如何用30分钟挽救9小时的无效工作？

编者按：本文来自微信公众号“LinkedIn”（ID：LinkedIn-China），作者翘楚，36氪经授权发布。

《稀缺》一书中，作者沙菲尔提到一个很有意思的例子，来说明忙碌带来的时间稀缺，会带来的后果：

想象有一大一小两只箱子放在面前，你需要往里面装东西并且带走箱子。

如果你拥有的是大箱子，那么你在装完必须的衣服行李等物品之后，空间还会有空闲。

而如果非常不幸，你拥有的是小箱子，那你必须对空间非常精打细算，不断权衡。

到头来却发现，无论怎么布置，箱子都是满满的，但是需要带的东西依旧没装完。

工作几年后，我们常常会发现自己身陷这样的困境：时间表被塞满，但越忙越没有成就感。

遭遇时间困境时，你需要的是“留白”式高效工作

这种时间困境是我们每个人都会遭遇的：

我们必须时刻权衡，在下一刻要做什么，因而时间表上也是排满的，由于过于忙碌处理事务本身，会错过很多工作中真正重要的事情。

而这一现象，叫做“管窥”。

所谓管窥就是通过一根管子看东西，管子以外的东西是看不见的。

对于稀缺有限的事物，人们心理上容易造成管窥效应，促使个体过分追逐，从而忽略整体和长远的判断。

这里，“管子”就代表了有限的时间和稀缺的财富，而我们因此变得目光狭窄，找不到真正的意义，很难拥有成就感。

《深度工作七步法》的作者惠特克在书中说到，在纸上画一个花瓶，你可以谈论绘画中的图案和底上的留白，而如果画面全部被填满，整幅画面就失去了美感和层次。

快节奏的生活，996，007式的工作模式，如何留白呢？

我有一个很有用的小技巧，是和前经理学到的：

她的日程非常满，但无论如何忙碌，她也会每天给自己留出30分钟的空白时间，这段时间不进行任何会议，不打电话发邮件，而是由自己完全自由安排。

有时候她会学习MBA课程，有时候会回顾最近的工作，有时候只是躺着任由思路满天飞。

起初，这样的空白让我觉得工作效率会降低，会少处理很多事情。然而坚持三周之后，我发现自己解决问题的能力提高了：

许多之前看不到的问题，没有思考的点，都因为刻意的留白，而浮现了出来。

那么，我们可以在留白的时间做什么呢？

试试看，每天提一个优质的问题

耶鲁大学2019年的新生演讲上，校长Peter Salovey没有讲大段大段的人生道理，而是讲述了诺贝尔物理学奖获得者拉比的故事。

他说拉比的母亲在他年少时，每天放学后，不像别的父母一样问孩子的学习。她只问他一个问题：

你今天在学校问了一个优质问题吗？

母亲的提问帮助他养成了寻找优质问题的习惯，他因此注意到很多之前没有注意到的事情，并且开始真正思考事情之间的内在联系，这可以说为他后来在学术研究上的成功打开了一扇窗。

而我认识的一个很厉害的姐姐，27岁就当了外企高级经理。

她闲聊的时候给我说过，工作中经常会出现一些问题，很多时候老板或前辈会告诉她，这个用什么方法是做不到的，或者必须用什么什么样的方式去做。

而她的核心逻辑是，问自己这些问题：

做不到是因为客观原因，还是主观原因，如何才能做到？除了大家公认的Plan A，有没有Plan B，C，D？

正因为她经常问自己这些优质问题并深挖，她才总能找到与众不同的解决思路。

随后的一个月，我开始每天腾出半小时时间思考并问自己一个优质问题：

哪些事项耗时最长？是人为因素还是客观因素？怎么能改变？

相同的一件事，为什么小A和小B达到的效果天差地别？可以怎么学习？

和我天天相处的同事们都在做什么业务?我们可以如何沟通和配合？

......

而这些问题是可以分成3类去进行汇总的，

• 人：

和做事的人相关的所有问题，比如同事的做事风格，工作喜好等等；

• 事：

这件事本身的所有问题，比如事情的计划，流程，安排等等；

• 环境：

你所在公司、团队的氛围，准则，不成文的规则等等。

而每天问自己一个优质问题的底层逻辑，是发现工作中更多的可能性。

试想，一段时间之后，我们天天见到的人都是一样的，每天的任务也是有章可循的，公司的流程也是基本一样的。

而在这个时候，如果你还能坚持发现并且深度思考某个问题，能够达成的成就有可能更大。

如何问出优质问题？“5Why工作法”帮你直抵本质

我们如何发现“优质问题”呢？“优质问题”不同于普通问题，它是有价值的、经过深思熟虑的问题。

在你不知道要问什么的时候，我建议使用职场中常被用到的“5Why工作法”找到一个优质问题。

5Why工作法来源于丰田佐吉，是通过对一个问题点连续以五个“为什么”来自问，鼓励解决问题的人要努力避开主观或自负的假设和逻辑陷阱，从结果着手，找到问题的根本原因。

举一个经典的例子：1980年的美国华盛顿广场的杰斐逊纪念馆，墙面出现裂纹。

如果只是不加思考，直接找工匠修理，就不会发现下面的问题。

专家们一开始以为是酸雨导致，后来发现这个纪念馆的受损情况比其他建筑物更严重。而通过5Why工作法，我们可以这样发现解决思路：

为什么杰弗逊纪念馆受酸雨影响比别的建筑物更严重？因为清洁工经常使用清洗剂进行全面清洗。

为什么要经常清洗墙壁？因为墙壁上有着大量的鸟粪。

为什么会有那么多鸟粪？因为大厦周围生活着很多燕子。

为什么会有那么多燕子？因为墙上有很多燕子爱吃的蜘蛛。

为什么会有那么多蜘蛛？因为飞虫在这里繁殖特别快。

为什么飞虫在这里繁殖特别快？因为大量的飞虫被黄昏的灯光吸引。

而只要在天还未黑之前，拉上窗帘，杰弗逊纪念馆的问题就解决了。这个故事，就是应用5why分析法的经典小案例。

而在这里，最后的一个问题：“为什么飞虫在这里繁殖得特别快？”就是一个优质问题，因为它指向了最后的解决方案。

在工作中我们也可以这样问自己。

比如一只公关汪的自问：

• 为什么我工作没有成就感？因为工作日即使保持连轴转的状态，却依然忙不完。

• 为什么每天连轴转却依然忙不完？因为时常被打断，又总有突发情况出现。

• 为什么有突发情况出现？因为公关的工作性质，总会有需要紧急应对和处理的事情。

• 为什么总会有需要紧急应对的事情？因为公司处在上升阶段，媒体常常盯着不放，压力很大。

• 为什么压力很大？因为没有建立有效的预案，经常是出了事情再想解决办法。

这样，我们就找到了优质问题的解决方法——需要建立预案，包括完整的应对流程，紧急情况下的人员分配等等，而不是让自己的工作被突发情况经常打断。

平时再忙碌，你一定也要找到自己的“留白”时间，每天问自己一个优质问题。

正如耶鲁校长Peter Salovey所言，所有重大的发现都来自问题。

明天，你会提出哪一个优质问题呢？