如何高效完成一项复杂工作任务？

编者按：本文来自“插坐学院”（ID：chazuomba），作者 何川。36氪经授权转载。原题目《插坐学院创始人何川：如何高效完成一项复杂工作任务？》

1.常见的复杂工作有哪些？

首先我们来思考两个问题。

第一个问题：复杂工作和复杂工作任务是一回事吗？

答案是：二者并不是一回事。

复杂工作任务一定是有头有尾、有时间节点、有结果的。

复杂工作则更多指工作内容，没有太明确的时间起点和工作目标。

所以，当你接手一项复杂工作时，要先把它细化成一个个有时间节点、有目标感的任务。有了做事的反馈，就会产生做事的成就感，否则你会陷到无尽的细节中。

第二个问题：复杂工作任务一般都是怎样的？

▲直播课程PPT

在你的团队里，上图提到的这些工作内容应该会时不时出现，做一个年会暖场视频、组织团建活动等等，这都是复杂工作任务。有发展潜力的同学，领导会经常给你安排这样的任务。

当你接到这样的任务，首先应该感到开心的是，领导认为你有机会挑大梁、扛大事，所以他才把这样的工作交给了你。

心态上，要知道这是老板对你能力的认可。老板不会把这样的工作交给一个基础的小白，给你复杂工作，通常认为你能实现价值。

举个例子。员工小李被老板叫到办公室：春节快到了，有50多家重要客户需要维护，准备一份礼物方案吧。

接到这项工作任务的小李可能是这样的：

给客户送礼物时，你最关心的可能是预算问题，但预算问题应该最后才问，最先问预算的人，通常不会有太大发展。

为什么呢？老板安排一项任务，你需要做的工作就包括，给老板提供三个预算方案：激进型，正好型和保守型方案。不要一上来就问预算，预算是根据你的目标和诉求定的，不是固定不变的。

处理完这个任务后，小李又被老板叫到办公室：年会需要一个暖场主题片，你带着部门的同事研究一下。

▲小李内心

这里请大家思考一个问题，可以问老板“主题片是否有外部制作预算”这个问题吗，如果直接问老板，老板会不会反感？

我的建议是：这样的问题是可以问的，属于拐弯抹角地试探边界尺度，但是不会让人感到反感。因为专业做事都会有预算，预算多少，需要调研后汇报给老板。

所以，通过这两件事情，大家要知道：并不存在复杂的工作任务，很多所谓的复杂本质是模糊。模糊和复杂不是一回事，复杂不等于模糊，更不等于混乱。

▲长按图片保存可分享至朋友圈

一项复杂工作任务，关键在于能不能把关键点提炼出来，而不是模糊去对待。

这一点希望同学们反复思考、认真理解。复杂不等于模糊，一定要把复杂的事情变清晰。清晰之后，再复杂的事也不复杂了。

2.如何找准复杂工作的突破点？

在了解了复杂工作之后，我们来找找复杂工作的突破点。

复杂工作任务背后有三项核心工作。

1、厘清问题：

开展工作之前必须厘清关键问题。接手一项工作时，不要着急去做，也不要着急去问，先把问题列出来。

2、争取授权：

包括预算、期限、人手、汇报、求助等。比如，什么时候汇报、关键问题能不能求助，这些都是争取授权。

3、达成共识：

一定要在开展工作之前，把结果考核定下来。如果你匆匆忙忙去做了，做好不是你的，搞砸了也不是你的，结果大家都不爽。

以上三点希望大家记住。

那么，在复杂工作任务开展前，应该想清楚哪些问题呢？

以下是五个通用问题，只要你坚持思考，就一定能够达成能力的进阶。

1、主要目标：这项任务主要想达成什么目标？

我们想想文章开头提到的小李，春节送礼、制作暖场视频是不是都应该有目标？或者希望达成什么效果。

2、核心环节：决定这项任务成败的核心环节是什么？

3、关键打法：这项任务涉及哪些专业能力？

关键打法一定要有专业能力。很多时候，知道做什么，但不会做的原因就是专业能力达不到。比如暖场视频，你认为效果可以了，但老板觉得不可以，这可能就是你的专业能力不够。如果自身专业能力不够，就去找专业人士寻求帮助。

