适合中小企业的文档管理软件有哪些？

Baklib

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2022-04-13 14:07

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纸质文档太多太繁杂，不好分类没法管理电脑桌面文档多又乱，重要的文档永远找不到？经常手滑误删文档，文档协作困难？

你是否也在每天被这些事所困扰着拖慢效率？可见文档对于员工工作有很大影响。

文档管理除了对员工个人工作有影响，对企业发展也有很大的影响。

企业的发展离不开各种数据的支撑，像企业内部的文档数据，知识资产是企业核心竞争优势的主要载体。其中知识文档管理是企业发展过程中的一项重要环节，它是企业的灵魂,也是推动企业发展的不竭动力。

尤其是基于“知识资源”为核心运营基础的知识型企业，其内部知识总量无限增长，知识更新速度日益加快，整个“知识产品”制作过程涉及数 10 个环节，需要与内外部多个团队高效协作，其流程尤为复杂多样化，必须借助文档管理软件，对企业内部文档、知识资产进行结构化有序管理，提高内部协作效率与资产利用率，支撑企业高速发展。

1、企业每个知识工作者平均每天浪费很多的工作时间在无效的文档管理上。

2、企业内部经常需要协同工作，而沟通在协同工作中占据了很大一部分。内部沟通方式多样难以统一；上传下达过程中信息严重衰弱；和分公司人员沟通，时间花费不说且电话费用太高；交流过程缺乏记录，出现问题相互推诿等等情况在企业中经常出现。

3、对于现代企业的管理者来说，基于个人电脑、电子邮件和过时的文件夹共享已远远不能满足企业对宝贵的知识资产的管理与保护的需求。资料泄露来自于内部，企业是防不胜防。而这些文档的丢失、无意间的删除以及多版本造成的混乱都严重的影响了企业的工作效率。

4、随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整又严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本。

作为一个没有任何技术技术背景的产品经理，平时工作中的文档非常非常多，产品体验报告，用户需求文档，竞品分析报告，市场调研报告等等，所以我在选择文档管理系统时给自己制定了以下几个标准：

IT行业的日常工作已经很饱和，最好能够降低学习成本，尽快上手使用。

产品经理工作量大，需要从结果上真正做到提升工作效率，讲工作中的知识和文档系统化。

为了应对IT行业随时出现的新需求，我们需要随时加班，因此文档管理系统一定要有灵活的使用场景，无论是在办公室用电脑，出差在外用手机还是放假在家用ipad，都能随时随地使用。

据了解企业和团队一般是通过三种形式搭建内部文档的：

基于内网的web形式：就是自主建站形式，这种的话构建复杂，消耗资源大，同时需要专业的IT人员维护，检索困难，移动体验较差。

网盘形式：用百度网盘之类的去制作知识库，这种的话构建简单，成本低，但是展示效果弱，不方便检索，而且无法做到明确的权限分配知识库安全系数低。

通过SaaS工具搭建：这种是时下最主流的方式，试错成本低结构简单，无需维护，初始化难度低，便于管理便于展示。移动端适配效果好。

一些文档管理软件：

飞书

飞书也算是近几年来字节跳动旗下的明星产品了，支持多人同时编辑一篇文档，还可以@同事或对细节进行评论、对文档点赞、在文档内投票，沟通更充分，互动更简单。

文档中支持插入文本、图片、表格、文件、视频、任务列表、Markdown等多种类型的内容，不仅仅是文档，更是丰富的创作和互动工具。

但飞书依然还有很多功能待完善，偶尔会出现定位不准影响打卡等问题。

简道云知识库

简道云知识库依托于其本身的零代码平台，像富文本编辑、结构化存储、大容量、可分享协作、安全性强、支持权限设置这些功能都有。

他们的知识库，沿袭了产品本身的特点（重数据管理、重流程协作），因此可以把知识管理与工作流结合起来。

比如每周的周报，系统会有提醒，点击填写表单之后，可以直接汇总到知识库，减少中间环节，一步到位（像工作复盘、案例汇总、方案总结都可以这么操作），还有不定期的需求提醒、知识库新增提醒等等：

Baklib

Baklib可以完成企业文档、知识库的创建，分享。通过对现有文档的整理，归类，索引，搜索可以形成对文档的充分利用，Baklib是一款基于Web的应用，因此对设备windows或者Mac不限制，只要能联网就可以在线编辑发布分享。

采用块状的编辑器，所有的内容包括文本、图片、视频、表格、Markdown等内容皆为模块。
支持整个站点的数据导出。
易于阅读：Baklib提供了15+可自定义页眉页脚的主题，让收集整理的内容更具阅读性。
它提供丰富的主题模板，可以根据不同的场景、需求来选择。

Baklib作为一款相对小众的文档管理、知识管理软件，相信它未来值得期待。

ONES Wiki

ONES Wiki是ONES家2017年发布的一款知识库管理工具。除ONES Wiki外，还有ONES Project、ONES TestCase、ONES Plan、ONES Performance等产品，覆盖产品研发全流程，专注于为企业提供研发管理工具及解决方案。

以 ONES Project 为核心，Ones Performance负责研发效能分析与团队绩效管理、TestCase做测试和计划管理、Pipeline做研发管理、Plan做项目集成管理、Desk做工单管理、Wiki 进行知识性互动与管理，相互之间形成联动，互相赋能。除此之外，还提供更多丰富的模板，博客式、时间线式、全展开式等，可按需选用。