时间日程表如何安排，才能发挥最大用处？

我的领导秋叶大叔，每天要响应的事情很多，非常的忙。有多忙呢？给你们看看他之前某天的原定安排：

1、早上4节课，8点上到11点50分

2、微博、朋友圈日常更新

3、回复学员群消息和各种私聊消息

4、跟微软通电话谈业务合作

5、写最新版本公司介绍

6、下午约2点半到4点接待时间管理司马腾老师

7、下午约4点到6点跟美丽修行谈合作

8、下午约6点到6点半跟公司开工作会议

9、晚上7点约香港朋友一起饭局

10、晚上9点到10点跟法国一位妈妈电话

哦对了，秋叶大叔还有很多临时突发事件，比如约了可树修改这篇分享文章，那就还要加多好几项：

11、跟可树反馈文章的问题

12、修改这篇分享文章

13、晚上10点秋叶大叔又临时在帮声音训练营改招生文案

每天的事情，不仅有事先计划好的相对固定的工作、还有临时安排的突发工作，大叔这一天要做的事情怎么这么多呀

而我的工作之一，就是尝试帮秋叶大叔排日程。

我是如下这么操作的。

了解领导的作息

日程表的安排，要尽量兼顾领导的作息习惯，争取让工作日程与他的精力周期匹配。

据了解，大叔每天的作息是这样的，还比较规律健康。

注意，这张还不是日程表，是作息表。当把作息表列出来后，可以清晰的看到，秋叶大叔的一天有多少时间可以分配给工作，方便安排。

剧透一个小秘密，秋叶大叔的午休时间基本上是一个幌子，我就没有怎么见过他午休。

把工作清单合理分配到现有日程

怎么把这份工作清单，分配到表格里面呢？

假如你是秋叶大叔的秘书，会怎么填？动手试一试~

第①步，把刚性时间排进日程

即提前约好了几点开会、几点接待客人、几点讲课，这些时间通常是固定不变的，按时间走就好。

填完后，发现除了晚上的22:00-24:00还有空档，其他时间段都有安排。

在原有的计划中，还有4项工作未安排，是否应该全部堆到晚上时间段？够用吗？

另外，如果有些临时加入的事项，又应该排进哪？

未安排事项：

1、微博、朋友圈日常更新

2、回复学员群消息和各种私聊消息

3、跟微软通电话谈业务合作

4、写最新版本公司介绍

5、跟可树反馈文章的问题（临时加）

6、修改这篇分享文章（临时加）

7、晚上10点帮声音训练营改招生文案（临时加）

第②步，预估非刚性事情的大概用时，并插入到预留机动

有些事项，重要紧急度较高，难度较大，耗费的时间会比较多，就适合安排整块时间来做。

例如“修改分享文章”，明天就要用，今天就必须改完。大概要耗用1小时的整块时间，适合安排在晚上的时间段。

最后大叔告诉我他是11点30分开始修改，一直改到了12点。

有些事情，占用的时间不多，大概半小时内就可以完成，就可以利用碎片时间，或者挤出一块时间去做。

例如“文章的反馈”“电话会议”“写公司介绍”这些，我是当面看着大叔是用午餐+午休时间完成的。

有些事情，不做也不会对工作产生严重的影响，可以拖延，也适合安排碎片时间来做，甚至干脆不做。

例如“微博、朋友圈的更新”、“回复群消息”。

第③步，利用好碎片时间

时间不够用，那就把碎片时间利用起来！例如：

• 上午的课间休息时间，可以发微博、发朋友圈、回复群消息

• 中午吃饭的时候，可以把可树叫上，边吃饭边反馈文章问题

• 等餐的时候，可以打电话跟微软谈业务合作事宜

• 吃完饭的午休时间，可以先把公司介绍快速写了，写完再休息

把日程排好后，满满当当特别有成就感，你也是这么排的吗？

时间被拖延了怎么办

可是，帮领导排好日程后，发现了个新的问题——找领导的人很多，时间不可控怎么办？

例如：原预约是14：30-16：00接待客人，可由于塞车等原因晚到，聊到了16：20还没结束，要让他一直拖下去吗？

出现这种情况，原因在于日程排得太满，没有预留空档时间。一旦有意外出现了变动，后面的就全都被牵动，调整起来也很痛苦。

日程安排要预留出空档时间，例如接待客人预约的时间是一个半小时，那就再多留出15分钟，14:30-16:15用于接待客人。

万一客人拖延了，我作为秘书就要出来打断，委婉提醒：“领导，不好意思，您5分钟后还有个会议，现在必须得结束了。”

如果没有拖延，多个几分钟的空档也没关系，还可以上个厕所、喝杯茶、休息一下或者给下一项工作做准备，也挺好。

事情被打断、被干扰怎么办

帮领导安排日程，有时候还会遇到这样的情况：

有突发事情，例如有人突然拜访，有个紧急文件要马上处理。但这些都不在计划之中，没有安排相应的处理时间怎么办？

除了给工作之间留出衔接的空档时间，还应该直接留些空档时间，空着不安排。

如果留出了空档时间，就可以把事情往里面挤。例如一天8小时，可以给留2小时的空档。不要舍不得、不要怕时间没有好好利用。每天好好利用2个小时就够了，其他的6个小时都是辅助性的，完成工作量的事情，它的轻重缓急没有那么重要。

空档留出来后，时间就有弹性了，再也不怕计划赶不上变化：

• 有突发的事情，往里面挤；

• 工作状态不佳，事情没有完成，也可以往里面挤；

• 有人突然拜访，看看日程表的空档时间，让对方几点到几点来。

如果当天真的很忙留不出空档，就按照事情的紧急重要度，进行延期处理。

时间多出来怎么办

领导是个超级忙的人，但有天效率特高，也没有突发事情的打断干扰，工作完成得很顺，结果多出2个小时空档怎么办？

——得有事情往里面填

日程是可以调整的，把一些长线的事情，或者明天的安排提前来做，明天也可以喘一口气。

“领导，如果你现在有空，要不有几件事你先处理一下？”

反正我不担心秋叶大叔，只要一有大段时间空白，他肯定在群里聊天，聊着聊着就把一篇推文写出来了，这样的事情见过多次，整个IP营的朋友都知道他的套路了！

把“我为秋叶大叔排行程”的过程拆解一下，是这样的几个步骤：

【1】了解领导的作息

【2】列出计划内的任务清单

【3】把刚性时间排进日程

【4】预估非刚性事情的大概用时

【5】把非刚性事情插入预留机动

【6】利用好碎片时间

这个日程表安排，对你是否有启发，你自己的日程会安排了吗？来列列你明天的日程安排吧。