在初创公司快速发展的过程中，如何才能确保畅通有效的公司内部沟通？

编者按：文来自First Round Review，他们准备的文章既讲故事，又向创业者提供具有很强操作性的建议，以助力打造优秀的公司。很多科技类初创公司都会遇到这样的问题，公司在发展初期表现抢眼，但在公司快速发展的过程中，由于内部沟通出了问题，导致公司一蹶不振。那么如何才能保证公司在快速发展的过程中内部沟通的畅通和有效呢？在本文中，专注于深度链接技术的URX的 CEO Mininovich分享了自己的经验。

在今年年初，URX还是一个默默无闻的初创公司。今年4月份，URX获得了一轮1200万美元的A轮融资，接踵而来的便是各大科技媒体的争相报道，URX也迅速火了起来。如今，URX已经成了“深度链接”的代名词，深度链接能够实现在应用内连接到任何页面。在获得1200万美元的融资后，URX的员工规模也增至近20名，公司也即将进入一个爆发性发展阶段。虽然取得了不错的成绩，但URX的CEO John Milinovich（下图）却无时无刻不在为一个问题夜不能寐：在公司快速发展的过程中，如何确保公司内部畅通有效的沟通，以助力URX成长为一家伟大的公司？很多科技类公司发展初期表现抢眼，但在发展的过程中，由于公司内部沟通出了问题，导致公司一蹶不振。Milinovich下定决心避免此类悲剧在URX上重演。

为此，Milinovich还曾向很多资深企业家学习如何才能保证公司内部畅通有效沟通。Milinovich最后坚持这样一个观点：如果作为个体的人可以专注于自我提升，那么公司也可以这么做。他采取了4种措施来确保URX内部沟通的畅通和有效。

“有意见直接提”工作例会

在公司最初招聘时，Milinovich和他的合伙人就在招聘员工上就有所偏重，他们只招聘那些善于提出和接受意见反馈的人。这些人往往敢于对他们所从事的工作提出质疑，如果对产品有什么问题和意见，他们会直接提出来，不会藏着掖着。此外，他们还能够建设性地接受别人的批评。为确保使整个公司都能做到这样，公司制定了“有意见直接提工作例会”。每个周五下午，公司的所有团队成员都会聚集在一起召开“有意见直接提工作例会”，每个人都可以在会上直接分享自己的想法、诉说自己的苦衷、提出自己的反对意见以及对工作的不同看法。这里只谈事，不谈人。

URX的很多问题都是在“有问题直接提工作例会”上解决的，包括URX是否应该和某个客户合作、员工的休假制度的制定等等。对员工提出的所有意见反馈，URX的领导层都会作出积极回应。创造一个能够让大家说出自己真实想法的畅所欲言的开放环境可以增强员工对公司的归属感。

“最好的组织不仅善于征求有建设性的意见反馈，最重要的是还能够从中有所作为。”

我们想让公司的所有员工都知道，在“有意见直接提工作例会”上，他们可以毫无顾忌地表达自己的真实感受，因为这里只对事，不对人，所以没有人会因此受到他人的人身攻击。在这里目的只有一个，那就是帮助公司更好地发展。举个例子，在一次工作例会上，有个员工表示，每次想休假都不好意思向公司提，因为公司的创始团队成员都没有休假的，而对于员工休假，公司也没有明文规定。了解了这位员工提出的这个问题后，我们又向其他员工了解他们是否也有同样的感受，经了解后发现大部分员工都有同样感受。于是我们便抽时间和这些员工一道制定了详细的员工休假制度。

每次的“有意见直接提工作例会”的时间非常有限，只有大约1个小时的时间。因此我们鼓励那些有问题和意见的员工直入主题，同时也鼓励员工对他人提出的问题和意见积极献言献策，共同解决问题。

URX的领导层通常会用Google Moderator提前搜集员工的问题和需要在工作例会上讨论的话题，这样他们可以提前准备如何更好地回答员工提出的问题。在时间分配上也要考虑，如果搜集了10个问题，那么在例会上我们在每个问题上只能花5-6分钟的时间。

在“有意见直接提工作例会”上讨论过的所有问题都会传到URX内部的讨论论坛。在论坛上，公司所有员工都能实时了解哪个问题是交由谁去完成的以及问题解决的进展情况。问题一旦解决，它们的状态就会更新为“完成”。

在公司目前的招聘中，“有意见直接提工作例会”也发挥了重要的作用。新员工在入职后的第一周都会被要求参加这个例会，如果他们一开始就能很好地融入其中，说明他们与公司文化是有一定的契合度的。有充满好奇的新面孔和新声音加入进来可以为大家提供不同的看待问题和解决问题的视角。

