知识经济时代，教会你做好知识管理

随着知识经济的兴起，企业的经营管理方式也出现了一些新变化。这些变化主要表现在管理方式从过去的工业生产管理向知识经济的创新性管理和知识管理（KnowledgeManagement，KM）模式转变，主要通过技术创新、高新技术领域的探索，来突破影响行业技术发展的瓶颈，并通过新知识提高企业的核心优势。

目前，知识管理还没有一个标准的定义，其中一个比较全面的定义是：

通过获取、创造、共享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，在组织中构建一个量化、质化的知识体系，使组织中的信息和知识能够不断回馈到知识体系中，形成一个不间断的积累个人和组织知识的循环，成为组织智慧的循环，成为企业组织中管理和应用的智慧资本，帮助企业做出正确的决市场变化。

从定义中可以看出，团队知识管理体系具有一个非常有趣的特点——团队知识管理体系是一个生产者就是消费者的平台。团队成员生产内容，由团队成员共享，整个过程形成一个完整的内容生态环境。这种内容的生态质量完全由团队自身控制，价值也取决于团队自身。也就是说，如果你想从中获得高价值的内容，你需要有人向你输入高质量的内容。本质上，它与知乎有些相似。因此，如果你想创造一个健康的生态，你必须在生产和消费之间取得平衡。

企业会把现金放在保险柜里，会对所有资产进行严格的管理，包括记录每项资产的账目、地点、数量等。知识作为最有价值的资产，自然也需要妥善的管理，这样才能保证在最需要的时候把最需要的知识传递给最需要的人，从而帮助人们分享信息，然后以不同的方式付诸实践，最终的目标是帮助企业实现价值的最大化。

创建团队知识库是一个非常简单的行动。只要我们在一个平台上创建一个团队，我们甚至可以说创建已经完成。然而，建筑是一种持续一段时间的行为。建设包括早期准备、规划、后期管理、改进等，直到形成一个完整的可持续系统。

如何让团队知识管理系统长期运行是一个难题，能否解决这个难题的关键在于团队是否认可这种方式。只有当我们同意的时候，我们才会主动去做。在早期阶段，我们需要普及团队的知识管理意识，比如与您分享其他企业使用这种管理方法的例子，比如让您先尝试个人知识管理。第二个目的是让每个人都意识到知识管理的有效性，然后愿意尝试这种方法。

计划是一个非常关键的步骤，不要建议建立一个团队知识管理系统，只是简单地要求成员上传他们的文件，然后他们将不再关注它。这不仅不能调动大多数成员的热情，而且一些更积极的成员只能根据自己的想法拼凑起来，最终建立一个非常混乱的系统。它不仅消耗了活跃成员的能量，而且也不能让他们有任何成就感。

如果要建立团队知识管理制度，就必须指定专人负责规划，责任到人才能把事情做到位。至于具体规则如何制定，可以结合难点进行头脑风暴。不仅能发挥团队智慧，还能理解每个人的想法。

在整个计划中，建立一个知识结构是非常重要的。在后期阶段，当要求成员扩展内容时，成员自己可能不知道该写什么，所以他们会选择主题作为参考。因此，结构本身具有指导性，不能敷衍。

这里有两个关于知识的术语。隐性知识是指未表达的知识，如技能、秘密等；显性知识是指书面文字、图表和数学公式所表达的知识，更直观。一般来说，隐性知识比显性知识更完美，更能创造价值。挖掘和利用隐性知识的能力将成为个人和组织成功的关键。显性知识必须能够迅速转化为隐性知识，否则其真正的价值将不再存在。由于显性知识转化为企业员工隐性知识的过程通常是知识应用或知识成为生产力的过程。

如何使隐性知识自然化，通俗地说，就是如何将优秀人才的工作经验转化为每个人都能理解的文本或过程。一种可以考虑的方法是要求项目负责人在每个项目或更复杂的工作中总结，应重新审视整个过程。也就是说，除了提交结果外，我们还应从头到尾梳理整个项目，总结优缺点。这样，其他成员也可以间接地从中吸取教训。

