文字处理软件之战：你会放弃微软的 Word 吗？

编者按：微软提供的Office办公组件已经成了现代办公的一种模式，但不知不觉间，已经开始给人一种“笨重”的感觉了。新一轮基于云的、简化共享流程的办公应用正在赢得企业员工的青睐。近日，GeekWire发表了一篇文章，对这趋势进行了详细的报道与分析，作者为托尼·卢斯特拉(Tony Lystra)，他认为，近年来，科技行业的流行语是“人工智能”和“移动”。如今，你可以把“协作”添加到这个列表中——如今，每个人都想在自己的应用程序中建立类似 Slack 的沟通方式。原题为“The new word processor wars: A fresh crop of productivity apps are trying to reinvent our workday”，文章由36氪编译，希望能够为你带来启发。

微软，比地球上任何其他机构都更能塑造我们的工作方式和思考方式。如果你在办公室度过一天的话，你所做的一切基本上都会围绕着微软推广的一种模式：

用Outlook处理电子邮件。用Word处理文档。用Excel中进行数字和项目管理工作，以及用PowerPoint处理演示文稿。

不管你喜不喜欢，你都生活在微软规划的工作愿景之中，并以此为生。

IBM在20世纪60年代发明了最早的文字处理器，Micropro International 在1979年推出了首款商业上成功的文字处理器 WordStar。随后是其他早期的生产力软件，包括WordPerfect和Lotus 1-2-3。

但是，是微软的Office第一次打包了这类应用程序，并接管了工作场所，创造了我们今天仍在使用的工作模式。

微软Office问世近30年后，它已经成为几乎所有生产力应用程序的 DNA。即使你使用谷歌的G Suite或苹果的iWork，你仍然在遵循微软的模式。

但是这种对工作的思考方式已经变得有点过时，每天都有新的应用程序提供不同的方法来帮助我们完成工作。

我们的工作方式正在经历一场新的“战争”，围绕着快速启动的讨论线程、快速共享和轻巧简单的界面，旧的“办公套件”正在被重新改造，所有的工作都在一个窗口内完成。

近年来，科技行业的流行语是“人工智能”和“移动”。如今，你可以把“协作”添加到这个列表中——如今，每个人都想在自己的应用程序中建立类似 Slack 的沟通方式。

对于笔记和文档，有 Quip、 Notejoy、 Slite、 Zenkit、 Notion 和 Agenda。 对于电子表格，有Bellevue，基于 Wash. 的 Smartsheet，以及 Airtable，Coda 和 Trello，尽管它们在电子表格处理上有很大不同。

这个名单似乎永无止境，主要是因为开发者可以相对轻松地在云中启动软件。

“工作已经完全改变了，”在线存储公司Box的联合创始人兼首席执行官亚伦·列维（Aaron Levee）说，Box正致力于从令人眼花缭乱的云应用中统一数据和消息。“上世纪90年代，员工们幸运地拥有了两个、三个、五个现代应用程序。现在，他们几乎拥有无限的生产方式。”

与其他新开发的效率应用程序一样，Notejoy 也将文字处理程序与 Slack 类协作结合了起来。

从根本上说，许多这样的应用程序并不是建立在触摸屏或人工智能等新技术之上，而是重新发明了我们大多数人完成工作的方式——在物理键盘上打字和在显示器前打字。

在这种新的环境下，员工对IT部门给他们提供的应用程序不再满意。 他们希望使用那些他们在手机上已经习惯了的消费者应用程序的简单用户界面，并且他们也已经厌倦了在基于传统Windows和Mac OS结构的标准文件目录中费力寻找特定的文件。

这意味着开发者让企业员工使用他们的软件的方式也发生了变化。 在旧的做事方式下，供应商必须赢得IT部门和管理层的支持。 现在，开发者们开始直接接触终端用户——一线员工——并依赖于口口相传。

一些企业正在将员工使用的项目限制在四到五个内，这表明生产力市场正在四分五裂。 原因是：如果一个团队的文档分散在一大堆写作应用程序和交流平台上，没有人可以完成任何事情。Quip 的联合创始人兼首席执行官凯文·吉布斯(Kevin Gibbs)如是说。

Quip 是一款一体化的文档、电子表格、项目经理和沟通枢纽，在2016年被 Salesforce收购，可能是最有可能挑战微软Office的单一应用。

“有这么多的工具...... 正在挑战旧的办公套件的基础，”吉布斯说。 "(微软) Office 并没有真正改变，但我们周围的世界已经改变了很多。”

