企业如何搭建一个有效的知识管理系统

Baklib

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2022-04-12 14:53

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21世纪是知识经济时代，企业管理也正在由对实物的管理转向对知识的管理，单纯的金融资本或物质资源来作为企业生存发展资本的时代已经一去不复返，知识管理作为企业崭新的管理模式，如何卓有成效地进行知识管理、如何灵活运用金流、物流、人才流、知识流已经成为现代企业管理创新与发展最为重要的问题。

进行知识管理就需要搭建知识管理系统，对于企业来说，建立知识管理系统的过程其实是建立“外脑”的过程。“外脑”帮助企业管理大规模信息，把零散的知识点规则化、系统化，使之变成有序的知识网络，以供随时调用来解决问题。

那么本文讨论的内容就是“企业如何搭建有效的知识管理系统”。

①文档功能无法集中存储，文件资料共享困难，严重影响公司的业务正常运行；资料文档缺乏目录结构，排序产生混乱，查找资料无从下手，协同共享困难。

②文件分散在不同电脑、服务器或系统中，难以统一备份，不清楚员工对文件有过哪些操作，工作出现问题，无法实际追溯，文档存储不在本地，核心资料易泄露。

③沿用传统的管理模式，知识管理也仅是达到文档管理，知识在沉淀后无法得到应用，同时对于基础知识地图、知识推送、学习培训等达不到管理目的，无法形成企业知识网。

在了解方法和技巧之前，我们应该明确什么样的知识管理系统对于企业来说是有效的。

情境敏感性要求应该能够理解知识要求的上下文情境。

用户敏感性要求应当能够根据用户的知识背景和经验对知识进行整理组织，这对于特定知识寻求者来说是最有用的。

处理灵活性要求应能处理任何形式的知识，包括不同主题、结构和媒介。

学习智能化要求应当了解它的使用者和它所贮存的知识，随着时间的流逝，它为使用者提供知识的能力应因此而不断提高。

建设性要求应能推断出用户的知识需求，并能超出用户所表达的需求对关联的知识作出提示。

建立企业内部知识库的第一步是得到内部员工的认可和肯定。企业需要向内部员工解释知识管理的优势，并传达知识对其发展的有利影响。只要大多数员工认为这是可行的，他们在真正建立知识库系统时就会减少很多阻力。

为了让员工对知识库有更大的热情和热情，他们可以将员工分享的知识与激励挂钩。知识分享是一件好事。如果分享知识的人能够根据知识的价值获得相应的奖励，更多的员工将参与其中，并为知识库提供更有价值的知识。

构建内部知识库系统不仅仅是员工传输文件，而是需要专人负责管理和维护。首先，文档的格式是否可以在电脑和手机上打开；根据需要或内容对文档进行分类和标签配置，有利于员工及时找到相应的文档并获得答案。

借助相应的软件，企业可以根据自己的实际需要和预算规划，在市场供应商中选择最适合自己企业的知识库软件。同时要保证数据安全，存储空间大。

如果你想建立一个完整的团队知识管理系统，你必须使用团队知识管理平台来管理和存储团队知识文档。一个好的平台可以使团队知识系统的建设更容易，从而事半功倍。

一个好的团队知识平台至少要做到以下几个方面：

稳定，知识安全不丢失。文档安全是首要考虑因素，所以平台最好由大厂提供。
存储空间大，内容不泄露。团队知识和信息包括许多秘密。平台必须仔细选择。非常小的第三方平台可能不那么安全。
区分个人文档和团队文档。方便成员使用，因为成员也有自己的知识库，需要区分。
多级目录，多成员权限，多文档权限。各种目录用于分类和层次管理。各种权限是领导管理的需要。
查看使用方便，分享方便。方便的使用和快速的共享非常重要。在使用方面，需要满足多终端的特点，以满足不同的应用程序场景。分享包括成员之间的分享和外部人员的分享，轻操作更好。
最好提供多人联合编辑，编辑后可直接保存到平台上。无需传输和下载，多人编辑可以使工作流程更容易。直接保存到平台也是一个非常重要的功能。