你是每天待办事项超过10条的忙人吗？GTD系统可助你管理任务

编者按：本文来自微信公众号“L先生说”（ID：lxianshengmiao），作者 Lachel ；36氪经授权发布。

前些日子发了一篇《高效管理时间的秘诀，就在于这三个清单》，获得大家的一致好评。不少朋友在后台留言，表示试用了这套方法几天，感觉效率明显有所提升。

这其中，也有朋友私信问我：AFD方法，主要是将任务按照时间和精力曲线做好分配。那如果任务本身很多、很繁重，有什么好的方法， 能够更好地管理好它们呢？

简而言之，按照AFD法划分之后，「Action」里面会有大量的活动，如何把它们进行二次管理呢？

这就是今天的主题：

通过建立你的专属GTD系统，来管理好繁琐的任务。

在我的时间管理体系中，如果说AFD系统，是从宏观的局面，去管理「要做的任务」「要考虑的问题」「细小的琐事」，那么，GTD系统，就是依照一个严谨、科学的流程，对任务进行分发和管理。

下面详述。

什么是GTD？

GTD系统，是 David Allen 在2001年出版的书籍《Getting Things Done》中，提出的一套时间管理系统，也是如今诸多时间管理体系和方法论的奠基之作。

正统的GTD系统，极其复杂，并且对使用者有相当高的要求，需要花费不少力气才能入门和掌握。所以，这篇文章中，我会结合自己的实践经验和个人理解，呈现一套简化版的体系。

它适用于什么样的人呢？

• 每天的待办事项超过10项的忙人；

• 带着多个项目，有多条线需要同步跟进的管理者；

• 工作繁杂、琐碎、高节奏、高密度的专业服务者；

• 需要时刻与大量联系人对接，处理大量信息的商务人士。

需要注意的是，工具本身，永远是为了使我们获得更高效率的手段。如果你的事情并没有特别多，那用最简单的Todo List和AFD法就足够了，并不需要用到GTD。不要为了使用工具，而去使用工具。

最关键的，是看自己有没有这个需求。

如果你觉得每天都活在奔波忙碌之中，经常埋头苦干一天、待办事项却不见减少，那么，可以试试这套方法。它不能减少你实质性的工作量，但可以帮助你专注在任务上，节省大量的思考和不必要的时间浪费。

GTD需要什么工具？

应用GTD，需要专门的GTD工具。Windows可以使用 MyLifeOrganized（下文简称MLO）；苹果很简单，用 OmniFocus 就可以了，这是Mac和iOS平台上最好的GTD工具。

滴答清单和 Todoist 也提供了部分GTD功能，不过比起前两者，弱一些（当然价格也便宜一些）。

下文会用 MLO 作为例子来讲。OmniFocus的功能是完全一致的。鉴于我没有Mac，就不发OmniFocus的截图了。

有人也许会问：为什么要用专门的GTD工具？我用Todo List工具，甚至用纸笔，能不能实现GTD？

这里涉及到一个问题：GTD工具，跟其他Todo List工具相比，有什么本质上的不同？

其实就在于「智能筛选」。

简而言之，GTD的本质，跟AFD一样，也是一系列的清单和视图。但是，所有的GTD工具都会提供一种功能，叫做「智能筛选」。你可以输入各种条件，让软件显示你想看到的任务。

