Zoom不是问题，“围着会议转”的流程才是问题所在

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编者按：新冠病毒大流行几乎让一切陷入停摆。但完全停摆是不现实的，毕竟大家都得工作和生活。于是各种远程办公手段开始火起来。比方说在美国，Zoom就是非常流行的视频会议工具。但是，远程办公是不是就得让大家都在摄像头底下工作一整天呢？Nuclino对工作和会议的本质进行了深度的思考。原文标题是：Zoom Is Not the Problem – Our Meeting-Centric Workflow Is

原先的视频会议

现在“封城”已经进行了好几个星期，我们得承认这种“新常态”也许要伴随我们一段时间了。

性格内向的人倒是很享受这种新得到的天赐之福，但性格外向的人就非常焦躁了，经理不断想出新的，越来越有创意的方式来纠缠自己的员工，大家开始讨论起一线希望了：怀疑论者说不定最终会接受远程办公。

本来不该会发生大流行的，但是现实已然如此了。

唉，但就像事实往往会证明的那样，万事的变化越大，越不会变化。

Zoom的希望暗淡

随着越来越多的国家要求大家除了保证基本需求以外都得留在家中，公司最终被迫直面对远处办公的要求。但是，经理不是去寻找一种新的、更高效的工作方式，而是只留出几天的准备时间就争先恐后地让团队过渡到远程办公。

现在没法一边拍着员工的肩膀一边窥探他们的屏幕了。经理们的妄想症开始发作......这帮家伙究竟有没有在工作？

鉴于没有时间去开发适当的远程办公流程，可以理解的是，大部分的经理都会去追求次佳的方案：尽可能多的虚拟面对面时间。

对于大多数员工来说，这意味着没完没了的Zoom会议。

zoom版的最后的晚餐

很久就是远程员工祸害的Zoom在在过去几周出现了使用上的激增，从12月的1000万日活用户发展到了今天的2亿多。自一月底以来，其股价已飙升了49％。

但是随着Zoom越来越受欢迎，大家也纷纷对它拿起了放大镜来端详。几乎每天都有令人担忧的关于“Zoom bombing”（指个人因为平台安全漏洞，无意间侵入其他视频电话会议）事件的报道报道，有关拨号“错误地”路由到中国以及用户数据被发送给Facebook的报道，以及营销材料使用的“端到端加密”含糊其辞（编制注：有人调侃是只在断点加密，中间传输过程明文），以及在总体上令人担忧的安全性实践。

对Zoom端到端加密的调侃

说句公道话，大家不用费什么功夫就能看到危险信号了。Zoom的隐私政策（2020年3月29日匆忙更新过）有以恶搞小标题叫做“Zoom会出售个人数据吗？”。当时紧接着的一句话是“取决于你对‘销售’是怎么定义的”，不过之后就被删除了。

Zoom的CEO袁征（Eric Yuan）在4月3日承认，“我的确搞砸了，”承诺该公司会做出修正。在完全破坏控制模式下，Zoom宣布要冻结功能开发90天，把全部的精力力集中在修补安全问题上。除其他事项以外，他们还终于禁用了令人毛骨悚然的注意力跟踪功能——如果你敢于用鼠标点开Zoom 30秒钟以上的话，它就会向你老板打小报告。

