专家团｜蒋祎：HR SaaS选型前，你们还会考虑哪些因素呢？
企业的内部环境，主要从这三个方面考虑：
选型前要考虑哪些企业战略和文化的因素？
对于HR系统选型影响最直接的无疑是预算，虽说是“有多少钱办多大事”，但是咱们HR得确保钱花在刀刃上。影响预算的因素很多，我们其实也提到不少，这里就不展开来讲了。
企业战略也是影响预算的因素之一。管理学的教材告诉我们，无论是人力资源管理还是信息系统建设，都要和企业战略保持一致。道理我们都懂，实践要从哪里开始？咱们可以先考虑这几个问题：
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企业在市场中的地位是怎样的？（是领导者、挑战者、追随者还是补缺者）企业采取的竞争战略是怎样的？（是“总成本领先”、“差异化产品服务”还是“专注于特定客群”）
企业的市场地位往往也反映在人才竞争中，企业的竞争策略常常也决定人才的吸引与保留的策略。这几个问题关系到企业在HR数字化的投入意愿，和优先方向（比如上系统先上核心模块还是先上人才模块），以及有哪些友商的HR数字化值得参照、比较。
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企业目前涉足哪些行业？未来五年打算在哪些行业发力？各行业各有多少分子公司、有多大人员规模？过去三年的人员规模、组织架构是否有过大调整或重大并购，未来五年有没有大动作的计划？
每个行业有其特色的HR业务，不同厂商的行业特定功能方案、顾问行业经验都会有所不同。行业越多、分子公司越多，通常对规则设置、权限划分的要求也就更高。人员规模大、人员流动频繁、架构经常变化，都会对批量处理等功能提出相应的要求，在选型时需要重点考察对这些场景的功能支持与系统性能。
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企业的组织架构森严的还是扁平的？决策是高度集中还是相对放权？企业文化是保守稳定还是敏捷创新？对于数据是强调保密的还是崇尚透明的？
这几个问题关系到对于系统功能和能力的侧重，是集中管控还是基层赋能。同样的系统功能，在不同的企业文化中发挥出的价值是不同的；比如不推崇透明与敏捷的企业上OKR，推动将会难上加难，效果将会大打折扣。
选型前要跟IT提前沟通哪些问题？
上HR系统也许是HR主导，但是这毕竟是企业IT建设的一部分，还是要按IT的规定来，跟IT的规划走。在选型中，IT作为技术评估方，I意见也非常重要。作为HR，我们首先可以和IT就下面这些问题初步沟通：
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IT对于企业内部的管理软件（例如ERP、OA等），在近几年有无大的建设项目或升级计划？
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针对HR梳理的业务需求及优先级，向征求IT关于实现方式的建议，是自主研发，还是外采产品，还是两者结合？
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如果需要开发，IT能投入多少人员或组建多大的团队（可能需要产品经理、项目经理、开发、测试、运维）？大概需要多长的周期来实现高优先级的需求？
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如果是外购系统，IT对厂商资质、系统部署方式（是否允许使用云端系统）、员工个人手机端使用（BYOD）、产品服务的SLA（服务水平协议）、数据存储位置、自主可控、信息安全、代码知识产权等有没有硬性规定要求或建议？
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IT对内部系统的运行维护，包括用户和权限管理、参数变更、数据提取等，是否有统一的制度要求？
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IT对于内部系统的数据管理有何制度？对于企业数据治理有什么要求？
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企业内有哪些系统需要和HR系统对接，分别是什么厂商的产品？（HR系统应该成为各系统组织和人员信息的唯一来源）
系统选型前还要考虑哪些外部环境因素？
