36氪首发 | 「汇联易」推出信息化档案管理平台“E档案”，企业档案管理逐步走向电子化时代

36氪获悉，「汇联易」本日正式发布档案管理信息化平台“E档案”，以支撑企业各类业务所涉及的实体和电子档案信息化管理业务。

汇联易是36氪多次报道的企业。汇联易为上市公司汉得信息内部孵化企业，自2016年开始独立运营，其主要产品为一站式商旅及费用管理SaaS。

成立之初，汇联易自企业报销切入市场，解决员工、财务及公司三方间的报销流程痛点，即员工一键导入发票，财务无需处理大量发票，免去贴票等繁琐工作，一键生成财务凭证。并且，汇联易能够与企业内部的OA、HR等系统打通，完善报销工作流。

“E档案”是汇联易现有产品体系的进一步延伸，从企业报销、商旅及费用管理逐步延伸至企业的档案管理需求，也能与此前的业务实现互补。

具体来说，无论是企业报销、商旅和费用管理，都会涉及到众多与财务报销系统、OA、HR等系统的对接，产生单据流转难以避免。虽然不少企业已完全摈弃纸质档案，实现档案管理的全面电子化，但纸质档案管理模式在短期内也不会消失。因此，将这部份文档完成电子化的工作，才能更好地推进企业管理体系的不断革新。

作为档案管理平台，汇联易“E档案”平台的操作流程可以分为档案入库、调阅、存储、鉴定销毁四个部分。

入库时，“E档案”支持多渠道档案采集，比如通过线下批量或者OCR识别导入，或是提供标准接口用于对接合同、费控、ERP、银行资金等系统收集，此后进行智能分类管理，支持用户多条件、多平台（如在ERP、费控等系统）借阅档案，实行电子化归档、借阅等档案标准管理流程。

而在存储层面，平台设计了立体加密机制，并向企业提供多层级的权限管理功能，操作全程留痕，便于追溯档案全生命周期内的变化情况。在档案过期后，平台支持鉴定销毁，并需要记录销毁原因。

随着计算机技术和网络的飞速发展，部分企业仍在使用的传统档案管理方式已难以满足当先的存储需求，不论是电子或纸质档案，由于种类繁多且存储分散，管理难度和历史归档记录追溯难度加大；此外，电子档案由于检索字段较单一等原因也会降低检索效率。当电子与纸质档案同时存储同一信息时，两者之间的匹配管理工作难度大。

针对这些问题，汇联易表示，其档案平台的优势在于几点：

• 高效兼容：汇联易经过长时间设计和各种真实环境的反复实验，将档案管理融入智能办公环境中，目前能够兼容多型号扫描设备和市面主流浏览器，最大限度满足用户不同浏览器的操作需求。

• 业务融合：汇联易利用信息通信技术及互联网平台，建立各存储内容之间的关联关系，实现业务整合最大化，带动档案管理工作的规范化，系统化。

• 安全可靠：实现电子档案立体加密，全程审计系统操作，并加强权限控制体系的细粒度，细致到控人员、期限及品类，若有秘密泄露可以追踪定责。

• 快速部署：通过规范的接口和低成本集成方法，汇联易能够完成不同层级档案室之间、不同系统之间的档案交换，实现规范化管理，消除档案信息孤岛，提高档案的利用率。

事实上，为了加强企业会计档案的管理，促进企业整体会计基础工作管理水平不断提高，国家近年来陆续出台了一系列政策规范及档案管理方案，如2016年出台的《电子文件归档与电子档案管理规范》，以及今年3月出台的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等，都对文档管理提出了新的要求。基于这样的需求，不少企业服务公司也都推出了档案管理相关的新产品。尽管纸质与电子档案“双轨存储”过渡期还将持续很长一段时间，但实现档案管理工作电子化是每个企业不可避免的过程，档案管理市场还存有广阔前景。