会议活动作为一种上传下达、内外交互的管理手段，是公司管理与企业交流之间不可获取的方式之一。会议活动是以协作的形式展开，其中最大的成本是时间成本，而时间属于一种零和资源，一旦消耗就无法再生。因此，举办会议活动的效率也在一定程度上反映了公司的管理水平，是一种软实力的体现。会议活动组织者想要提升公司的软实力，从而提高公司的竞争力，必须要关注到活动会议的效率和质量。
那么，到底该如何做，才能让会议活动变得更开放、有效而富有建设性呢？接下来，我们从【组织者】和【参会者】两方面来聊聊如何提高会议效率，希望能给准备开会的你或正在开会的你，有一点启示。
组织者
一、必要准备是前提
不管是公司内部会议还是大型会议活动，组织者都必须要做好会前准备。
1.明确目的
明确目的，是举办活动会议前要做的第一件事。明确这场活动会议是需要做出一个决议、解决一个问题，还是同步一个信息？
活动会议中所有的行动，都是围绕目的展开。如果活动会议组织者没有想清楚会议要解决的根本问题是什么就匆忙召开会议，一场没有目的的活动会议，就像海上没有指南针的船只，漫无目的的航行，只是在浪费生命。
2.设定议程
会议活动的议程是前期准备中的重要一环。它既是活动会议能够按照既定流程顺利开展的重要线索，也是参会人员参会的指南手册。
小到部门周会，大到国际活动会议，在举办前夕，会议活动组织者都需要设定明确清楚的议程。根据活动会议目的，设计出一套合理的流程，其核心在于对问题的澄清和提出建设性的解决办法，其中的每一项讨论都必须要控制时间，不能任由发言人泛泛而谈，海阔天空。
在活动会议开始前，组织者需将制定好的议程表发送给参加会议的人员，使他们能了解本次活动会议的目的、时间和内容，提前安排好手头上的工作，同时能有充分的时间准备相关的资料。嘉宾发言人可根据具体时间安排来控制自己的表达时间。
技巧推荐
在面对需要持续3—5天，演讲嘉宾过千，上百个分会场的会议日程安排时，仅靠人工来进行日程排布，不仅耗时耗力，而且极易出现错误冲突的日程安排。
面对这些困境时，许多活动会议组织者都选择使用了百格活动的日程管理功能。通过系统化的日程编排和管理，帮助组织者轻松搞定繁琐复杂的日程安排，让活动会议有条不紊的按照安排好的程序一一进行，同时让参会者更加清晰的了解日程。
(第五届NJSD全球软件大会部分日程展示)
3.角色分配
《哈佛商业评论》的调研中曾提到，一场高效的会议一定会明确好设定角色：主持人、决策者、参与者、记录者等，具体到每一个人身上。
通过角色的设定，可以让每个参会人员都紧张起来。如果不设定角色，那么很多人参会其实都是不在状态的！因此，组织者需要在会前明确每个参会人的角色，且在明确角色之后告知相应参会人提前进行准备。
主持人
根据活动会议内容和深度选择可以胜任的主持人。公司内部会议时，主持人通常是决策者或者执行负责人。
主持人在会前，花2—5分钟进行有意义的开场陈述，再次阐明本次活动会议目的及今日议程，这样做的好处是不会跑偏、不会超时，且保证活动会议结束有结果。主持人的另外一项重要职责是，严格按照议程的时间组织讨论，并在每个环节给出时间提示。避免出现前面的嘉宾发言时长不受控制，后面时间不够的情况。
决策者
一般为公司领导或者活动项目负责人。每次的活动会议都需要形成决议，一场没有决议的活动会议依旧是低效甚至是无效的。在活动会议进行到最后的时候，由决策者做出决议，各项决议要有具体执行人员及完成期限。
参与者
组织者需要根据活动会议的具体内容来进行参会人员的筛选。开会时，邀请和活动会议主题有关的嘉宾参加，对于直接负责会议主题的工作人员是必须要到场参加的，对于主题有着参与内容的工作人员也是需要到场参加的。
记录者
每一场活动会议结束后都一定要有一个准确完整的会议记录，记录者在会议结束后，需要尽快将会议记录发布出来。一般小型会议，简单记录时间、人员、主题、主要事项、结果等内容即可。
重要会议时，记录者则需要重点记录以下内容：
（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的相关活动；
（2）会议中各方讨论、争论的焦点及其主要见解；
（3）重要领导或代表人物的言论；
（4）会议中已议决的或议而未决的事项。
记录者不仅是指文字记录，必要时需要搭配影像记录者。
二、控制得当是核心
会议活动局面控制不当，容易导致现场混乱、讨论高度发散、内容缺乏深度等问题；没有严格按照活动日程进行，导致时间严重拖沓……这些都是会中控制不当的表现。
议事过程作为会议的主体及核心部分，一旦出现会中控制不当的问题，就可以直接判定这场会议是低效的。
为了保证会议活动的高效，如无特殊情况都应尽量按照事先的议程安排进行。其中，主持人对整体局面的控制是核心。在会议活动中，主持人需要控制好每位嘉宾的时间，如果嘉宾发言时间过长，可适时打断提醒一下，控制好整个会议活动的流程，确定会议活动能按照既定的日程来进行。同时记录者也要全神贯注，记录下核心内容。
三、后期跟进是必须
散会不追踪，开会一场空。在整场活动会议结束时，组织者需要及时将活动会议中的重要内容发放给每一位执行人员，会议中的每项决议都要跟踪、稽查，如出现意外情况时需及时进行调整，确保每项决议都能按时完成。
同时在会后，活动会议的组织者可对参会人员进行调查回访，通过问卷调查的形式进行会后评估工作，通过对已经结束的会议的总结分析而获得更高的办会经验教训，使以后的活动会议质量越来越高。
参会者
哲学家贝克莱说过一句著名的话：存在即被感知。对于参会者而言，在会议活动前如何做到那么如何在会议中刷出存在感，让大咖嘉宾或隐藏大佬感知到你呢？积极发言是最好的方法。
任何需要你发言的时刻，都等于把你置于舞台之上。在活动会议中，你可以通过发言，把自己的观点说给所有人听，可以让嘉宾或领导关注到你。不一定需要有什么建设性的意见和评论，只要是能阐述清楚本次活动及演讲中产生帮助的语句、观点，都会给你带来与平时不一样的关注。
想要在会议中明晰有力地表达想法、进行发言，你需要做到以下几点：
一、会前做足准备：
1.事前必须了解活动会议目的、参会嘉宾情况、相关活动会议内容，做到心中有数；
2.花时间搜集资料，明确自己的观点，选择最有利的数据；
3.如果你需要活动会议中发言，必须事先准备发言脚本，提前演练，做到有备无患！
会中明确表达
1.要根据会议时间长短、发言人数多少，掌握好发言的时长；
2.简洁明了的说出自己的想法和观点，不要过多地讲别人已经讲过的观点，也不要过多地重复强调自己的某个观点；
3.不要害怕别人的质疑和与人争执，碰撞才会有观点产生，好的思想碰撞可以为现场参与者留下深刻的印象。
无论你是活动会议的组织者还是参会者，都需要明确的一点是：活动会议就是大家在一起解决问题，而不是制造问题。
活动会议组织者通过有效的会前准备、会中控制、会后跟进，参会者在会中积极主动表现，才可以从根本上让活动会议成为真正成为激发创造的源泉，高效达成活动会议的最大公约数。
