提高公司内部沟通效率，你需要一份一对一越级沟通指南

编者按：不管你是一个有资历的老领导，还是刚晋升的新手，常常会为一些问题困扰，例如，我的经理到底在做什么？我们的组织正在发生什么事情？我手下的人到底在想什么？我是否错过了某些重要的东西？你脱离日常工作越久，越难判断当前发生的事情和人们真正在做的东西。

针对上述情况，要想了解当前的状况收集不同的想法，最好的方法是进行一对一的越级沟通会议。

一对一越级沟通会议

今天我们从以下三方面为您详细介绍越级一对一会议的细节。

• 越级会议是否适合您？

• 如何开越级会议？

• 如何充分利用越级一对一会议？

有关越级一对一会议的基础知识

当你在公司晋升后，会面临如下挑战：

首先，作为一个员工，你的工作是尽自己最大的努力来配合团队和公司。

第二，作为一个经理，你的工作是让你的团队表现最好，这时你对公司的作用可以比作乘法。

当你管理其他经理时，需要挖掘你手下有潜力的领导者，并努力塑造你所在部门的文化，这时你的作用是指数型的。

成为一名经理需要全新的思维方式，完成向管理层的管理人员的跳跃有许多重大挑战：

• 你确实是一个好经理，但你准备好如何教别人成为一个好经理了吗？

• 你不能随时随地掌握所有正在发生的事情。你可以利用部分信息做出好的决定吗？

• 这项工作会占据你的大量的时间（并充满了会议请求）。你能长期、明智地把时间投入到这方面中吗？

• 几十个人甚至数百个人都在仰望你。你是否能给大家树立一个优秀的榜样？

这些挑战可能让人望而生畏。在这个层次上，不能再持有基层员工的那些工作态度了：我什么都可以做，任何项目我都接。你必须仔细安排你的时间，并周全的考虑你的做法。

建立你的联络网络

在所有这些挑战中，信息需要在公司中上传下达。这就是为什么本·霍洛维兹写道，信息对于高管，特别是CEO来说至关重要：

“CEO最重要的工作就是设计并执行公司内部的交流网络。没有优秀的交流网络，信息会停滞不前，你的公司也会陷入困境。”

向上级做报告以及团队沟通是每个人成功的关键。 一对一会议是最重要的部分，霍洛维茨在他的书《创业维艰》中提到：一对一会议是信息在公司上传下达的最好工具。

越级一对一会议适合你吗？

一个智者曾经说过：“如果你想知道他人看重的事情，看看他们在哪方面花费大量的时间。” 

作为领导者你应该如何安排自己的时间？

有目的地进行交流

越级一对一会议可以改善沟通和信息的传递模式。如果你想完成以下任何目标，你都可以采用一对一会议的模式。

• 除了他们告诉你他们正在做的事情，更多地注重于你的经理到底在做什么。

• 多处获得反馈和见解，帮助经理和团队改进。

• 了解你原来职位中的一些情况。

• 与公司中的基层人员建立信任，使他们保持参与度和贡献度。

• 了解公司内部的缺陷，比如沟通不足或内部混乱。

• 亲自表现出你尊重公司中每一个人的态度。

每周只需要几小时的时间，你就可以了解平常几乎不接触的人的想法。

整体>部分

当你把听到的一切汇总，你就能更好地了解整个团队和整个公司的情况。这有助于你做出更好的决策，在管理人员导致营业额反转之前抓住问题，并强化公司中人与人之间的关系。

所有这些潜在的好处可以帮助你成为一个高效的领导者。

和越级的团队成员保持联络是十分重要的。我们一起聊过天的一个经理甚至说：“我敢说，没进行过越级一对一会议的老总，简直是正在放弃你作为公司一把手的责任。”