Salesforce收购的Quip将生产力应用和信息混合在单一窗口中。

对微软来说，有利的是，这场革命正在缓慢进行。专家们称，微软仍然是生产力软件领域的霸主，而且这看起来不会很快改变。

根据Gartner提供的最新数据，微软的Office套件去年控制了近88 %的市场。谷歌基于云的文档、电子表格和演示应用程序G套件位居第二，只有9.7 %，远远落后。

Gartner分析师克雷格·罗斯（Craig Roth）表示，他十年前就预测，创业公司的竞争对手将开始侵蚀大型科技公司的市场份额，但这还没有发生。

他表示，其中一个原因是，当截止日期临近时，员工们会匆忙回到他们所熟悉的工具上，也就是微软的 Office 办公软件。

不过，尽管没有一款新的生产力应用程序可能在不久的将来取代微软，Quip的吉布斯说，无穷无尽的选择意味着一大堆应用程序可能会集体蚕食微软的市场份额。 

“现在是获取消费者的大好时机，”吉布斯说。“他们正在获得最好的工具......他们真的渴望改变工作方式。”

微软正在通过简化用户界面来应对这一新局面，并将新的和日益流行的应用程序功能整合到了 Office 365中。 

去年，它推出了类似 Slack 的沟通工具“Teams”。 微软表示，Teams是该公司历史上增长最快的商业应用程序，有329000家公司和87 %的财富100强企业(包括通用汽车和通用电气)都在使用这款软件，这表明了员工对这种新型快速协作应用的需求。

微软 Word 最近重新设计的界面。 在某种程度上，微软通过简化微软 Office 的用户体验来应对新一轮的办公应用程序变革。

Office 365产品营销高级总监罗布·霍华德(Rob Howard)表示，微软还简化了 Office 的用户界面——长期以来一直被嘲笑为杂乱无章——并将其简化为屏幕顶部的单行“色带”。 

“我们非常关注用户体验的全新简单性，使之更加简单，”霍华德说。“在过去的几年里，在线版的Word已经取得了长足的进步。”

微软还收购了一些生产力公司，包括Wunderlist、Yammer和Intentional Software，这些公司帮助微软开发了协作应用程序Whiteboard。

霍华德说，微软也严重依赖人工智能来吸引员工。例如，他说，你现在可以用Excel的Android应用程序扫描电子表格的纸质副本，并将图像转换成功能齐全的Excel电子表格。

正是谷歌在2006年推出Google Docs，正式拉开了基于网络的生产力应用的新时代，并证明了你可以在基于云的应用中完成所有工作。微软发现了生产力业务面临的危险，并在2010年推出了自己的在线版本的 Office。

G Suite赢得了包括Verizon通信公司和高露洁公司在内的知名客户，但在生产力软件方面，它并没有打破常规。相反，谷歌专注于复制微软 Office，着魔般地复制 Office 的所有或大部分关键功能。

协作笔记记录应用NoteJoy的首席执行官萨钦·雷基（Sachin Rekhi）表示，因为这样做会让企业认为这是一个可行的替代方案。

“他们成功了，”他谈到Google Docs作为在线文字处理器的有效性。“但后来他们把全部精力都放在了抢夺微软的市场份额上。他们只是试图做和微软一样的旧事情。”

雷基表示，这“导致了文字处理器市场发展停滞”，并为像NoteJoy这样采取不同文字处理方式的公司创造了机会。

甚至早在十多年前登上舞台的的先驱Evernote，如今也步履蹒跚。公司领导团队的很大一部分人最近离开了，公司刚刚更换了首席执行官，解雇了54名员工，相当于公司员工总数的15% 。

与此同时，新一代的云驱动文档创建工具正获得越来越多的关注。 将自己标榜为 Excel 以及微软项目管理软件的竞争对手的 Smartsheet 公布，今年第二季度的收入为4240万美元，比去年增长近60% 。

据 Smartsheet 介绍，财富100强中有92家公司在使用这个软件。 Airtable 是 Smartsheet 的竞争对手，称有超过80000家机构使用它。

Quip没有公布用户数量，但吉布斯表示，它的客户有亚马逊、花旗银行和安进(Amgen)。

这些较新的工作工具将旧的文字处理器、电子表格和幻灯片组合起来，并将注释线程放入其中，这样人们就可以在文档中实时讨论他们正在创建的内容。 这些应用程序的用户还可以在每次有人更新时收到提醒。

