几千年来，为什么人类逃不掉“开会”这件事？

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编者按：应该没有人会喜欢开会。拖沓低效的会议既浪费大家的时间，又增加公司的成本。所以，会议的正确打开方式是什么呢？本文编译自《纽约时报》，作者Caity Weaver，原文标题“Meetings. Why?”，希望给您带来启发。

可以说，会议贯穿了几千年来人类文明的发展。

古埃及人发明了很多象形文字来表达“会议”的概念。由此我们可以推断，至少他们中的一些人会花一些时间聚集在一起进行协商。一个不经常举办会议的市政议会，就像一个没有公牛的斗牛士竞技会——只不是一群坐在一起的小丑。

四千年后，会议一词也经历了翻天覆地的变化，出现了各种变体：“站会”（stand-up）、“全体会议”（all-hands）、“签到”（check- in）、“复盘”（later-mortem）……当新冠疫情的爆发使传统的面对面会议无法继续进行时，人类发明了各种新的会议形式，这些变化的到来势不可挡，就像月球引力带来的潮汐奔涌向海岸一样。

数字化形式的在线会议不可避免会有延迟，但人类已经很满意了。

然而，有些人认为仅仅看到、听到同事是不够的，这些人大多来自管理阶层。他们认为，必须在物理上足够接近才能达到会议应有的效果。只有当员工重新回到办公桌前，会议的疯狂魔力才会再次在工作场所闪烁。公司正通过强制要求员工回到办公室来庆祝新冠疫情的逐渐缓和，而疫情最严重时的在线会议，也被打上了效率低下的标签。

当我们不在线下见面时，除了被办公室狂热者称为“在场感”的东西之外，我们究竟还会错过什么？接下来，我将试图解释为什么工作中总有开不完的会，并探讨在线会议到底缺失了什么。

人类为什么需要开会？

加州大学伯克利分校（University of California, Berkeley）的历史学家Caitlin Rosenthal认为，现代会议最早可以追溯至工业革命时期大型企业的兴起和“员工也是人”的观念的诞生。

Rosenthal说：“这是一个可以被描述为从手工作坊向工厂转变的时期。”她曾在麦肯锡公司（McKinsey & Co.）担任顾问，在那儿参加了“很多次会议”。

Rosenthal指出，在一个只有少数员工的小型制鞋作坊不需要太多的内部沟通，但如果一家鞋厂雇了数百名员工、通过现代化机器来提高产量，就需要在员工之间分配工作任务，并通过铁路等基础设施进行分销配送。

“突然之间，你需要以正式的方式分享信息，会议随之而来。”Rosenthal说。

与此同时，许多大型企业也在重塑其所有权结构。“市场上出现了更多的公司，”Rosenthal说，“尤其是股份制公司，需要定期召开股东大会或董事会会议。”年度会议发挥了审查的作用，也提供了规划扩张的机会。

开会时我们在做什么

不是每一次会议都是为了就重大问题进行投票。有时会议的内容很简单：讨论晚会的主题；向员工公布最新的数据储存方式；确定春季运动会的日程安排。当面讨论能有效地实现这些小目标。

当然，在工作场合传递信息的方式还有很多——同事之间的口头交流、即兴或是准备好的演讲，抑或是超大声的争论。

但有些糟糕的会议本是出于好意。英国作家Antony Jay在1976年发表的关于有效职场沟通的著作《如何举办会议》（How to Run a Meeting）中警告读者，一场会议如果必须等待每个人都到齐后才正式开始，那么一定会有人迟到，“别无他法，唯有准时开始。”Antony Jay在书中介绍了无数种会议类型，分别阐释了其目标、领导策略、讨论结构、座位安排、会议议程等——所有会议的最终目标都是提升生产力，这就像埃舍尔的平版版画一样一目了然。然而，Jay本人却是坚定的会议反对者，他认为只有在不召开会议带来的后果足够严重的情况下，才有开会的必要。

哈佛商学院（Harvard business School）工商管理学教授Tsedal Neeley则将职场会议的泛滥归咎于一种不言自明的假设，即口头交流是最好的沟通方式。她说：“我敢打赌，人们完全可以取消至少50%的会议。”

简而言之，开会可以是一件好事——但只有在不得不开会的情况下。

Neeley还认为，一场会议的参与者最好不超过6人，以减少与会者划水的可能。

科技改变会议

2020年2月中旬，谷歌视频会议Meet的工程师们收到警报，称亚洲服务器的流量异乎寻常地高，如果不加控制，可能超过服务器的最大荷载；此后不久，来自意大利的流量警报再次出现。为了应对“流量风险”，谷歌特别组建了一个由来自不同时区的工程师组成的事故响应团队，以确保Meet能够全天候正常运行。

“一夜之间，视频通话变成了一项最重要的业务，”谷歌公司的安卓系统通信产品的高级总监Sanaz Ahari说。

为防止宕机，谷歌增加了23个国际数据中心的服务器负载能力，并允许所有Gmail账户免费注册Meet（以前是付费服务）。目前，Meet在全球有超过15亿用户。

据谷歌称，2020年1月至3月期间，Meet的每日使用量峰值增长了30倍；从2020年3月到2021年3月，一年之内，全球用户在Meet参加了超过60亿次会议；在夏季的高峰时期，Meet的每日会议时长为75亿分钟。

虽然远程视频会议的激增是为了保证公司业务能继续进行，但这种线下到线上的转变也对员工的个人生活产生了负面影响。

为了带孩子，历史教授Rosenthal不得不拒绝一些会议，“其中大部分都不是必要的。”

会议的“在场感”重要吗

Kristin Arnold将自己的职业描述为“高风险会议主持人”——多年来她一直在抱怨会议纯属“浪费时间”，许多与会者“不知道他们为什么要参加会议”。“如果每个人都讨厌糟糕的会议，为什么我们还要继续开会？”

Arnold认为，显而易见的答案是，许多人不知道会议的“正确打开方式”，仅仅是参加过会议“不一定意味着你知道如何主持会议”。

Arnold提议，有专注的目标能够提升会议效率，就像在荒野上依照指南针前行一样。她认为，与其邀请人们参加会议、讨论重返线下办公室的政策，不如讨论如何保证那些仍然在家工作的人有更多的参与感。

根据Rosenthal的经验，当会议有明确目标时，就不再会“让你显得很忙但其实什么都没做”。她说：“你得知道要在会议中做什么。”

总而言之，会议的正确打开方式是尽可能清晰的目标和尽可能少的与会者。

译者：胡颖