如何进行越级一对一会议？

现在你知道越级一对一会议的好处了，接下来该如何开展这种会议？

你可以采取以下步骤：

• 告诉你的经理——避免他们惊喜或担忧。

• 告诉下级的小组成员——所以他们知道你为什么会见他们以及想聊什么。

• 安排与他们见面的时间——一天只有24小时，所以你需要慎重按照合适的频率进行安排，不要错过任何人。

让我们对各个步骤进行详细说明。

1）告诉你的经理

如果没告诉你的经理就开始越级会议，他们可能会想知道发生了什么。相反，向他们解释为什么你在做这些，并解答他们提出的问题。

如果你将很快进行一对一会议，告诉你的经理这是一个回答大家问题的好方法。它也有其他的好处：当你展示你的目标时，可以灵活地运用身体语言。

这一切都取决于你如何规划这个会议。

如果经理认为这个会议只是检查他们的工作，那么经理会因为这个会议感到权利被侵犯。这就是为什么你需要把它看作为一个积极的会议，并清楚地向经理表达你的真实意图。

这样和大家表达你的意图可能取到双赢的效果：

“嗨，我想让你知道我正在开展新的工作。我偶尔会和您的团队成员进行越级一对一会议，以获得战略策略，建立团队关系并了解团队成员的观点。

在这些交谈中，您可能会听到您的团队成员的反馈或问题。这是良性的，也是我们所预期的。我也会和您分享任何与你有关的反馈。 

最重要的是，这些会议将帮助我们组织中的每个人更有效地工作。我不会通过这些会议来猜测你的工作，也不会破坏你的领导地位。”

有了正确的预期，以及你的经理的信任，他们将会接受你正在做的事情。

2）告诉你的小组成员

如果你没有与下级的团队成员建立良好的关系，他们可能会因为见面感到惊讶或担心。他们会怀疑自己是否遇到麻烦了，或者做错了事情。

这就是为什么开会之前也要为他们讲清楚目的和结果的原因。这样说可以准确地表明一对一越级会议的理念和目的，并且让他们准确的了解你的意图：

“嗨，我正在开展名为一对一会议的活动。这是我们见面的机会，互相认识，暂时脱离我们的组织谈论我们的工作。

会议的目标是帮助我们所有人一起工作，确保您在这里工作愉快并且成功。

我会提出几个问题，如果有什么想讨论的问题，我们可以从此开始。主题可以涉及到团队改善的意见，你认为我应该了解的观点以及对您的经理的反馈。我也很乐意回答你提出的任何问题。

我们的第一个越级一对一会议将开始于×××日×××时，我期待着和你交流！“

当你表达了您的目的，会消除人们陷入猜想的风险。然后，你就可以和大家一起迈出越级会议的第一步了。

3）合理的安排会议的时间

越级会议的挑战是您需要多长时间才能提高会议的效率。因为很可能突然意识到你有20、30、60甚至100人还没见面。

虽然它可能让你感觉到恐惧，但是把它分解成小的部分就可以完成了。以下是你需要做的工作：

• 确定时间：看一下您的日历，问问自己每周可以投入多少个小时。示例：您每周预留出3小时进行越级会议。

• 除以级别数目：将步骤1中所预留的小时数除以您所拥有的越级成员的数量。这是所有人都进行过一对一会议并可以重新开始新的一轮越级会议的星期数。示例：有60个下级小组成员，则需要20周才能与大家全部交谈完毕。

• 开始安排越级会议：将它们记录在您的日历上，以便不会和其他活动产生冲突，也以便您和您的团队成员可以做好准备。示例：避开休假、假期和不可避免的冲突，这意味着每6个月（26周）与大家见面一次，通过每周的交流，你可以逐渐了解你的团队，建立健康的节奏。

尽管每周的会议将与不同的人会面，您将习惯将其作为工作的一部分。这也是越级会议成功的关键。

这真的有可能吗？

答案是肯定的。有计划的进行会议，你可以在更大型团队中保持联系。我们遇见的大多数领导每季度会见40-50人。在Netflix这样的公司，一些领导人甚至可以每年进行300多个越级会议。

这么想想你拥有25人的团队应该也可以在越级会议上取得成功吧。

越级一对一会议的频率

如果你最近晋升到管理经理的职位，您可能没有那么多的越级报告。当团队里只有十几个人的时候，每周进行一对一的交流，可以很容易地和他们会面。

但是，您需要避免一对一会议频繁地出现。越级会议是很棒的方式，但团队中主要的沟通方式应该是普通员工（IC） - >经理 - >你。越级会议就是越过了中间步骤。

这就是为什么在越级会议上要问的一个关键问题是：“你和你的经理谈过这件事吗？”以此来加强和鼓励普通员工和经理之间的良好沟通。

如果您过于频繁地进行越级会议，该团队的经理可能会产生困扰。

普通员工当然想和你进行交流。因为你是老板，所以普通员工很愿意跟你分享有趣的想法。过多的进行越级会议会削弱公司内基础的信息传递路径：普通员工 - >经理 - >你。

