数字化时代做知识管理的最佳实践方式

Baklib

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2022-06-09 11:41

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数字化时代，知识管理成为了整个行业的热潮，各个企业纷纷在向其靠拢。

知识管理主要是指在正确的时间将正确的知识传递给正确的人，它能帮助成员了解知识存在的地点和形式，建立跨越组织职能的流程，并确保各项计划被组织成员接受和支持，与企业战略紧密相连，知识管理包括新知识的创造，也可能只关注知识的共享、存储和完善。

知识管理不是为了知识管理而管理知识，它的总目标是创造价值，利用和完善企业的知识资产，以实现企业目标。

文化：支持知识管理及其过程的文化，特别是知识共享。

基础设施：支持系统、团队、结构和协作。

措施：制定管理变革的程序和设计。

技术：作为一种协作工具和专家定位器可以提供很大的优势，特别是在管理显性知识方面，但是不应滥用技术，它只是知识管理战略的一个重要组成部分。

正是这些方面使知识管理成为可能。

例如，在一个具有竞争文化的企业实施知识管理计划，如果避开知识共享，从一开始就注定要失败。我不会把技术称为一个推动者，但它是一个重要的方面，也是任何现代知识管理最佳实践中不可避免的一部分。

考虑到这一点，我现在将总结一下知识管理的主要流程。下面的知识管理最佳做法总结将涵盖上述所有类别。

知识发现和检测指确定现有知识来源的过程，以及发现数据和信息中隐藏的知识。这种知识既存在于组织内部，也存在于外部，即客户、供应商、合作伙伴等。

显性知识：通过信息技术进行文件管理、情报收集、数据挖掘、文本挖掘等，信息技术在这方面的作用比较大。

隐性知识：使用各种工具进行知识提取，如知识调查、问卷调查、个人访谈、小组访谈、重点小组、网络分析和观察。信息技术在这里的作用比较间接。

嵌入式知识：包括观察、分析、逆向工程和建模工具，以识别存储在程序、产品等中的知识。

知识组织和评估是对组织知识资产进行绘图、分类、索引和评估的过程。

显性知识：这在很大程度上得到了信息技术的支持，利用复杂的分类和检索机制，以多种方式组织知识资产。

隐性知识：这是通过使用焦点小组、专门知识指南和知识协调员来实现知识组织和评估(Gamble和Blackwell 2001)。

嵌入式知识：工具包括工作/工作场所设计、工作流程分析和业绩衡量标准（Gamble和Blackwell，2001年）。

知识共享是知识管理中最重要的过程，它对知识的再利用和知识的创造都起着决定性作用。下面总结了除文化问题之外的主要考虑因素。

显性知识：取决于对需求的阐述、对知识的认识、对知识的获取、对知识共享过程的指导以及知识来源的完整性(Bukowitz和Williams 1999)。在这一过程中，信息技术系统和内容管理极为重要。

隐性知识：这取决于社会化，特别是在非正式网络中。文化在这方面特别重要。隐性知识很少能被有效地编纂而不失去使其如此有价值的本质，因此重点应放在支持工作关系上。在这种情况下，信息技术起着辅助作用，主要为专家发现者和在社会化过程中提供支持(如通过群件应用)。

嵌入式知识：使用情景规划、行动后审查和管理培训进行(Gamble & Blackwell 2001)。信息技术在绘图、建模、创建模拟和作为嵌入式知识库方面发挥作用。

知识再利用涉及三种角色，即知识生产者、中间人和消费者(Markus 2001)，它们参与知识的创造、准备和实际再利用。这里的两个关键因素是文化和成本--特别是与隐性知识有关的因素（在这种情况下，索引源头往往更可行）。Markus确定了四种再利用情况。

工作的生产者

共享工作从业者

专家寻找新手

二级知识的矿工

知识创造这一过程依赖于知识共享(如上文所定义的)、合作和获取相关信息和数据。Cook和Brown(1999年)认为，知识创造是知识与认识之间的相互作用，换言之，就是将知识付诸实践。管理部门在这一过程中的作用是：

实现知识共享：同上。

创造合适的工作环境：这里的重点是非结构化的工作环境，促进实验、试错和理论的使用。自主、半自主或完全自主的项目组被认为是这方面的一个有用工具。

提供对协作性信息技术系统：可以使用群件系统，创造理想的工作环境。

提供相关数据和信息：它们来自信息系统、数据仓库、数据挖掘等。这些可以作为知识创造过程中的构件。

企业可以从外部客户、供应商、竞争者、伙伴和合并中获取知识。知识管理在每个过程中的作用各不相同(现有知识的类型也是如此)，但其核心功能是建立正确的渠道，将相关知识从现有的合作伙伴关系转移到企业，并尽可能地整合这些知识。为此，知识管理可以使用各种工具，包括：

常见的信息技术系统

共同项目

交互与社会化

合作伙伴参与某些组织过程（如设计）

文化结盟（对于合并或合资企业）

建立正确的激励机制

识别和保护重要的知识资产：当这些知识不应与合作伙伴共享时

定义了两种类型：正式和非正式。正式的结构：如果非常严格地执行，这些结构将干扰知识管理。企业结构的选择和实体分工也会影响知识流动。研究表明，分权结构是知识管理的最佳选择(Choi & Lee 2000, Claver-Cortés et al 2007, Chen & Huang 2007)。非正式结构：企业应被视为由团队组成的社区(Brown & Duguid 1992)。管理部门可以通过使用项目小组、团队合作、社会功能等方式来影响这些结构。

必须认识到这一点，并认真、慎重地加以管理。通过引入挑战组织文化的反常现象，影响组织成员放弃某些方面而选择其他方面（Gardner 1997）。使用激励机制和共同的愿景和目标也是有效的方式。这样做的目的是创造一种氛围，使人们认为知识共享对个人有利而不是有害。

知识保留是知识管理的一部分，它确保重要的知识资产随着时间的推移而留在企业内，例如，当关键员工离开企业或退休时，确保他关于企业的知识留在企业，了解哪些知识是重要的，哪些知识是有风险的，以及如何才能将这些知识留在组织中。企业可以选择实施许多策略和工具，包括奖励结构、指导、面试和利用退休人员的知识，将知识保留。

核心竞争力的管理包括四个过程：识别、维持、建立和消除。知识管理在整个过程中发挥着关键的支持作用：