36氪领读 | 全球千万人正在使用的个人事务管理系统，解放时间才是真富有

文 | 大写的向日葵

每个人每天都有24小时，如何分配便决定了每个人的不同。《每周工作四小时》里面说：能解放自己的时间的人才是真正的富有。所以如何高效的管理时间，是值得花心思来学习的。

今天给大家推荐一本好用可操作的工具书《搞定》，搞定（GTD）是作者创造的综合管理系统，因对生活和工作规划有着显著效率提升而风靡全球。

本书一共分为三个部分，第一部分“搞定：通向从容之道”起到了提纲挈领的作用，讲述了提出这套系统的背景，以及它的五大步骤：1）收集，2）理清，3）整理，4）回顾，5）行动。通过这五大步骤，以此达到清空大脑、每件事都有着落的目的。这样我们就不用时刻惦记着各类事项，节约了时间和精力。

第二部分“远离压力，提高效率”，详细介绍了五大步骤的含义以及操作方法。

第三部分“三个关键原则”强调了五大步骤执行过程中需要注意的地方 -- 1）养成收集的习惯；2）确定下一步行动；3）学会关注结果。

书中干货很多，适合大众且容易操作。其中有三点让我印象很深刻。

两分钟决定法则

每次有一个新任务的时候，我们根据此法则来快速判断，是当场解决任务，还是删除或者放入分类的文件夹。

制定清单，明确行动

为了激发读者的创造性思维，作者分享了他本人使用多年的核查清单题目列表：

工作责任范畴（工作的职责范围）

运动疗法（肌肉抗阻训练计划）

旅行核查清单（旅行前要检查和完成的事情）

每周回顾（在每周回顾中要检查和更新的事情）

培训计划的组成要素（当推出某个培训新课程时，一切需要处理的情况，从前期到后期）

关键客户

要保持联系的人（所有你想联系的圈内人）

年终活动（这一时期的所有总结活动）

每个人会先根据清单，列出自己需要做的事情，然后开始分类。待办事宜分类有多种方式。比如，按需要完成的时间；按情景分类：在家，办公室，外出等；按手边的器材分类：手机，电脑等。举个例子，你打算给某个好久不联系的朋友打个电话，就合适在家（而非外出）且手机在附近时实施。

分类之后，我们一定要列出具体的下一步行动。注意，列出来的不是原材料，而是行动。比如你要修车，不能记录“修车”，而应写下“在网上搜集修车信息，选好后给修车厂打电话预约”这类不需要额外思考，可立即执行的动作。

总结与回顾

在行动清单确定后，我们要定期地回顾执行情况，以保证系统能持续更新。工作上，每周五最后的两个小时可用来反思这周系统的表现，并收集和整理下一周的任务。

有时候我们不是能力出了问题，而是想得太多，担心结果，导致过多的精力被消耗在无用的地方。运用GTD系统，会让我们停止消极的想象力，从而能专注于焦点领域。

看完这本书后，我发现自己很多观念和作者不谋而合。书中提到的一些想法，我目前也有用到平时的规划中。

目标与规划

我喜欢设待办事项，并分成了1）需要最近完成的，2）可以等待的，以及3）长期的想法等。等待清单主要是生活上不着急完成的事情，这类事我选择闲暇时做。另外，我经常记分类笔记，并在手机和电脑间同步。

在长期和短期规划方面，我会先设置一些目标（类似于作者提到的根据清单列待办事宜）。然后据此制定时间维度的可量化行动，定期审查自己的完成度和执行新任务。时间维度从长期（5-10年），中期（3-5年），短期（季度），超短期（周）不等。

比如这个季度，目标之一是写作。可量化的任务就制定为每月至少写两篇文章，类型不限（工作项目总结/生活随笔/读后感）。每周日晚上，我会定下周的目标，涉及到具体的要读哪本书，上哪门网课等。这些不同时间维度的目标，贯穿起来，又和我自己的长期目标（提升自己的表达和沟通能力）相吻合。作者也提到，“最难做的事就是把远大的理想融入平凡的日常活动中去。但其实二者在思维层面上的要求是相同的”。

不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海。我们要做的是现在就列出目标，确定清单，然后利用GTD这套系统，帮助自己达成想法。

日程管理

我还有个生活日历，上面既有定期行为（家务/冥想），也有一次性活动（朋友约定/看演出）。定期行为因为有日历提醒，我变得更加自律，减少了因为惰性而拖延的可能性。而一次性活动，因为有日历帮我记着，我就不需要把它们一直装在脑子里。

在工作中，我把手机静音，放在目不能及的地方来减少干扰。还有，我采纳了几个常见的提升效率的建议：1）发掘一天之中最高效的时间，然后把那段时间的日历定下来，只专注于自己认为优先级最高的事情，不接受与他人的会议；2）每天固定2-3个时间来查阅和回复邮件；3）每周五下班之前抽出时间来回顾这一周的表现。

这些方法，让我在日常的工作生活中处理事情更加得心应手，有条不紊。

结语

好的知识是需要跟人分享的。同别人交流你从书中获得的知识和实践经验，不仅会帮助了别人，也可以给自己带来新的启发，是一种很快的学习方法。所以我整理了此篇读后感，希望可以让更多的人受益。另外，好书要多读，才把知识变成自己的。作者也提倡读者3-6个月后再回顾本书的内容。到时读者肯定会发现很多第一次阅读时漏掉的东西。

时间不是海绵，挤一挤不一定有用。如果你也有过时间不够的烦恼，强烈建议开始使用这套系统。运用GTD，提升工作生活效率会对节约时间更有效。

书评作者

大写的向日葵，时隔十年又拾起写作爱好的数据科学从业者。重新（从心）出发，写出我心，向阳而生。希望通过阅读为自己汲取营养，通过写作给大家分享感悟。公众号“大写的向日葵”，不定期分享，期待与你的交流。

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