但是与此同时，成千上万的用户却涌向了Google，试图寻找“Zoom的替代品”。

寻找zoom替代品的趋势概况

但是，不管你在是寻找替代方案还是选择给Zoom第二个机会，现在可能都是一个重新思考我们内部整体的沟通方法的好机会。

根本的问题也许不在于我们过分依赖有安全漏洞的视频会议软件，而在于我们普遍太过依赖会议来进行交流。

作为首选的会议

大家都离不开开会——许多远程团队的管理者默认使用会议也就不足为奇了。看到团队成员的面孔，倾听他们讨论工作，这样的场合很熟悉，令人欣慰。

但是对工作进行讨论并不是真正的工作。这会占用你的时间、精力和资源，给你在工作的感觉，但其实并没有什么重要的工作得到完成。

当然，有时候面对面的讨论是取得进展的最好方法——比方说，当你需要解决一个复杂的问题的时候。而虚拟会议也是促进团队成员之间的联系同时形成文化的好办法。

但是，当开会变成常态——成为讨论、辩论以及解决所有问题，分享每一个状态更新的首选工具的时候——会议就不再有效了。

呆伯特的会议（“我们得开会讨论一下员工保留的问题”“告诉他们员工之所以离开就是因为没用的会太多了”“不开那第一次的会又怎么得出你的结论呢？”）

保持联系与提高生产力

不管是是虚拟会议还是其他会议，从一开始就应该对开会表示质疑，要把它看作是影响效率的风险，而不是取得进展的机会。

但他们也许觉得这是分享信息或集体讨论解决方案的最快捷方式。毕竟，还有什么比实时更快的手段呢？

但是，实时的同步通信（无论是Zoom会议、Slack消息还是拍拍肩膀）总是会中断，而且还有生产力成本，尤其是对于那些按照“创客计划”工作的人而言。对于我们许多人来说，工作——那些编写代码，发挥创造力，解决复杂问题的工作——需要高度专注，甚至一点点的干扰都会产生破坏性影响。

研究表明，在被打断之后，我们平均需要23分15秒才能重新恢复对一项任务的专注，而且哪怕恢复了专注，我们的生产率也会下降。因此，一次状态更新会议就可以将整个下午拆分成两个部分，而每个部分都会变得时间太短以至于无法做任何实质性的事情，因此会导致整个下午的时间都被浪费掉。

异步是默认，同步是例外

“Zoom最好的替代品是减少虚拟会议，用更多的、经过深思熟虑的长形式的书面文字代替。”

— Basecamp联合创始人兼CTO David Heinemeier Hansson（DHH）

强制性隔离也许正是我们需要的：正好可以用这段时间重新思考一下我们对沟通的看法。

事实上，尽管我们有进行同步、即时和面对面交流的时间和空间，但那段时间不是全部的时间。实际上，几乎没有什么事情是紧迫到可以证明中断造成的潜在损失是合理的地步的。

好的沟通是在合适的时间说适当的话。对于我们的团队来说，这意味着默认情况下都进行书面以及异步的沟通。几周前切换到远程工作模式时，我们的工作流程也几乎没有任何变化。

每周的状态更新？项目启动？季度和月度计划？回顾展？所有这些都以我们的结构化书面形式异步去执行。

Nuclino的书面会议

我们自己的产品一直都是减少必要会议次数的主要推动力。从品牌指南和OKR到项目文档和团队公告，Nuclino 是我们存储所有文档和笔记的地方。不过你也可以用Google Docs、Confluence或其他对你的团队有用的工具——只要工具能够促进结构化的、异步的、书面形式的沟通，并提供易于使用的内容协作功能就行。

当然，我们还会使用聊天和视频通话，那只是在突发性的、更个性化的团队签到或处理特别具有挑战性的问题的时候使用。大多数其他问题用异步的方式处理起来往往更有效。

可以说的时候谁有时间去写啊？

对于大多数人来说书面沟通这种形式并不自然，而且似乎对于传达信息来说似乎比较慢。但这种形式往往质量更高，从长远来看可以节省时间：

• 书面沟通更加深思熟虑。

在分享想法之前先写下你的想法可以让大家的沟通更加清晰，避免当场出现下意识的反应以及混乱的头脑风暴。我们要先完善自己的观点，而不是有一句没一句地分享。而且这样我们还会同事足够的时间来吸收信息并以同样的方式回应。

• 会议更少意味着不间断的“深度工作”时间更多。

远程办公的主要好处之一是远离了开放式办公场所的噪音。为什么要把这个机会浪费在不必要的Zoom会议上？异步沟通可以为专注、高效以及有意义的工作留出足够的时间，避免受到干扰。

• 我们还因此有了一切决定的书面记录。

开会就算再怎么高效和计划周到，受益者也只是参会者。书面形式的沟通会自动创建文档并添加到我们的团队知识库当中，从而提高清晰度和透明度，并让所有人（包括我们的未来员工）受益。

当然，这并不是说我们根本就不应该开会。相反，我们需要认识到会议固有的风险和隐性成本。就像Slack一样，Zoom令实时沟通变得如此方便快捷，因此很容易会被当作默认。但是，仅仅因为很简单并不意味着它可以帮助我们完成工作。

在Zoom因为各种集体诉讼被搞得焦头烂额之际，现在也许正是我们质疑和反思原先的工作流程的好时机。

呆伯特的电话会议

译者：boxi。