比如，我可以设置这样的条件：「筛选7天内到期的任务」，让我迅速了解接下来7天的安排。

也可以设置「筛选今天到期、重要性较高的任务」，让我可以专注把它们做完，不受干扰。

以及「筛选分配给别人，需要跟进的任务」，让我可以直观看到，谁的任务还没提交，我需要去找谁询问阶段进展。

诸如此类。

这是其他Todo List难以实现的，尤其是纸笔，可能会困难很多。

如何使用GTD？

1. 准备阶段

在GTD工具中，建立这几个清单：Todo，Next Action，Someday，Waiting。

它们跟AFD是彼此相容的关系。你可以把「Action」分解成这四个清单，也可以把「Focused」和「Dessert」放进GTD中，看你想以哪个作为主导。

2. 收集阶段

现在，深呼吸，暂且停下所有的事情，打开Inbox，把你所有需要完成的任务，包括工作、生活、阅读、个人提升，等等，全部记下来。

一项项罗列出来即可，注意，需要按照AFD的原则，分解到最小的执行步骤，一般是「动词+宾语」，可以立即执行那种。

3. 组织

针对第一步列出来的任务，逐一去问这几个问题：

1）它能在2分钟内完成吗？

如果可以，先着手把它做完。

2）它是否可以委派给别人去做？

如果可以，添加上委派给谁、截止时间，然后将其移动到Waiting里面。

3）它是否有明确的时间限制，需要尽快完成？

如果不是，将它放进Someday里面。

4）它是否可以立刻开始做，还是需要等别的任务完成才能开工？

如果是后者，放进Next Action里，记住，添加上截止时间。

通过这四步，你就把所有的任务，都分门别类安排好了。

4. 执行

好了，现在打开 Todo 清单，从最上面开始，专心致志，一项项把任务搞定吧。

5. 整理及回顾

每天定下2-3段时间——比如中午、晚上，工作的间隙，用来对这个GTD系统进行整理。

主要做这些事情：

1） Waiting 里面的事项，完成得怎么样了？向负责的人询问进度。

2） Someday 里面的事项，现在有没有时间去做？有的话，移动到 Todo 里面，做好时间计划。

3） Next Action 里面的事项，是否可以开始着手去做？是的话，移动到 Todo 里面，添加截止时间。

4） 检查自己设置的 Todo，以及自己当天实际完成的工作量，做一个简单的回顾：

自己的工作效率怎么样？是否完美地按计划执行？有哪些因素导致自己没能做好？诸如此类。

GTD的核心原则，是「清空大脑，不要分心」。前者，是将大脑中所有需要记忆的任务书面化，记录在GTD工具上，从而解放你的认知资源，让你能够专注在工作上。（可以参考《别让多任务工作，谋杀你的效率》）

后者，是当你在执行时，如果有任何外来的干扰——比如有人找你，有邮件，有IM消息，不要去理会，将它们记在Inbox里面，直到你的工作告一段落时，再去集中处理它们。

这样，才能真正实现「高效」和「专注」。

一些 Tips 和注意的点

GTD的有趣之处，在于它可以有很多玩法。你完全可以通过「自定义智能筛选」，构建出自己专属的GTD系统。

比如，GTD里面，对于每一个任务，有一个「场景」（Context）功能。你可以设置「公司」「路上」「家里」三个场景，并为每一个任务分配场景。这样，当你在路上时，打开软件，筛选场景为「路上」，就可以看到需要在外面做的事情。

比如，你可以增加一个清单，叫做「Week」，筛选「截止到周日的任务」，这样，就能直观看到一周内所有的工作安排。

比如，MLO里面，对于每一项任务，都会有一个「重要性」和「紧急性」（是不是想起了四象限法？），你可以为它们赋予不同的值，再设置「按重要/紧急」排序，这样，就能把目光聚焦在最需要去做的事情上。

诸如此类。

最后提一下。MLO 中国购买的价格是180多块，OmniFocus 正版是200多块，都不便宜。你可以下载试用版使用（MLO有40天试用期），看能否满足自己的需求。

如果觉得贵，可以用滴答清单、Todoist，都有类似的「智能筛选」功能提供（需要购买高级版）。

如果实在想用MLO，也可以找找免费的版本。鉴于版权问题，不鼓励大家这样做，有能力的话还是支持一下吧。

最后，工具永远是手段，能否满足自己的需求才是最重要的。不要出于新奇、好玩而去使用工具，要关注它能否切实地解决你的需求。