看，重新定义“把事情做完”对自己的意义时，我相信你可能会发现有些事情根本不需要从待办事项清单上划掉。当我这么做的时候，我很惊讶地发现有很多资源被浪费在了没有预期结果的活动上，而且我付出努力所做的很多事情却只获得了很少的回报，这些回报不太值得我的付出。

因此，每隔一段时间，后退一步、重新评估、重新定义并设定一个新的方向是很重要的。对我来说，重新定义生产效率帮助我做到了这一点。

译者：Vivi