如果你告诉你的经理和普通员工你想要什么，并且将越级会议变成每周的习惯，那么你将通过这项工作取得很大成功。

现在，我们来看看在会议结束后如何充分利用你获得的信息。

不管你做什么，尽量做好

如何最大限度地利用越级一对一会议？

沃尔特·迪斯尼可能会提及他的奥斯卡获奖漫画，但这种越级的一对一会议也适用于您和您的团队成员。

如果这项活动做得好，你将帮助他们建立一个他们喜欢的公司，并告诉他们的朋友。他的朋友们也将开始期待与您的越级会议。

缓解危机情况

这些会议关乎于公司的健康。人们会离开管理者而不是公司，所以如果你不与每个人建立良好关系，那么由于经理的问题，你可能会损失部门的大部分员工。

人们常常有这样的心态：“如果我和老板之间产生矛盾，我可能会离开公司。”当他们觉得没有办法解决他们和经理之间的问题的时候，就会发生这种情况。

虽然我们已经描述了越级会议的一系列优点，但这是最重要的一点。如果你有一个糟糕的经理，如果你进行了越级会议，这种常见的心态就会改变。

要把员工当作有趣的朋友，此时你可能会惊诧于他们的动力和奉献精神

从建立关系开始

人和人之间的任何关系都会有很大的影响。想想你遇到过的陌生人，一旦找到你们共同的家乡、共同的兴趣、同年龄的孩子、曾经生活过的城市，交流就变得很简单了。这同样适用于工作中。

你的第一次越级谈话可能会有点尴尬，所以需要一些时间与他们建立关系。 如果你能从他们的经理那里找到一些关于他们的信息，一切都会更好。关键是要表现出对他们的尊重。每个人都有自己最关心的事情，如果你花几分钟关心他们，他们一定会很高兴。

不知道从哪里开始谈话？担心你们之间的年龄差异？这里有81个和人相处建立关系的建议。

反馈是成功的第一步

获得反馈

建立上下级关系的重点是信任，如果你和他们之间建立了和谐的关系，他们会更愿意找你来交流问题和想法。

他们的反馈和想法可以很大程度的帮助你：

• 在问题很小的时候就解决：在底层就解决出现的问题比问题蔓延到你这个级别再解决简单的多。

• 维护你的团队：如前所述，没有反馈对经理的意见的渠道，很多人会离开。获得对经理的反馈是改善经理工作的一个好办法。

• 获得改进的想法：您的团队成员与您的观点不同时，会产生很大优势。他们可以在您自己不太会考虑到的方面提供宝贵的想法和反馈。

你必须进行提问

关键是你必须进行提问。一般的问题，像“你对经理有什么意见”都不太可能得到想要的结果，而是要提出更有针对性的问题：

• 我们做的上一个项目有什么需要改进的地方？

• 你觉得和经理一起合作，最好的地方是什么？

• 和经理一起工作最难的地方是什么？

• 你希望经理更多的做哪些方面的事情？

• 你希望经理不要干涉哪方面的工作？

• 你告诉我你的一次需要经理的帮助完成你的目标的经历。

• 你的问题越具体越好，越具体的问题越能帮助他们想到有价值的东西。

如果您对一系列的小组成员问同样的问题，您可以确定自己的提问模式以便得到更重要的信息。广泛的问题达不到这种效果。

想要获得更多的反馈意见？了解更多新潮的方法，如反馈或者用5个单词评论法，并确保建立反馈习惯，以帮助您在这里获得更多的反馈。

唯一的两件人们比性和金钱更渴望的东西就是认可和赞美

赞美他们

赞美不会消耗你任何东西，但却可以获得巨大的价值。没有什么会比组织领导者的一些真正的赞美更让人愉悦的了。

如果你不知道你的小组中哪一个是工作之星，就去问问吧。

在一对一交流的时候问问，“你的团队谁的工作做得最好？”或“你最喜欢和谁工作”，并询问他们选择的原因和具体的事例。这样可以方便你将赞美留给想要保留的优秀员工。

记住：给予赞誉对保留公司的底线有深远的影响：

 “在过去七天里，因为优秀的工作获得表扬可以使收入和生产力产生10％到20％的差异。”