想法是减少创建和共享文档所需的步骤数量。考虑一下，创建文档并与团队共享的常规流程：

• 1、用 Word 或其他文字处理软件打开一个文档；

• 2、浏览文件系统并将文件保存在正确的文件夹中；

• 3、编写和修改文档的内容；

• 4、当你准备分享时，为文档设置正确的权限，这样只有适当的人才能看到它；

• 5、打开 Outlook，然后再次通过文件系统将文件添加到正确的文件夹，并将正确的文件添加到电子邮件中；

• 6、在你的邮件中输入几个段落解释你在分享什么和为什么分享；

• 7、在“收件人”和“抄送”栏中输入正确的人(你可能需要仔细检查一两个别名)；

• 8、写一个主题，然后按发送。

差不多有八步。 但我们还没有完成：

每个收到文档的人都必须打开它，确保他们在编辑时没有重复原始内容，附上评论，然后再次打开 Outlook，并在电子邮件回复中总结他们的想法。

现在，为了创造新的信息和获得反馈，大约需要十几个步骤。

从这个角度来看，“即使是Google docs也开始让人感到非常笨重，”Notejoy的萨钦·雷基说。“我们只是试图成为这些工具的对立面。”

Notejoy 和其他新型的生产工具，如 Quip，旨在通过将文档按项目和团队分组，允许每个参与者实时查看和评论文档，在文档内部聊天(而不是通过电子邮件) ，以及在别人有话要说的时候收到类似文本的提醒，从而减少五到六个步骤。

这种新型的高效应用程序还强调在一个应用程序中做所有的事情(而不是在Google Sheets、Slides和Docs之间切换)、快速和可定制的搜索，以及创建一种新的存储库，去除旧的文件管理目录。

“我记得非常清楚……感觉到即使在采用了当时最流行的工具后，事情仍然很难完成，”Quip的吉布斯在谈到使用原始的生产力套件时说道。他说，他仍然遇到很多人，他们在按照旧的方式做工作时,“感到自己被卡住了”。

Airtable是Excel的一种新的使用方法，它强调文字比数字重要。

所有这些，都在新的生产力应用环境和旧的应用环境之间产生了重要的差异：越来越多的员工选择新的软件，而不是IT部门。回想起过去，一家软件公司会向 IT 工作者和高层管理人员出售软件包。

现在，企业的员工们通过口口相传和媒体了解应用程序。 他们会看到管理项目和分享信息可能更快更简单。

几乎所有的这些应用程序——包括 Microsoft Office 365应用程序——都提供了免费的版，因此它们很容易试用。例如，NoteJoy为多达五个用户提供免费协作。

雷基称之为“IT消费化”。他说，员工“将自己的工具带入企业”，应用程序开发者最好采用“自下而上”的策略，让一些人试用一款应用程序，“然后它会在组织内增长。”

电子数据表和数据库应用程序 Airtable 的联合创始人兼首席执行官豪伊·刘（Howie Liu）表示：“我们每天的绝大多数注册用户或收入来自那些通过口碑了解该产品的人。”

豪伊·刘说，他开始创办AirTable是因为他发现大多数人都在把单词而不是数字输入到 Excel 中。他说，团队正在使用Excel跟踪项目、管理联系人和计划事件——所有的单词都被输入到一个专门处理数字数据的程序中。

相比之下，AirTable是专为文字创建数据库的，他说，它不仅允许公司从Excel转换到自家的软件上来，也允许公司从笨拙的专业软件转换到自家的软件上来。

例如，刘说，一个牧场主抛弃了多年来一直使用的牲畜跟踪软件，转而使用AirTable。根据该公司的说法，Slack、Box、Target和BuzzFeed也使用AirTable。

这展示了应用程序是如何提升自己的知名度的，不是试图扼杀竞争，而是通过寻找微软或谷歌没有提供的细分市场——或者增加最卓越的生产力应用程序，让客户能够以新的方式使用它们。

云存储公司Box可能就是这种方法的缩影。Box 的目标是在微软、谷歌和其他公司的在线应用之间架起一座桥梁，该公司称之为“瑞士战略”。

夏季，Box宣布推出一个统一的活动流，该公司表示，这使得人们更容易看到他们的工作是如何通过DoCoSign、SalesForce和Slack等在线应用程序进行连接的。Box 用户也可以根据他们与团队成员的关系来评论、分享和组织文件。

“我们认为这一切都是可行的，”Box的首席执行官李维（Levie）说。“我们知道将会有(员工)想要的混合解决方案……这与谷歌和微软的观点不同。”

原文链接：https://www.geekwire.com/2018/new-word-processor-wars-fresh-crop-productivity-apps-trying-reinvent-workday/

编译组出品。编辑：郝鹏程