还有一点非常重要，要以一种或大或小的庆祝胜利的方式来结束每次的例会。不管在过去一个小时的例会中碰到过什么问题，气氛有多么紧张，要确保大家都以一种积极的状态结束例会和过去一周的工作，这是非常有益的，因为它给大家一个彼此鼓励、祝贺和分享成绩的机会。

技术讲座

URX所坚信的一条核心原则便是终身学习。通过创造终身学习的环境的方式来实现公司整体更好地发展，同时也鼓励员工更好地突破自我。

公司的所有团队成员都会被邀请参加各种技术讲座，通常是在午餐时间，一周几次。主讲人通常是公司内的某个员工，讲座的内容非常广泛，可以以自己所从事的一个项目为主题，也可以是自己感觉非常有意思的任意一个话题。虽然这些讲座都是自愿参加的，但每次讲座都能吸引众多的员工参加。

通过这种讲座的方式可以加深同事间的了解。很多人愿意花很多时间去准备自己的讲座内容，同时也会很耐心地与那些对自己讲述的话题不是很了解的同事一起探讨交流。讲座这种方式也能够很好地锻炼员工的展示和教学能力，这对他们今后的职业发展都是非常有益的。

我们希望所有的员工都能深入理解整个团队正在从事的工作，包括所面临的技术难题和市场反馈。技术讲座能够将所有团队成员聚集在一起，帮助他们加强对彼此的了解和对其他同事正在从事的工作的了解，同时也可以看看自己的同事都有哪些专长。

技术讲座还能够加强公司工程团队和营销团队之间的沟通交流，他们在日常的工作中并没有太多交流的机会。技术讲座可以让他们聚集在一个房间里围绕一个话题进行探讨，这有利于相互间更好地交流与合作，以使公司的产品更好地满足客户的需求。

对1：1单独交流的承诺

Milinovich最重要的工作就是成为一个反馈回路，既是产品和市场间的反馈回路，也是整个团队的反馈回路。这具体体现在他对1对1单独交流的承诺。

从公司创建之初，Milinovich就曾承诺，坚持和公司的所有员工都定时进行1对1的单独交流，到现在还是如此，在可预见的未来也不会变。这已经成为他自己以及整个公司的核心价值之一。

随着员工人数的不断增加，要想实现这个承诺，他未来在时间安排上可能也会遇到很大困难。除了有和Milinovich定期单独交流的机会之外，公司技术团队的所有成员还有与公司联合创始人兼CTO Andrew Look单独交流的机会，目前两周一次。Milinovich目前每周都会和公司的商业团队的成员进行一次单独交流。

很多时候，员工并不想在公开场合讲述自己的意见和问题，但是这些问题又是急需解决的。在这种情况下，1对1的单独交流的重要性就凸现出来了。不过对于Milinovich和Andrew而言，非常重要的一点就是要确保所有员工都知道和他们进行1对1的单独交流是安全和可靠的，只有这样，员工才愿意敞开心扉，告诉你他们所遇到的问题和真实的感受。

在1对1的单独交流中，有的员工会深入谈论自己从从事的工作的情况，有的会谈论由于情感或健康方面的原因而没能做好自己的工作，不管他们想谈什么，我们都会认真倾听。总之，我们会鼓励他们毫无保留地将自己遇到的问题告诉我们，这样我们才能为他们提供帮助。

在单独交流的时候，很多员工只是想知道，要想在公司获得成功，他们是否在做正确的事情。没有人比公司的CEO或CTO更适合来回答这类问题了。和公司员工进行单独交流可以让他们时时都能把握公司的脉搏，了解员工的实际情况。

“没有人愿意在一个需要时刻保持警惕的地方工作。我们的目标就是让员工尽早敞开心扉，放下警惕。”

要想让员工敞开心扉，最好的办法就是以身示范。在公司，Milinovich很愿意向员工敞开心扉，让大家了解他的真实生活、所面临的问题以及工作上的棘手难题等。

Milinovich表示，“当URX只有9-10名员工的时候，我就认识到，公司能够反映出我自己的状态。如果我焦虑不安，其他员工往往也会有同样感受。我的状态和情绪往往会影响到公司里其他所有人。”

这是一个很普遍的现象，但很多公司的领导却没有意识到。作为公司领导，你的一个自己都没注意的细微动作甚至语调都可能造成整个公司的焦虑、不安和骚动。1对1的单独沟通能够让Milinovich将自己想传达的意思更准确的传达给对方，避免不必要的误解产生。

在1对1的单独交流中，如果对方是带着特定的问题或所关心的事来的，Milinovich通常会采用“内在原因-症状”的方式来与对方交流。问题的症状是显现在外的，很容易发现，但引发症状的内在原因则需要花更多的时间和经历去探究。在1对1的单独交流中，你可以深入挖掘和分析引起对方所提及问题的根本原因，然后想办法对症下药。