报告表明，在工作中没有得到充分认可的员工在下一年有三倍的可能性表示退出。

举个例子，如果你是一个重视员工的公司，就一定要在一对一会议上表示出赞美。

你需要提高你赞美别人的技巧？以下是如何进行有效、有意义的赞美，以及在各种场合寻找好的理由进行赞美。

发现他们心中想的事情

特别是当您刚开始进行这种会议时，您需要做好打破人和人之间的坚冰并建立信任的准备。随着时间的流逝，你们小组的成员都会开始感到舒服。

虽然你可能会有一些你想谈论的主题，但请不要阻止他们谈论他们的想法。正如Andy Grove所知，你需要了解任何打扰团队工作的事情。

有时这些问题是他们会即将提上日程的，或者在谈话开始的时候你就问“你在想什么”或者“我们今天应该谈论什么”。你需要小心由Andy Grove在High Output Management中提出的谈话陷阱。

这可能是一个尴尬的话题，下属可能会告诉你他感到不开心的事情，并且他一直在外面找工作，这时你只有五分钟来处理这种情况。

无论如何或何时出现这种情况，当一个成员对某一件事有很多话想说时，注意聆听和观察。这些想法正是组织这些会议的原因，并可以避免您以后可能面临的重大问题，如营业额亏损或失败的项目。

做笔记是十分重要的，这意味着你表示认可和赞同，就像握手一样

做笔记

这是一个简单的行为，但却意义非凡。当他们告诉你一些东西，你记笔记就证明你很重视他们的话，也很尊重他们的付出。另外，正如格罗夫提醒我们的一样，他们会觉得自己的话将给公司带来改变。

记录笔记可以树立信心，这对你的会议来说是很有价值的。

如果你想提高你的笔记技巧，这篇文章可以给你各种各样的想法和策略，使笔记变得简单又容易：The Last 5 Minutes Method。

后续跟进

如果你已经做到了领导其他经理的层次，这点应该是很明确的，但值得再次加强。如果人们在谈话之后觉得没有什么改变，这些会议就没那么重要了。所以说采取行动吧。

当您在一对一会议结束后确定下一步做什么时，可以分为3个常见类别：

• 他们会做什么：无论是他们给你发送一些信息，还是做一些事情来帮助解决问题，或者根据你的建议进行改变，重要的是他们会做一些改变。

• 你会做什么：你的中心可能是解决问题，分享信息或实施好的建议。通过明确你会做什么，你会帮助他们建立信心，再次来找你交流。

• 与他们的经理讨论：一个良好的越级会议的很大一部分是直接或间接地获得关于他们的经理的反馈。明确表明你会解决他们的疑虑可以在特别关键的时刻力挽狂澜：经理工作很差，团队也将要放弃的情况。

 “你和你的经理聊过了吗？”

有些你听到的事情可能交给经理解决会更好。或者，您可能想知道他们的经理在这件事上有没有采取一定的措施。

这就是你要问普通员工这个问题的原因：“你和你的经理谈了这个吗？”

他们的答案揭示了各种有价值的见解；也许他们没有想过和经理交流，有可能经理采取了惊人的行动，或者也许他们害怕和经理交流。

你希望他们遇到问题时可以来找你，但也应该知道他们的经理应该是他们解决问题的第一选择。如果不能找经理解决，那么就要思考原因和解决方法了。

然后，你可以教导他们的经理和员工之间建立更多的信任或帮助他们在幕后解决这个问题。这样你在两方面做工作，让他们表达出自己的想法。

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别错过任何人

一旦你开始进行一对一会议，每个人都应该有机会与你见面。你也不想错过任何一个有价值的观点，也不想表现出你对某些人的不重视吧。

内向的人可能没什么必要排在你的会议日程表内，但是这就是为什么绝对不要错过任何人。否则，他们可以感觉到你与其他人一样轻视或不重视他们。

记住：这是一系列重复的会议，而不是给别人穿小鞋的地方。

越级一对一会议是帮助维护组织健康性的重要投资

不进行这项会议看起来容易得多。但是，虽然您不能保证每周和基层员工进行谈话，一定要有一点规划和准备，至少在每年保证和员工之间的联系。

您从中获得的见解将帮助您改善经理的工作，提高保留度和忠诚度，并提高组织的整体健康水平。没什么能比这有更大更积极的影响了。

准备开始在公司进行一对一越级谈话了吗？

翻译来源：虫洞翻翻     译者ID：Horizonn  编辑：杨志芳