企业和团队如何创建高效实用的知识管理体系

Baklib

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2022-03-28 15:04

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现代管理学之父彼得·德鲁克讲过：“21世纪的组织，最有价值的资产是组织内部的知识工作者和他们的生产力。”

如今从美国到中国，知识管理开始被越来越多的团队和组织重视，都纷纷建立起属于自己的知识管理体系。因此，今天我们就来聊聊企业和团队组织如何建立起自己的知识管理体系。

首先提到的是“知识管理体系的建设原则”，因为在不违背创建原则的情况下，才能创建出更好的知识管理体系。

知识管理的实施不是一朝一夕，短时间内一蹴而就的事情，而是一个需要长期坚持的管理行为，需要整体分析全局情况进行统筹的规划，制定中发展计划，按照阶段进行步骤式推进。

知识管理体现企业共享文化，体现企业的凝聚力，只有员工具备对企业的责任心，信心，才愿意分享自己的知识，知识管理是一项全员工程，因此，要重视人，组织，制度，文化，工作习惯，他们甚至比技术因素更能决定知识管理项目的成败，在日常工作中逐步建立起员工的一个良好的工作习惯。

只有将知识管理固化到业务流程中，才能保证实施知识管理不是一项“短暂的运动”，而是一项长期的制度，才能保持长期运行下去。在业务流程中，员工要建立起首先查询知识库的意识，然后再进行业务操作的工作习惯，在业务流程中的重要环节鼓励留下操作记录，并由相关人员评审，对好的记录进入知识库。

知识管理同其它的企业管理一样，除了需要正面的推动，奖励制度，更需要建立知识的考核和评估制度，首先明确各部门，各岗位产生哪些知识，更新周期，更新时间，共享要求，下达知识管理任务，考核知识管理任务的执行情况。

讨论完知识管理体系的创建原则后就要进入今天的正题了：如何创建高效实用的知识管理体系？

我们可以先建立自己的“知识库”，类似于呼叫中心的“知识库”。呼叫中心的“知识库”更像是一个搜索引擎，只要搜索关键字，就可以查询相关的问题及答案，所以我们可以借用创建知识库的软件来完善我们的“知识库”，相关工具可以辅助我们更直观、清晰、明了的看待这些信息。

有了辅助工具以后，我们就可以开始“五步走”：收集、整理、转化、联系、反馈。

先收集对企业和团队有价值、有帮助，或是新颖的信息，获取这些信息渠道也很多，例如：会议、文件资料、行业资讯……将这些信息放置“收集”这一栏。

紧接着，确定一个具体的时间，安排人员定时整理收集的信息。按内容将信息进行分类，例如：工作经验、工作方法、使用工具等等……

就像整理一间脏乱的房子，将物品归位，衣服挂在衣橱、鞋子放在鞋柜、洗漱用品放在洗手台上。

例如：我看到一篇文章写管理团队TOPIC模型，我觉着这内容很实用，于是我将文章的一些中心思想总结后放入“培训——通用课件——团队管理”这一栏，并附上文章的链接。

整理好以后，就需要将有用的信息转化为知识，检验是否转化最有效的的方法就是“实践”。

比如总结的一些会议的方法，可以使用看看是否能够提高会议效率，让“无效的会议”变得越来越少。

或者是一些工作经验的使用，这对于新员工有很大的帮助。

再讲一个耳闻能详的“费曼技巧”，其核心在于想像自己是一个老师，正在教一个学生。

还是管理团队TOPIC模型的例子：

在讲之前，我们需要先学习什么是“TOPIC模型”；当你认为自己学习的差不多的时候，你想象下如果是面对一个没有任何管理团队基础的人，你是否可以向他解释清楚“TOPIC模型”作用及运用。

如果你发现在讲解当中，你仍然存在一些盲点，那你可以重新回到第一步找找答案，再重新学习一遍，查漏补缺；再重复第2步，尝试着用更简洁的语言或类比技巧去讲解“TOPIC模型”作用及运用，当你可以非常自如的且不假思索地讲出“TOPIC模型”作用及运用，那么你就已经掌握了它。以上就是“费曼技巧”，用自己的语言来讲解自己想要学习的内容。

信息转化后，它就不再是信息而是知识！更深入的一步是“联系”。

在新知识和旧知识之间建立“联系”，达到知识的融会贯通，从而建立自己的知识管理体系。它们之间的联系都是对大目标进行分解及管理。

最后就是反馈了，转化与联系不是止于一次，而是多次。如果可以获取一些使用者的反馈，那么对我们的帮助是十分大的。

这个使用者既包括内部员工，又包括外部用户，他们的反馈都有很大的作用，能够及时对知识库进行调整、优化，不断完善知识库。

以上讲到了知识管理体系的创建原则与创建方法，也提到了需要使用一定的知识管理工具来辅助创建，那么在这里就给大家推荐一个知识管理体系的创建软件，Baklib。