想要举办一场活动会议，需要面对不同的群体、过程中解决各种纷繁复杂的问题，关于活动的流程同样如此，过程中需要有多个要点需要掌握。在了解了活动会议的类型、掌握了一场活动会议举办的流程后，接下来的工作就是掌握一些核心要点，保障活动正常运行下去了。
一、活动会议顺利进行的前提
思考分析活动方案中设计的内容是否真实可行，活动可实施性是每一位活动会议运营者要注意的首要环节。关于这一问题，光是预算能够通过远远不够，市场营销人员还要考虑到现场、人员和法规等多方面的原因。一般来说，确定一个活动是否真实可行，可从以下3个方面进行分析：
1.客观条件
从实际执行方面来分析需要考虑到一些客观条件因素，如人力、物力等。可操作性是前提，不能一味在方案中追求新颖奇特、富有创意的内容，而是要根据活动组织者的自身能力来判断。没有人力、物力等客观条件支持的活动会议方案无异于画饼充饥。
所以活动会议组织者在创作及审查活动方案时，切记要考虑现有公司能提供的资源与自身团队的实力，要以整体能力实现为基准。
2.考虑收益
从企业和公司的收益方面来考虑，首先需要考虑活动盈利能力，确保活动会议可位企业或组织者带来获得回报。另外，对活动会议的目标价值的传递也是营销人员需要着重关注的一点，只有一场活动会议对目标人群是有价值的、有意义的，用户才会相信并报名参加，这样才值得投入成本去开展。
3.可执行性
上述我们已经讲到，一场活动会议具有可操作性的客观条件是十分必要的，而从落地可执行性方面进行分析，我们需要了解以下4点内容
（1）效益与风险指数：活动的成败决定了活动是带来效益或分享，需将活动中存在的风险因素去除或降到最低。
（2）成本控制指数：确保活动会议带来的收益整体是大于活动投入成本的，不管是从品牌曝光还是经济收益来说都是如此。
（3）活动方式科学性：科学合理的工作方式节省活动运营成本，缩短活动筹备时间
（4）合法合规的内容：活动会议中涉及的内容、文案及会场布置均需要提前审查，确保符合相关法律规定。
二、做好备用方案，给自己留后路
每一项活动会议开展前，除了总方案外，需要为一些不可控制的因素而制定一份备用紧急方案来应对变化带来的难题。
活动会议总体的方案至少需要在活动开展前的1个月进行策划（根据活动会议的规模大小进行调整），由于无法预测活动当天会发生的事情，所以活动策划者需要做出一份备用活动紧急方案，来应对变化带来的难题。
一般来说，备用活动紧急方案与活动总方案大致相同，只是为了一些不可控制的因素而制定的方案。例如，总方案的活动场地是在室外，活动当天可能会下雨，则可在备份方案中将活动场地改成室内，或者是在室外加一个雨棚，或者准备一些简易的雨衣、雨伞。在活动当天有可能会遇到情绪比较激烈的受众，需要有应对的方法，或者聘用保安维护现场秩序等。
三、协调配合
在活动会议执行过程中的协调配合，特别是在人员组织上，有两个方面需要活动组织者特别注意，才能更好地保证活动顺利进行，即活动团队的成员和主持人的选择。
1.组织活动团队
一场活动项目的成员是从公司各组织部门中抽离出来的，所以对这样一个独立的项目组织来说，各成员只有知道各自的能力与职责后，才能清晰地把握好整场活动，对自己的任务负责，进而推动项目的落地执行。
人员管理的目的是为了提高活动执行的效率，市场总监想要让不同背景、不同职能、 不同性格人员之间的相互配合时，一个清晰的活动项目组织结构图就会变得非常重要。
活动会议组织者虽然会亲临现场，但执行方面的工作应该少做，更多情况下扮演的是活动工作的决策者和指导者，进行指导和决策方面的工作，这样，活动会议执行工作的进行才能更有效率，才能避免错误集中发生。所以，活动运营者在准备进行活动策划时需要组织一个团队，一起完成整个活动的策划，团队人数需根据活动大小来确定：
（1）人数：一般小型活动在10人以下即可。大型活动要根据活动的具体要求进行人数的拟定。
（2）了解：活动运营者需要根据团员的性格、爱好、技能来分配任务，只有这样，团队人员在处理问题时才会更有效率。
（3）协调：在团队中，需要多开项目会议来征求团队成员对各方面工作的意见和看法，
（4）属性：市场；内容策划；设计；执行；技术；宣传推广......活动组织者可根据活动规模以及具体需求来制定相应的成员。
（5）外援：根据情况考虑是否要求助外援，例如，活动策划专业人士、公关方面的公司、活动运营导演等，通过他们专业的技能来给活动添彩。
（6）安全：活动运营者还需要考虑活动安全、相关许可证等因素，确保活动完美展开。
2.选择活动主持人
主持人在活动现场中扮演着十分重要的角色，优秀的主持人能为活动增光添彩，合格的主持人能引导活动顺利进行，拙劣的主持人则会使活动毁于一旦。
一般说来，主持人对活动的作用表现在6个方面，即调节气氛、引导流程、临时救场、讲解活动、互动观众和配合幕后等。
由此可见，主持人对活动的帮助是非常大的，对活动的顺利进行起着重要作用。所以活动组织者在挑选主持人时一定要提高要求，注意其职业素养。如果不能选出一个各方面技能突出的人选，也可以选择两个人主持或多个人主持，形成优势互补。
