如今，没有一个HR不跟数据打交道，每个模块都有数据要收集、统计和上报。
之前我们介绍过的数字化工具，能一定程度上解救表哥表姐、也让协同合作更便捷。
然而，如果缺乏整体规划、零散地使用这些工具，即使局部瓶颈被攻坚，又会有新的问题浮出水面：
数据上，孤岛容易出现。不同的数据散落在线上、线下各处，彼此不拉通。如果想看某种培训对绩效的影响、高绩效员工在面试时表现出什么特质，还要先从各处收集数据。收集来的数据还不能直接粘贴在一起，还需要各种匹配、转换。
例如，有时在Excel里Vlookup工号，都能是#N/A，也许是因为一列工号是数字格式，而另一列是文本格式；也许是因为单元格里有看爆眼珠也看不出来的空格符；而日期格式、电话格式就更是百花齐放了，整合数据时意想不到的问题层出不穷。
HR的数据没拉通、不同步，意味着像人员所在岗位这类基础信息在各处都要存。数据冗余不一定是问题，员工调岗了就全都更新一遍呗，花名册要改、调岗台账要改、员工履历要改，所有记录了人员岗位的表都要改；但凡有系统用到了人员岗位的，都通知负责的部门去改。一旦有地方改得不及时、改错了、各处记录不一致，就是数据质量问题了。
数据质量问题，轻则降低HR工作效率，影响各类统计结果，重则影响业务流程操作，甚至误导业务决策。
流程上，断点容易出现。很多工具，比如我之前分享过的一些Python、VBA小程序，提升的大多是流程中单个节点的效率。然而节点和节点之间如何衔接串联呢？如何通知流程下游的同事开始操作？如果沟通不及时、权责不清楚或者任务被遗漏，即使单点的效率显著提升了，全流程的也未必。
如何将相关数据、文档交给下游？假如上游节点给出的数据，还需要下游节点再次转换，才能使用在下游的工具上，那么新的堵点可能就出现了。
流程不能完全在线上衔接起来，还大大增加了对流程监控、管理的难度。每条流程（例如入职这种跨部门的流程）都按时推进了吗？相关的人员都能看到当前进度吗？（工位工牌准备好了吗？电脑电话准备好了吗？各种系统开账号了吗？部门同事准备好热烈欢迎了吗？）每个节点的每个步骤都是按规范完成的吗？（合同及时签了吗？社保及时转了吗？）该检查的都检查了吗、该校验的校验了吗？万一出现了风险问题，原因好追踪吗？
即使工具上，也可能出现新的问题。通用的工具可能难以处理特定的业务场景。比如在招聘领域，用通用的问卷工具也能做网申，但是招聘系统的简历自动解析肯定就做不到了，这导致候选人体验上就差了别家一大截；而如果想做内推积分、面试满意度调查等，没有专业工具就真的寸步难行太过费时费力了。
如果缺少统一的平台与规划，大家为了快速满足自己的需求，可能使用了很多类似的工具。比如招聘的问卷用的腾讯文档、培训的问卷用的问卷星、绩效的问卷又用的钉钉。这不仅仅是重复投入的问题，更加剧了数据孤岛的情况和数据安全的风险。选出来的或开发出来的工具，也可能没有在企业范围内的推广，只有部分人员、部分环节在使用。
而如果工具推广开来了，又得保证所有用户手里都是最新版的工具。例如所有分公司的HR都用一个VBA小程序合成报表，如果集团要求的报表模板改了，小程序也得跟着改。如果大家手里的工具版本不同，遇到bug要排查，还得先看版本，这就麻烦了不少。
如果要解决上面这些问题，主流的一种想法，可能是考虑上一套的HR系统（也常被成为eHR、HCM、HRIS）。
企业到了一定规模，人力资源管理有一定复杂度和成熟度后，常常也会考虑，上一套专业的HR系统。
专用的管理系统和通用工具（Excel、问卷星、Python等）有什么区别呢？
我们使用工具时，往往更聚焦于流程中的某一个“点”。
而当我们考虑上系统，也要从工具思维转换成系统思维，系统性地去看完整业务流程的“线”，看全面业务管理和数据管理的“面”。
外购的管理系统产品，都会有预定义好业务流程（他们称之为“最佳实践”），将各种专用工具串联起来；这些专用工具中（例如薪酬核算引擎），可以设置专业的业务规则。