企业的计划常常跟不上外部的变化，这几年身处“百年变局”之中、新冠疫情之下的我们，一定都深有体会。疫情深刻改变了我们的工作方式，也改变了我们对科技的接纳程度。我们可以借鉴迈克尔·波特的PEST模型，即从政治Political、经济Economic、社会social和技术Technological几个方面分析分析宏观环境。
系统需要帮助我们保证业务合规，不仅是当下，还要能够应对未来法规变化和国际政治风险。考虑这些问题：
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企业在哪些国家和地区有员工，在哪里上市？在各地分别有多少员工，未来五年计划在哪里大幅招人？这些国家和地区中，劳动用工（合同、休假、薪酬、报税、保险）相关法规政策和规则是否经常变化？
不同国家和地区的用工法规差异不小，像薪酬核算模块肯定是要分别设置规则、分别测试的。此外，一旦政策有变化，无论是计算规则还是报表格式，系统都要能够及时调整。我们要首先考虑，是否所有国家地区系统都需要覆盖到，统一在一套系统中管理的业务需求是什么？如果需要在一套系统管理多国家地区业务，就要要求系统功能能够支持，顾问有相关经验，还要要求厂商长期关注这些地方的法规政策变化，并能及时升级增强；系统对多语言、多时区、多套规则的支持当然也是必须要有的。
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企业在国内的哪些省市有员工，分别有多少员工？
国内的法规政策也时有调整，例如近几年的年终奖计税、育儿假、赡养老人专项附加扣除、春节假期因疫情临时延长等，而且像育儿假这样的政策各地的细则又不同。如果外购系统，需要考察过往厂商在政策出台后多久提供了解决方案，是厂商统一升级解决还是各家客户要自己调系统设置。各地的社保政策、个税优惠也会略有不同，系统如何支持，每年如何调整，也要在选型中了解。
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企业需要遵循哪些国家和地区对个人数据隐私保护的法规？
比如中国有《个人信息保护法》、欧盟有GDPR，需要考察系统是否有数据遗忘等功能，保证这方面的合规。
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企业是否属于对国际形势很敏感的行业？有没有被列入美国实体清单、被美国软件厂商断供的可能？企业在美国制裁国家（伊朗、古巴、朝鲜、叙利亚等）是否有员工和业务？
这几年的疫情迫使所有企业快速应对变化，也让不少人被迫转成了远程办公的模式。即使企业不希望远程办公成为常态，但也必须做好这第二手的准备。在远程协作的模式下，更要求HR系统支持团队协作、信息同步和流程任务监控。
要远程使用HR系统，通常有两种方式，一是系统本身就在互联网上，也就是云系统、SaaS；二是通过VPN等方式接入企业内网。两种方式的成本、体验肯定是有所不同的，这是需要IT协助评估考虑的问题。
而因疫情被迫远程办公的日子里，其实人们对腾讯会议、钉钉等云端应用（SaaS产品）的很大程度接受了，因为它们也确实带来了很大的便利。
疫情也加速了不少科技的应用和普及。虽然说，企业管理软件的核心功能变化不算快，企业管理软件也不需要去赶最新技术的时髦，但是还是有两个方面值得我们去考虑：
一是，新技术对大家生活习惯的改变。其中最明显的是智能手机带来的改变，现在就连老人都要扫健康码，年轻人更是24小时手机不离手。如果现在上HR系统不考虑手机端，简直就是在违背大家的生活习惯。要是不能在手机上快速投简历，00后的应届生可能就直接不投了，他们可能连测评、培训都更愿意在手机上做。
在评估HR系统手机端时，我们同样要考虑页面设计、操作方式是否符合大家的习惯，这一点上国内国外其实差异也是不小的。咱们国内的国民应用是微信、支付宝、学习强国，如果交互体验类似，那么用户也会更熟悉、使用起来更没有障碍。
二是，新技术的成熟和普及。一些听起来还有些遥远的新技术，成本可能已经大大降低，并且已经在办公软件中普及，甚至大家逐渐习以为常。下面列出了一些相对成熟的技术及其应用：
咱们HR应该多体验新科技，才能对它们价值有直观的感受。就像我以前觉得智能音响没啥用，用过才知道，把它使唤惯了之后，手机点几下的事都懒得自己点了。我以前也不理解VR有什么用，用过我才发现，戴上VR头盔就没办法玩手机了，上网课玩不了手机，这就叫做沉浸式学习。
当咱们对自身需求和内外部环境有了更清晰的认识，相信在选型的时候也就更清楚什么应该坚持。除了提到这些，你们选型前还会考虑哪些因素呢？
本文来自微信公众号“JohnnyHCM”（ID:CloudHCM），作者：蒋祎，36氪经授权发布。
