一、确定目标
目标的3要素：截止时间+在什么条件下做什么+得到什么结果。
正确的定义问题能使我们事半功倍，如果我们在举办会议活动时，一开始解决问题的方向就找错了，那只会南辕北辙或者不断暴露出新的问题，并难以解决。
确定目标是做任何事的前提，对于举办会议活动而言更是如此，举办一场会议活动需要明确在具体的时间内、需要执行的任务以及最终可以得到什么样的一个结果。
举个简单的例子，在公司处于上升阶段，马上会迎来融资，但是投资人认为品牌的知名度不是很广，老板现要求你举办一个主题宣讲活动，需要吸引上万人在知道该活动，了解该品牌，组织并筹办一场千人级行业分享会。
根据以上案例我们可以得出，我们可以看出，老板最主要的目的就是品牌的曝光，能够让更多的用户了解该品牌。在明确了目标后就需要开始确定大致的框架，例如这场会议活动的筹备时间是60天，成本为20万元以下，目标是10000次曝光，引流线下活动至少1000人。
二、分解目标
分解目标是在确定了公司/领导制定的目标后将目标进行分解，具体需要罗列出你可以想到的关于这场活动的筹办过程中需要执行的所有任务和要素。
例如在上述的案例中，很显然我们需要看到这项任务实则包含有两大块指标和任务，一块是线上需要带来10000人参与；另一块则是线下举办一场1000人的活动。两大块的业务虽然有所区别，但其基本原理和本质是一样的，线上的主要目的就是引流、扩大知名度，线下的活动主要是根据线上活动引来的这些人做留存，进一步进行转化，做下一步的动作。
拆解完两大块的指标的任务后，这才是第一步，还需要将每一项指标再进一步拆解，在进一步拆解前，我们先来看这两个项目指标背后相同的基本原理。不论是线上出于的“引流拉新”目的的活动，还是线下出于“留存”目的的活动，对应背后的基本原理都需要遵循【渠道——转化——结果】这三大关键要素。
在思考如何把一场活动办好时，可以从活动前、活动中、活动后这样一个简单流程的思考方式入手，梳理每一个流程能做什么事，并将之拆解为可执行的单个任务。这种有条理方向的思维方式能有效的解决一切会议活动中会遇到的难题。如下图所示，即为拆解出的任务流程。
（行业分享会任务分解流程）
三、信息调研
针对分解出来的目标环节，进行信息记录并形成表格。
信息调研是正式开展会议活动项目的重要前提。例如对于上述流程中的嘉宾邀请和场地调研等环节均需要仅仅围绕这些目标进行风门别类的去调研，例如对于邀请嘉宾这个环节，就可以对想要邀请的嘉宾、自身预算、时间排期全部都列成Excel表格，综合对比形成一个优质的方案。
调查信息的角度也是需要分门别类的，针对一个环节，活动组织者需要从不同的角度进行调研，保障最终方案的可落地性和可实操性。例如关于场地调研这个环节，所需要调研的角度就会变得多一些，可以调查以下几个角度的信息：
1.场地租金：根据调研的场地租金，结合自身预算综合对比；
2.场地环境和功能区划分：场地的环境和功能区是与活动调性和相关需求相匹配的；
3.场地档期：场地是固定的，性价比高的场地一定是很难预约的，所以一定要了解场地档期，与自身活动举办时间相匹配。
4.场地基础设施和相关设备情况：场地的基础设施完善和优质，可以保障会议活动在一定程度上可以顺利进行。
将不同角度调研后的信息总和到一个列表中，不然信息调研就会变成走马观花形式的。
四、补全要素
既然信息调研已经做了，为什么还有这项环节呢？这是因为我们自己想到的方案和内容是有限，单纯展现的是一种思想，如果想要这场活动的效果更好，还需要群策群力，吸取前人的教训和优点。
那么这时候应该怎么补全各项要素呢？可以通过和行业大咖、专家、牛人、有丰富办会经验的人交流，得知完成目标还需要哪些细节的工作，继续做信息调研。
例如，经过一些有经验者的点拨，我们可能会意识到一些之前没有预料过的问题：
1.很多活动效果没有预期的好一个重要原因就是渠道没有找准，导致用户群体参差不齐；
2.你没有想到的是，这场活动由于是品牌曝光，参会者得不到他们想要的反而会给品牌带来不好的影响；
3.另外，签到高峰的人流是有峰值的，会在正式开会前半小时突然达到顶峰，而其他时间则没有什么人流，这就需要你进行周密的核算，按照人流高峰来计算工作人员成本和签到设备的成本。
......