如果是企业自研的HR系统，一定也是将自己的业务流程、规则固化下来。
此外，管理系统对数据的质量要求更高，对数据之间的逻辑关系要求更严格，让系统中的数据更符合业务实际；系统本身包含报表功能，让统计分析更加高效、及时。
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1.系统也有所短，工具也有所长；不要抱怨系统在单点还没有Excel好用，要放眼系统在线和面的价值。
2.正因如此，系统替代不了所有工具，系统不可能一次性解决所有的问题；也正因如此，我们公司才会在上系统后又开始了“自下而上”的HR数字化建设。
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HR系统是一个统称，它又可以细分为成功能模块，系统分模块和人力资源管理分6大模块（规划、招聘、培训、薪酬、绩效、员工关系）的方法类似，各模块提供相应的功能和流程：
虽然市面上的HR系统都以模块划分，但也可以支持“三支柱”式的管理：
可以将COE成员设置为一种用户角色，设计专门的分析报表，给比较大的数据权限。
HRBP角色除了要有服务范围内的数据权限，还要能发起、参与到一些流程中，并且BP之间可能还有专门的汇报线。
对于SSC来说，统一的系统平台，无疑更利于集中的事务处理，从而达到降本增效的目的。三支柱中，SSC的运营对数字化的依赖最强，除了用HR系统处理业务，通常还需要类似售后客服的系统或模块，来答复问询、分配和跟踪工单（案例管理）、统计SLA、沉淀知识库等等。
当今HR系统的各个模块，除了支持专业HR做业务，都更加强调员工的参与和各层级经理的赋能。下面举例了一些员工和经理使用HR系统各模块的场景：
经典的老一代HR系统，比如SAP ERP HCM，要求先上图中红色的基础模块（组织、人事、考勤、薪酬核算)，最终目的是为了算工资并与财务对接，通过管住编制、管住工资实现企业的人资管控要求。之后再考虑上黄色的这些模块。
即时看似平平无奇的核心HR模块（组织、人事），除了要能输出任意时间点的组织架构图、花名册和员工履历表，还要作为组织、人事数据的源头，为其他模块和其他系统提供组息织架构和人员标签信息；这些信息是权限分配、流程流转、业务规则设置的关键依据。组织架构的变化和人员异动，对于企业来说是牵一发而动全身的。
然而上这几个模块的投入也是很大的，业务上会有很多复杂的规则、场景和流程，数据上往往需要整理迁移大量的历史数据。而由于涉及的业务敏感，给组织带来的变革会相对较大，变革的阻力也相应较大。
HR系统厂商中的一些后起之秀，面对占据市场的巨头，往往选择剑走偏锋，从某个黄色的人才发展相关模块打入市场，再逐步增加其他模块。这些厂商的会允许企业先单独使用某一个模块，比如绩效、招聘或培训。
如果企业从未使用过专业HR系统，或者上上下下还没有做好大变革的决心和准备，不妨先从黄色这些模块试水。
企业HR可以把这些单一的模块当专业工具使用 ，但是前述的数据孤岛、流程断点等问题还是可能存在，孤立的系统越多，维护的成本就越高、数据质量的风险越大。
具体到系统落地，就是要考虑模块间的集成、考虑数据的拉通；技术上其实有多种方案，比如使用同一厂商的“一体化”产品、开发模块间的接口、将数据最终汇集到数据仓库/数据中台等，不过这就是一个技术架构选型的问题了。
系统选型是一系列难题 ，外购产品vs自主研发；外购的话，单一厂商vs多个厂商，国产vs国际厂商，本地部署vs云端部署，乱花渐欲迷人眼，但是系统选型可不是光赛脸。
下面三个方面，是每家企业的人力部在启动HR系统项目前都需要梳理清楚的，包括人力的核心诉求和企业的内外部环境。搞清楚了，选型时才能在百花丛中保持坚定的目标和信念，需要权衡的时候清楚要如何取舍。
