一位经济学家觉得邮件多压力大，于是设计了两款应用来解决

编者按：电子邮箱是我们进行社交的一种重要工具，然而对于接收邮件十分频繁的人群而言，阅读电子邮件的时间就占据了他们生活的大部分。杜克大学行为经济学家Dan Ariely对此十分关注，他与人合作设计了两款应用以解决这个问题。另外一位教授还提出了“批处理”的概念，设想让人一天之中只在3个时间段处理邮件。

什么可以使人们更愉悦地工作？什么可以防止人们暴饮暴食？人们为什么喜欢在啤酒里掺香醋？这些是杜克大学行为经济学家Dan Ariely在过去几年所研究的一些问题，范围包括各种重大问题和日常问题。他试图剔除人类动机和决策中的复杂性。他的研究中经常出现两条线索：为什么人们经常做出糟糕的选择；如何对生活中的小事进行调整以消除不必要、不合理的痛苦。

Ariely经常收到数百封电子邮件，其中还不包括垃圾邮件。所以，当他意识到阅读和发送电子邮件正在越来越多地消耗他的时间的时候，他想知道是不是能够改善这个状况。他能采用什么样的小技巧，在整体上减轻压力？

 “每个人都意识到自己目前使用电子邮件的方式对生产力的破坏有多大”，Ariely告诉我。麦肯锡咨询公司估计，管理电子邮件要占用有知识的工人四分之一的工作时间，Ariely被这一问题所吸引，并对很多人每天花费大量时间做此类事物进行了批判性思考。“我关心人们错误管理健康、金钱和时间的方式，”他说，“其中，改善时间管理方式可能是最简单的、无需进行完美的优化，而是做一些实质性的改进即可。”

电子邮件的一个功能有待改进。每个新的邮件，无论是非常紧急的还是完全没有价值的，都会立刻发出提醒，而事实上大多数人在邮件到达时很难忽略消息。例如，在2002年的一篇论文中，研究人员发现，对70％的消息而言，员工平均花费6秒钟来对一个未读电子邮件的通知做出反应。（也许，15年以后平均时间甚至变得更短。）而这些中断造成了不合理的成本（在生产力和压力方面），因为人们需要一段时间恢复到最初知道消息到来时进行任务的状态。

 “我们应该质疑的第一种观点是，所有电子邮件都需要被平等对待，”Ariely说，“每个电子邮件都能打断人的工作吗？来自老板的电子邮件是否与他订阅的每周行业通讯一样重要？”为了了解这些问题的答案，他在他的博客上发布了一项调查问卷，要求受访者查看他们最近收到的40封电子邮件，依次回答在收到通知后隔了多长时间阅读各封电子邮件：立刻阅读？两个小时后阅读？一个星期后阅读？还是永远不打开？

他发现，受访者认为大约三分之一的消息是没有必要阅读的，只有十分之一的电子邮件是重要到必须在收到的五分钟内读取的。

当被要求对40个最近的电子邮件的时效性分类时，Ariely的调查者们表示大多数并不紧急。

图：收到的邮件需要多久之内看完？

通过分析这些数据，Ariely发现了造成目标低效的一个原因。每个电子邮件在默认情况下都会触发通知，但是不是每一封电子邮件都需要通知。因此，在过去曾经和他合作的一些软件开发人员的帮助下，他试图设计一种方法来调整电子邮件中的默认设置。这项工作的成果是一个叫Filtr的应用程序，允许用户根据发件人制订简单的规则，决定电子邮件出现在收件箱的时间。例如，用户设置即时显示家庭成员的电子邮件，但是不重要的的时事通讯在一天结束的时候才出现。

Ariely没有做过任何广泛的用户满意度调查，但他表示，到目前为止Filtr至少使自己的数字生活更为平和。“通过过滤邮件，筛选出一小部分重要的电子邮件，把不重要的电子邮件放到一边，极大地提高了我的幸福感。”他说。