随着时间的推移，团队知识库将被扩展。当有很多目录层次时，如何找到所需的信息已经成为一个大问题。如果你不花时间总结和梳理，知识库中的内容很容易成为一个杂书，而且根本没有组织。来找书的人根本找不到对自己有用的书。事实上，解决这个问题的目标也与图书管理员的日常生活非常相似。

首先，我们应该建立一个合理的分类结构。这件事应该由资深人士来完成，他们对团队工作的所有相关领域都非常熟悉。因为他们知道什么是合理的框架，团队需要什么样的内容，以及什么样的内容是复用的，所以他们会从更严格的角度建立一个框架。新手不熟悉业务领域，因此无法建立一个实用合理的知识结构。

然后，根据已经创建的分类架构，制作一个全球预览图。比较建议的方法是根据知识库内容的增加，制作一个可以实时更新的云内容的增加进行更新。当团队成员想要找到信息时，他们可以通过打开大脑地图来找到一个大致的位置。因为文件夹目录只能看到当前的层次，而要准确地找到一个文件，你需要看到一个完整的结构。

此外，在最初制定管理规则时，对文件标题的严格规定要求标题中包含更详细的关键词，这也有助于查找。

规划中制定的规则，在执行中也会发现各种不完善的地方，需要在后期执行中不断优化。甚至可以做A/B测试，观察不同规则所带来的效果。规则，很重要的一点是适度，不能让成员觉得要求太多。这种用规则来约束的方法，可以称之为硬管理。

与硬管理相比，还有软管理，这是指为实现目标而使用的非强制性手段。在软管理中，管理者的作用至关重要。一方面，它可以起到模范作用：管理者可以分享一些经验、行业观察等，带来分享知识的氛围。另一方面，管理者可以鼓励有潜力的成员，让他们的员工感到被认可，并积极分享他们的知识。我们还可以赞扬为知识库做出巨大贡献的成员，增加他们的成就感，让其他成员愿意努力工作。

事实上，最重要的是创造一种和谐的氛围，这种氛围愿意分享，这样人们就可以自发地分享知识，而不是因为他们被推了。

此外，我们还应该了解每个团队在许多方面都有自己的特点，如产品团队、研发团队、运营团队等。当前的企业文化、员工素质和运营模式也是需要考虑的方面。两者的比例应根据专人管理和员工自发性逐步调整。

分享知识本身就是一件有门槛的事情，需要持续分享是一个更高的目标。对于成员来说，团队知识管理系统有两种常见的驱动力：经济价值和个人价值。

最有效的经济驱动力是要求成员主动和持续地分享。常见的形式是直接奖励鼓励，间接奖励积分或奖励。就个人价值而言，它可以为成员提供更多的成就感和更好的工作机会。两种激励机制都是反馈周期越短，效果越明显。

为了建立一个完整的团队知识管理系统，我们必须使用团队知识管理平台来管理和存储团队知识文件。一个好的平台可以使建立一个团队知识系统更容易，用一半的努力得到两倍的结果。

至少从以下几个方面来说，一个好的团队知识平台：

(1)稳定，不丢失知识安全。平台最好由大厂提供，文档安全是首要考虑因素。

(2)存储空间大，内容不泄密。平台必须谨慎选择，非常小的第三方平台，团队知识，资料包括很多机密。

(3)团队和个人文档。

全球而言，比较好的一个是Google Docs，另一个是Office 365。但在国内Google Docs需要翻墙才能使用，这无形之中将众多用户拒之门外。而office 365的服务处于国外，所以流畅度也不佳，导致体验非常糟糕。因此并不是特别不推荐。

国内做得较好的团队知识管理平台是Baklib，一款知识库搭建软件。Baklib的界面非常简洁，支持跨平台、跨终端使用。毕竟是国内产品，所以比较符合国人的使用习惯，背靠其公的技术积淀，因此产品在稳定性和安全方面应该还是能得到很好的保证的。