4、团队协作：拿到一项任务后，要思考完成任务需要哪些人协作？

一定要提前和需要协作的人打招呼，千万不要工作开始了再告诉他们。没有人理应随时配合你，这不是他应尽的义务。

5、考核标准：评价任务成果的关键标准是什么？

老板有标准，你心里也有标准，这块你要跟老板对接清楚。

我们继续往下看，复杂工作任务开展前的三个补充思考：

1、最有可能阻碍任务完成的风险是什么？这个要提前想，想的越充分越好。

2、这项工作任务是否可以通过其他任务替代完成？

举个例子：比如老板让你送礼物，你就一定要买礼物送给客户吗？有没有可能把客户聚到一起，开一个线下的论坛、晚宴、答谢会，这都是一种方式，也是替代方案。

3、如果进展不如预期，何时寻求支持更合理？

工作进展中发现问题跟老板汇报，和提前跟老板说，我能不能在一些关键时刻随时向你汇报。这两者肯定是后者更妥当，这样做也会赢得老板更多的信任。

最怕的是：有问题不说，出了问题憋着，最后结果不好的时候才说，甚至结果不好的时候拍屁股走人。这都是非常不好的表现，一定有问题提前说，因为老板有责任帮你解决问题。

3.如何高效完成复杂工作目标？

以上是解决复杂工作的突破点，接下来，我们重点讲一下如何具体高效完成复杂工作目标？

下面这个象限图，对于处理复杂工作很有指导意义。

这个象限由四个词语组成：执行、决策、核心、边缘。

执行是需要自己独立执行的任务，决策是需要上级决策的任务，核心和边缘是任务的核心问题和边缘问题。

在拿到一项复杂任务的时候，你需要快速地想清楚：

如果你的任务是属于第一象限，即“执行+核心”性质的任务，这就意味着这是需要你自己执行的任务，自己一定要快速搞定，因为这是体现你专业力的时候；

第二象限是指团队协作，这不是重点。因为核心问题是你来解决，边缘问题应该让团队帮你解决。当你接到一项核心任务时，必须有所取舍，一定要在解决核心任务的过程中，处理最核心的问题。

第三象限是指任务的具体执行形式，这里可以跟老板商量，也可以不商量，自己去执行。

但是，如果你的任务属于第四象限，即“核心+决策”性质的任务，就必须要跟老板商量了。如果你做决策的时候不跟老板商量，执行过程中出问题了，才去跟老板商量，就比较容易出问题。

我们做一个练习，假如老板给你分配了这样一个任务：给参加公司线下培训课的50位同学，每人准备一个桌牌。

我们按照文中提到的方法来解决这项复杂工作。开展任务之前，先问自己这五个问题：

1. 主要目标：每个人都准备一个桌牌，想达到什么目标？

2. 核心环节：决定桌牌工作进展的核心环节是什么？

3. 关键打法：制作桌牌需要涉及哪项专业能力？

4. 团队协作：制作桌牌需要哪些人协作配合？

5. 考核标准：评价桌牌工作成效的关键标准是什么？

继续思考两个问题：

第一，假如桌牌的制作有两种方式：一种是同学自己手写，可以体现参与感；一种是打印的桌牌，显得正式。你觉得哪个好？

第二，桌牌做成可以挪动的合适，还是固定的合适？

假设这样一个场景：老师在台上讲课，喊了两个人的名字都没对上。因为桌牌可移动，被人挪乱了。

那改用固定桌牌可以吗？我们再来思考下：固定的桌牌是不是每天都要收起来再摆放？

这些都是小事，但这些小事背后体现出一个人的思考力。如果针对每一项任务，你都能这样深入思考每一个细节，就一定能迅速提高工作能力。

所以，我现在想出另外一个解决方案：把打印的桌牌变成胸贴，直接贴在同学们的胸口。每天早晨签到的时候，让小组长为每个同学贴。

我们来思考以上两种名牌制作方式的弊端。

第一种方式，将同学们的名字打印在硬纸上，然后制作成桌牌。这时，打印出来的硬纸以及每天收拾硬纸，是不是一种资源消耗？

第二种方式，将同学们的名字做成胸贴。这时，让小组长每天给大家贴胸贴，是不是可行的？这种方式可以让同学之间快速熟悉吗？

这就是复杂问题背后，你需要做的取舍。

如果是我做这件事，我的第一标准就是：同学们必须随时可以念出对方的名字；第二标准是：老师可以随时念出同学们的名字。这两条标准应该是名牌制作最重要的工作，基于这两点，你就可以做取舍了。

很多时候，遇到复杂的工作任务，你可能随便就做了一个决策，但是这个决策非但没有解决问题，反而还占用了很多执行时间。

遇到复杂的工作任务，你首先要明确考核指标和效果目标，这件事必须要跟老板核实、商量、共同作出决策。

我们接着往下开展名牌工作。确定好制定桌牌的方式后，我们就需要把桌牌制作出来。

这时候，制作桌牌就需要开展样式设计和定价预算工作，这两件事是属于边缘决策，很多时候老板会让你直接决定。

但是现场运营和效果达成，这就是需要你自己执行了。有时候预设的效果都很好，但现场并没有达到，比如同学们每天早晨来得很晚，没时间贴胸贴就直接听课了。这时候如果你不管不问，效果肯定会打折扣。