四、宣传方面要做好
在活动运营中，宣传是一项非常重要的工作。不管是活动前、活动中还是活动结束时，只有在宣传上做得好，才能达到活动运营的目的。
1.活动前：活动预热
对于活动组织者来说，当宣传效应非常好时，活动成功率会大大地提高；若宣传效果不佳，那么活动效果必然不好。做好活动宣传预热，保证的活动顺利进行和活动目标的顺利实现，首先就要选好宣传渠道。
活动运营者在选择宣传渠道时，需要考虑其渠道是否能为活动带来最大化的效果，否则，活动宣传就会变成了一种既“烧钱”又“无用”的策略了。因此，活动组织者在选择宣传渠道时，需要考虑3个问题，具体如下：
·企业目标用户是否在此渠道比较聚集。
·此渠道能给活动带来怎样的宣传作用。
·活动是否适合此渠道的整体风格。
选好了宣传渠道，接下来就要思考怎样去宣传，也就是宣传的方式方法。活动会议的宣传方式多种多样，活动组织者若想在众多的宣传方式中选出一个最合适活动的方式，则需要从3个方面考虑，即活动成本问题是否在预算范围之内、活动宣传面对的受众是否是活动需要的和是否适合宣传该活动主题等。
2.活动中：宣传引流
任何一场活动会议的参会者都是一个由少到多、不断积累的过程，而活动会议的宣传正是一个实现“多”这一目标的途径，因此，在活动会议宣传过程中，做好引流也是保证活动顺利进行的必要条件。因此，要找到宣传引流的正确途径，就要解决引流中可能存在问题。
3.活动后：后续长尾发酵
要保证活动的顺利进行和活动目标的顺利实现，在宣传方面，只单纯地进行宣传引流和解决宣传中遇到的问题是不够的，市场营销人员需要对宣传进行再次发酵，制造引爆点，让宣传效果更上一层楼。
这里的宣传发酵，一般是在活动顺利落地过程中和刚结束时进行的。它是对宣传发起的又一轮大的攻势，意在通过活动举行过程中出现的一些值得宣传的“点”，加以巧妙包装，让其有引爆的机会，从而收获海量用户关注，提升品牌形象和知名度。
一般来说，发酵这一阶段中的宣传，其用于发酵和引爆的“点”才是活动运营者运营的中心内容。这个“点”的选取是要注意技巧的，具体如下：
五、控制活动节奏：既不仓促也不拖延
活动组织者对于活动会议整体节奏的把控十分关键，节奏会直接影响到正常活动会议的效果。节奏太快，参会者跟不上，只能放弃；节奏太慢，参会者等不及，也会离开活动会议的现场。合适的节奏才能增强活动效果。想要制造合适的活动会议节奏需要从3方面入手，即氛围节奏、时间节奏和流程节奏。
其中，流程节奏很好理解，指的是活动流程的各个环节，需要在规定的时间内完成，不能让个别环节拖延或仓促进行。接下来对控制活动节奏的其他两个方面进行详细讲解：
1.氛围节奏的控制
控制氛围节奏的方式在促销活动中十分常见，通常都是运用“饥饿营销”的方法在消费者中形成一种强烈购买意愿的氛围，再激发消费者抢购。
例如，在一场促销会上，对于有购买意愿的消费者先进行适当压抑，不让其购买，而是对等待购买的消费者不断宣传产品的优势，消费者买了会觉得特别值得。在消费者被激起强烈的消费欲望并且有点不耐烦时，再开始销售产品。与此同时不断宣传产品的优势，然后进入限时限量的环节。通过这一系列的氛围节奏控制，原本只买一件的消费者会忍不住多买几件，原本打算看看的消费者也会立即购买。
2.时间节奏的控制
经过长期的活动会议的组织和规划，我们总结出活动的五个阶段，即预热期、起势期、高潮期、发酵期、收尾期。因此，活动会议的组织者要善于控制活动的时间节奏，在活动的关键时间将表现活动目的的关键内容呈现出来。
以售票环节为例。一开始便打出了“早鸟票”的噱头来吸引参会者，然后在活动会议宣传进行到高潮时，又打出“评团最低价”的广告语再度吸引参会者组团购票，最后在活动快开始时再打出“最后1天”等字样的广告语，营造紧迫感，让犹豫的参会者忍不住抢购。
六、根据数据及时调整战略方向
在活动会议执行的过程中，即使前期策划得再好，过程中可能发生的具体情况也是不能完全预测的，因此，在活动执行过程中，还需要有运营人员实时监控活动，并在确切的数据指导下对影响活动会议顺利进行和实现目标的情况及时进行调整。
这也就是说面对活动中出现的预料之外的事情时，要有及时应变的能力，并能快速调整，让活动进入预定轨道。一般来说，活动可能出现的问题是多种多样的。即使运营人员有再好的运筹帷幄的能力，执行人员有再好的执行能力，都不能完全避免。
出现上述问题时，活动执行者与组织者不要慌张，根据当时具体情况快速做出反应，对接下次的活动执行进行调整。十分严重情况下可根据当时情况的风险程度，做出是否要终止活动继续的决定。
七、后续工作处理：让用户留下好印象
人们常说某一活动会议“结束了”，是相对于参会者来说的，对于活动组织者者来说，却是还没有结束的。组织者还有后续工作需要处理，其中最主要的是关于活动会议后续用户运营的问题，下面介绍留住参会者的六大技巧。