例如，如果对方说他感到压力特别大但又不知道压力大的愿意，Milinovich便开始从细微处着手。“我会问他在一天的什么时间段压力最大，然后我们再去分析产生压力的原因，是因为开会，还是因为人际关系，亦或是因为某项工作等等。”

在与员工单独交流的过程中，认真倾听非常重要。有时在交流的过程中，你能做的最有用的事便是将100%的注意力用于倾听对方，让对方知道你真的是在关注他，他是这次谈话的主角。这有助于让对方敞开心门，进而帮助他解决所提出的问题。Milinovich发现，在单独交流时，有些人从来不提前做任何准备，喜欢即兴交流，有些人则喜欢带着事先准备的问题来与你交流。了解到这一点能够让你知道哪些员工擅长哪些项目工作。

Milinovich绝大多数时候会选择在散步的时候与员工进行1对1的单独交流，这让人感觉更加自然随意，就像两个朋友散步交流一样，有助于让对方敞开心扉。

作为公司CEO，在与员工单独交流时善于让员工打开心扉说实话有很多益处，你可以从中获取很多有价值的信息。如果你发现有几个人问你同样一个问题时，你就该意识到应该向全公司员工解释说明这个问题了。

这听起来不错，不过在URX进入快速发展期时，如何保证自己有足够的时间与公司的所有员工定时进行单独交流就成了一个不小的问题。为解决这个问题，Milinovich有自己的解决方案，让员工感觉到自己随时都能与公司的决策层进行单独交流，解决方案如下：

1.对公司的各级管理人员进行培训，让他们像自己一样定时与员工进行单独交流。当公司增加了新的管理层级时更要如此。让新进管理者与自己团队的所有成员单独交流，允许员工随意选择想交流的内容和遇到的问题，帮助他们分析产生问题的深层原因并帮助共同解决问题。在URX，公司CTO Andrew就是一个很好的例子，他现在已经能够像Milinovich那样一样定时与员工单独交流，让整个工程师团队有个可以依赖的支柱。

2. 我自己仍会坚持这样做。随着公司员工规模的壮大，他与员工单独交流的频次可能不会像之前那么频繁，从一周一次，到两周一次，到一个月一次，再到一个季度一次。虽然次数少了，但他仍坚持这样做。很重要的一点是，如果真的没有需要交流探讨的问题，他也不会强迫员工去参加1对1的单独交流，这样可以节省更多时间。“员工可以和自己的主管领导交流，如果真的想与我交流，我肯定也会抽出时间。”

将所有有价值的信息都记录在案

Milinovich确保公司内部沟通畅通的第四个方法便是严格的内部文档记录制度。当你碰到一个被反复问及的问题而你又知道问题的答案时，你就需要将其记录下来共享全体员工公布，这样其他碰到同样问题的人在可以根据你的记录自己找到问题的答案，确保所有人在同一进度上。

最初，Andrew将公司产品的演化历程用一篇长达5页的文章记录了下来。这篇记录文章不仅讲述了产品的所有转型过程，同时也说明了转型背后的原因，这样人们看到文章后就会对产品转型的前因后果一目了然。

如今，公司的很多类似的文件档案都在URX的内部讨论论坛上，公司的所有员工都可以在论坛上查看、评论或是编辑。

为了保证论坛上信息的实用性，放在论坛上的所有信息都需要符合一定的标准。你要确保新员工在读到这些信息后能有所收获，帮助他们对公司有更深入的了解。

让员工能够方便快捷地在论坛上查询到自己所需要的信息同样非常重要。随着论坛上信息量越来越大，要确保信息布局的有序和合理，方便人们查询。有些信息是所有人都需要知道的，而有些信息只有特定部门的人才需要了解。我们现在正在创建的文档查询系统可以帮助人们随时查询到与自己最紧密相关的信息。例如，有用的代码片段只会向工程师团队成员显示，而客户名单信息则会显示在业务开发团队成员的论坛页面的显著位置。随着公司的发展，这还会持续得到改善。

Milinovich每天都会花10%-20%的时间用在信息的记录上，以确保公司内部沟通的畅通。除了他之外，公司其它的联合创始人也会这样做。

“我们开发的产品和经营的业务是之前市场上从未有过的，没有先例可以参照。我们花很多时间用于记录有关公司的各种有价值的信息，这样其他员工看到后就能对公司及公司产品有更深入的认识和了解。这非常重要。”Milinovich说道。

上面所说的所有方法都是为了保证公司内部横向沟通和纵向沟通的畅通性和有效性。有效畅通的沟通就像润滑剂，它有助于公司的持续快速发展。