名牌制作的最后步骤是印刷送货、摆放整齐，这些事情就很好执行了。

现在，你再思考一下：一个桌牌制作背后，有多少工作可以思考？

如果你日常能这样训练自己，你的综合能力会非常棒，一定会成为考虑问题非常周全的人。

所以，在接手复杂工作任务时，一定要懂得反向沟通管理你的上级；在没有获得充分信任前，一定要多汇报工作进展。

具体需要向老板汇报什么呢？这四件事你要印在心里：必须汇报的内容，适度汇报的内容，必须独立承担的内容，可以寻求支持的内容。

咱们再回顾一下，文章开头我们说：“并不存在复杂的工作任务，很多所谓的复杂，本质是模糊。”

所以，我们至少要把50%的时间用在定义问题和反向管理上，这样再复杂的任务都可以找到解决方案。

最坑人的情况是：“接到任务之后，我先自己执行，执行好了再告诉你。”如果你超级厉害，可以这样做。如果你不是，请和你的同事、你的上级好好沟通讨论。

为什么有些人能做成大事？因为他执行复杂任务时，一定会把关键事情想清楚。

比如，雷军研究了阿里巴巴的成功之后，总结了阿里巴巴成功的三大要素：

第一，必须选择一个巨大的市场；

第二，网罗全球人才；

第三，融到巨资。

这是雷军做小米之前思考的3个问题。

再比如，美团创始人王兴在判断了团购的本质后，思考了三个问题：

第一，团购生意到底能开多少个城市？

第二，应该先在哪些城市投入资源？

第三，排名150以后的城市要不要开展业务？

得出的结论就是：一线城市不做，排名150以后的城市不做。

最后再讲一下我自己，插坐学院为什么要开展12天线下训练营？

我也有三个思考：

第一，用户价值和学习效果是插坐学院的第一价值观，有效是第一位的。两天的线下课，只适合能快速开窍、自学能力超级强的人，不适合需要系统学习和练习的人，不适合需要定期咨询和反馈的人；

第二，12天线下训练营可以连续地练习、思考、互动，只有高强度线下面授，才能快速提升学员状态；

第三，一次招生、长期服务，比多次招生、短期服务效率更高。我们要找的是那些可以支付更高成本的优质客户，把更多时间服务在这些人身上。

你也可以想一下，你有没有认真思考过公司的业务？还是说，总是在不停地做事，很少思考，最后客户没服务好，效率也没提升？

最后，关于复杂任务的真相，有两句话送给大家。

第一句：善战者无赫赫之功，善医者无煌煌之名。

这句话的意思是：擅长作战的人没有显赫的功劳，因为他们在运筹帷幄之中，已尽量避免了战争的发生；擅长行医的人也没有显赫的名声，因为他们在疾病发生之前，已经防患于未然。

因此，他们既不是靠天赋，也不是靠智商取胜的，而是靠精打细算，一步一步规划出来的。

我们处理复杂工作任务时也一样，需要简单一点，耐心一点。拿到工作先思考，思考完了找老板确认，确认完了开始初步执行，执行的过程中，关键点再继续向老板确认。

第二句：遇大事不慌乱，懂得反向管理老板，才是有能力的真正体现。

怎么都做不到，是能力问题；不思考怎么做，是态度问题。

一个好老板会让员工工作更简单。这里我要提醒管理者，包括我自己，我们要把交代给员工的每一项任务，都尽可能地解释清楚，少让员工猜。

因为管理者在布置工作任务时，已经把操作流程和结果都在脑子里过了一遍，觉得这件事可以做，才会布置出去。但是，管理者布置出去的工作任务，往往是一个非常抽象的命题。所以，最好的方式是，把这个命题给员工解释清楚，再让他们去执行。

否则，你的员工拿到的是一个抽象命题，他要把你想好的事再重新思考一遍。这时候，他不仅很难达到你的高度，甚至思路可能是错的。这种情况下，员工直接去执行，会造成组织资源的巨大浪费。

最后再说一下，越是一线的员工越不怕辛苦，他们怕的是不知道为何如此辛苦，还做不明白。

我一直在讲怎么应对复杂工作任务，对于管理者或者想做管理者的人而言，应对复杂工作任务的本质，就是怎么布置、管理一项复杂工作任务。

以上，就是我们今天的内容，我们做个总结：

复杂工作任务背后有3项核心工作：厘清问题、争取授权、达成共识；

复杂工作任务开展前要问5个问题：主要目标、核心环节、关键打法、团队协作、考核标准。

以及，对于处理复杂工作有指导意义的四个象限：执行、决策、核心、边缘。

最后，在接手复杂工作任务时，一定要懂得反向沟通管理你的上级；在没有获得充分信任前，一定要多汇报工作进展。

当你接到一项复杂工作任务时，首先应该对自己有信心，这是老板对你的认可。复杂工作很多时候是纸老虎，按照以上方法，多处理几次复杂工作，你的能力就会越来越强，复杂工作也就不再复杂了。