至此，补全了这些细节后，就需要继续开始做以上这些问题的调研。如：
1.关于渠道：应该根据自身企业的调性和风格来定位好目标人群，然后去思考这些人群是分布在哪里？怎么可以更广泛的将信息传递给合适的目标群体。
2.关于价值：会议活动的主题在一开始就应该为参会者提供的是有价值的内容，不能自顾自的做企业的宣传，而是要调研目标人群目前的痛点是什么，依据此难点然后去思考企业能为用户带来的解决方案，这样的干货内容分享才是建立品牌的根本要素。
3.关于人流：正常情况下，如果活动组织者会议人数超过100人就需要使用电子化签到方式，如果使用的是扫描电子码签到，那么一条通道一小时能容纳180人/小时，且不会拥堵。
所以就会发现，在补全要素的过程中，就是我们找到新的信息调研点的过程，我们要不断找到可能会影响目标顺利完成的要素，然后不断优化这些要素，直到做出心中有数，可以落地实施的方案。
五、数据分析
通过上述艰苦的调查过程，已经会有一些过往数据或是新产生的值得思考的数据，当然，会后还会产生新一轮的活动数据，我们需要做的就是对数据进行分析总结，根据已有的会议活动数据，进行不同角度的对比分析，找到问题所在和改进措施。这是为了帮助我们产生科学化的决策方向，保障结论是客观可追溯的，而非主观臆断。
当然数据的分析还是围绕目标进行的，不然分析什么呢？例如之前案例中，老板要求是花20万元引来10000万的曝光和线下活动的筹办，那么就需要根据以往预算带来的数据不断分析每个环节中我们可以优化迭代的部分，这样才能带来更多的曝光和数据。
例如可以分析影响最终结果的因素可能会在渠道、内容、宣传推广等三大方面，那么我们就可以针对这三大方面调出以往的数据进行分析，如果之前没有做过类似的活动也没事，我们可以预估，然后去小范围验证测试，利用规律来推导出大范围下的数据是怎样的。
六、反馈闭环
经过以上各环节的有效执行，可以正式开启会议活动的流程，在执行过程中要根据现场或是用户的一些或真实或隐秘的反馈问题，用新的想法尝试并解决问题，然后不断查看反馈的结果并设定新的目标。
之所以在会议活动进行中或结束后还要花费大量的人力物力去做这件事，目的就是为了更好的了解参会者的喜好、更深入的研究参会者的需求，以便能够更好的举办之后的会议活动，企业也能提供更好的产品与服务，形成合力有效的反馈闭环。
反馈闭环有以下几点技巧：
1.反馈中筛选出用户需求
参会者不是专门做反馈的，所以提出的问题也是千奇百怪，很多时候需要甄别出哪些是无法实现、无价值、无意义的反馈，哪些是对自身有价值的、有建设性意见的。针对一些纯发泄、抱怨的参会者和应该做到耐心回复，安抚情绪，必要时进行适当的福利赠予。
2.分析反馈背后的真实需求
过滤掉一批无效、无法实现的反馈后，再来分析这批更为有效的用户需求背后的用意是什么，再把真实的用意记录下来，根据实际情况进行改进。例如，有参会者反馈表示，会议现场有分会场，但是一个主题为“中小企业商业战略”的会场人员爆满，没有座位，并且空凋也不好，导致现场闷热又难受，而另一个分会场却人员稀少，希望活动组织者有效控制好每一个会场的人数。
了解到这个需求后，为满足每个分会场的人员安排都是合理的，我们改良的方法可以在会议活动开始前，参会者可以自主在网上选择想要参加的分论坛，在现场，参会者需要扫描胸卡上的二维码，报名成功的可进入听讲，没有报名的则不可进入。这样不仅可以提前得知用户对那些主题感兴趣，方便活动组织者提前安排场厅，还能做到科学有效管理地现场秩序和参会人员。