他的个人案例可能对其他不良电子邮件有更广泛的影响。“我认为Dan的想法真的很有趣。”加州大学尔湾分校的信息学教授Gloria Mark说。Mark已经发表了几项研究成果，证明电子邮件相关的压力对员工产生了负担，他们希望在得出任何结论之前研究Filtr的有效性。但她发现这个想法很有前途，因为它恢复了一定程度的控制，她认为缺乏对电子邮件的控制是导致电子邮件给人们带来压力的主要原因之一。“我认为，如果人们感觉自己能对信息进行更有力的控制，那么他们在时间方面的压力就会大大减轻，”她说。

Ariely对电子邮件的好奇心不仅促使他协助创建了Filtr，同时还创建了Shortwhale，这是一个网络应用程序，它能把电子邮件转化为接收者更容易处理的形式。发送消息的人使用Shortwhale会被定向到一个网页回答几个问题，比如“这封电子邮件的紧急程度如何？”和“你是否需要答复？”当发件人以这种形式输入消息时，他们被提示“直奔主题”，并被鼓励“尽可能做做选择题”。

Ariely非常喜欢Shortwhale，他说这些额外信息是一个福音，因为他通常会收到大量的电子邮件，但很少包含重要信息。“我通过Shortwhale学到的是：有很多人……只是想要发给我一些东西，并说‘我们只想要你的信息’。我很高兴知道了人们的想法。”

Ariely说该系统有一个非常小的用户群，确实存在缺点。“在某种意义上说，Shortwhale有一点令人讨厌，它给人的感觉是：收件人对发件人说‘当你给我发电子邮件时，请这样写！’”他说，“这给了发件人更多的负担……我不得不说，当我开始使用这个产品时，它的傲慢真的让我很困扰。”此外，为了发挥Shortwhale真正的强大力量，我们需要将它集成到每个人使用的电子邮件客户端。“想象一下，如果给你发送电子邮件的人很快告诉你，对于这封电子邮件你需要在一周内做出回应，或者‘没有必要回应’是什么样的场景。通过调查，Ariely了解到不需要回复的发送者和认为他们可能需要回复的接收者之间存在期望差距。

现在，Filtr和Shortwhale都保留了适当的小部件，它们充分地满足了他们的创作者的需求，一小部分接收大量电子邮件的人，和Ariely一样，已经学会了接受它们。但对于Filtr，信息学教授Gloria Mark萌生了一个强有力的想法——“批处理”，或在设定的时间批量检查电子邮件——如果这一功能能够得以实现并被广泛运用，那么就可以使无数人减轻电子邮件方面的压力。

有两种不同类型的批处理方式，第一种比第二种更为人所知。生产力博客歌颂第一种批处理方式的优点，它只在设定的时间检查电子邮件并一次全部处理，而不是在收到每一封电子邮件时处理。这是一个吸引人的想法，而且很多人确信它能消除干扰。但它是否改善了人们的体验是难以确定的：研究这个问题时，Mark发现使用这种方式处理大量电子邮件的人们认为，自己的生产力提高了，但压力并没有减轻。

Mark认为第二种批处理方式将从根本上解决电子邮件相关压力。“我争论了多年，我将解释为什么组织应该批量处理电子邮件。”Mark说。她的意思是，公司可以进行这样的设置：发送电子邮件时，发送时间设置为下一次批处理的时间。Mark设想了一种情况，电子邮件分三个阶段进行接收：一天的开始时间，午饭后以及一天结束的时候。“这样做的逻辑是每个人都期望电子邮件每天只发送三次，”她说，“每个人都知道所有人都在某个时间收到电子邮件。”观点在于，真正造成电子邮件压力的是社会期望的快速反应——个人无法批量控制，但雇主却可以做到。

Mark的理想系统允许紧急通信，但不是通过电子邮件。她认为，如果员工需要联系而且彼此对时效有要求的话，他们会拿起电话发送即时消息，或者直接面对面交谈。

她的解决方案虽然很灵活，但很可能不会很快完成，因为它需要重新构建数字通信社会契约。最近Mark表示，在生活中，电子邮件带给她的压力已经不再是曾经的突出问题。这些日子别的事取代了这一问题。“我发现自己每隔一段时间就去刷新闻，”她说。“它逐渐取代了电子邮件所带来的问题。”

翻译来自：虫洞翻翻  译者ID：锎-252  编辑：郝鹏程