在线文档协作工具，是提高工作效率的第一步

Baklib

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2022-06-10 10:49

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疫情不断，对企业的影响突显，尤其是互联网行业，更是迎来了其“寒冬”。在这样的环境下，节约成本、提升效能成为众多企业的默契。

如何节约成本、提升效能呢？除了降薪、裁员、减福利，选择一款合适的在线协同办公工具，做好组织内系统优化，也许是当前效果不错的特效药。因为不管外部环境如何变化，修炼内功永远都是正确的事情。

高效协同的企业和普通企业有多大差距？

据统计，缺少协同办公的企业，每个员工每天浪费在查找文件、内容汇总、文件传输上的时间至少有90分钟，那么按照一个员工月工资5000元，每天工作8小时，每月工作22天计算，一个员工一年将浪费11250元，这仅仅只是一个人，整个企业将浪费多少人力成本呢？

不是在耸人听闻，工作低效真实的发生在我们每天的工作中，相信每个职场人都经历过文件多次传输的繁复，经历过数据汇总的崩溃。

事实上，我们现在提到的「在线文档工具」，其实是电子笔记和office文档类的一个宽泛的统称。

电子笔记类，主要用在做笔记、做摘抄、写心得随笔等轻度的文本编辑场景，这类软件的亮点在于可以将同一个账号里的内容，同步到不同设备中，方便个人多场景多地点使用，也可以将自己记录的内容分享给其他人；另一种是Office文档类（包括Word、Excel、PPT），这种文档适合写论文、做报告、做表格等更为复杂的文本编辑场景。

而「在线协作文档」就属于office文档的其中一类，它的亮点在于，这类软件可以由多人在线同步实时编辑，并且实时保存的文档，在团队合作中可以极大的提高协作效率，再也不用像之前那样一张表、一个文档传来传去，还容易传丢的情况。

为什么如今的文档协作如此受欢迎？文档协作工具层出不穷？其实除了在疫情的背景下，人们对工作效率的追求，文档协作工具能为企业带来的作用远不止这些。

可实现实时协作：如果多个团队成员经常处理同一个可交付成果，文档协作工具将为您省去很多麻烦。
进行版本控制：这些工具的真正优点在于你拥有高级的“撤消”功能，大多数工具允许查看文档的先前版本并在需要时恢复它们。
提升管理审核流程的能力：通过电子邮件共享反馈可能无效，因为一般收件箱中有很多噪音。文档协作工具可让你和你的同事专注于手头的任务，消除所有其他干扰。
提高安全性：电子邮件可能被转发或意外发送给错误的人。文档协作工具使你能够控制谁可以访问你的文件。
使用情况跟踪和报告：这在许多情况下都很有用。想象一下，你正在培训一位新员工，并且你想知道他们是否看到了你的入职说明，或者你想知道你的老板是否看到了你上周发送给她的报告。
集中式知识库：一些文档协作工具包括将文件组织到可搜索库中的选项，这使得管理团队的集体知识变得更加容易。

对于以上提到的文档协作的优势，有一点可以拿出来单独探讨一下，即“集中式知识库”。如今处于知识经济时代，知识对于企业来说比以往更具有价值，所以建立集中式的知识库，利用文档协作软件将企业的知识集中整合起来，对于企业来说是极其重要的。

以下介绍的在线协作文档工具既有我们耳熟能详、经常在用的，也有小众但是很好用的宝藏软件，一起来看看。

一款被马化腾称为迟到了八年的产品，上线后立获点赞，功能迅速补齐，使用的个人和团队越来越多，腾讯内部已经成为标配了。

包含文档、表格、幻灯片、收集表等四大功能，可以导入本地文档，也可以把在线文档导出到本地。

特色功能：在线收集表。不用特地再去做一个问卷，想要收集什么信息直接建个收集表丢群里，快速搞定。