律师事务所快递发件指南
众所周知,律师在承办案件的过程中,大部分业务的推进,是要依靠快递发送相关文件的形式来实现的,快递收发可谓是律师日常工作之一,快递收发的细节把握与案件承办的质量息息相关。可见,律师事务所快递收发制度是否规范,至关重要。而我们也知道,中大型律师事务所,在全国多地都有办事处,如何实现规范化收寄并不简单,尤其是快递寄发流程中,更是难上加难。
因为制度再完善,心思再细腻,寄件量一旦过多,百密终有一疏。人为实现规范化,耗时耗力。那能不能通过技术手段去实现规范化?实际上是可以的,比如说通过第三方寄件管理平台,如快递猫企业 版,实现寄件管理线上化、数据化和智能化。
1、寄件
对律师事务所来说,快递公司的选择上,也是比较重要的。律师在办理业务时,会视情况而定,一般会选择EMS和顺丰。快递单填写的准确性是非常重要的。使用第三方寄件管理平台寄件的话,律师就不需要手动填写寄件单,也不需要切换EMS和顺丰的系统,可直接从手机端、pc端多人同时下单寄件,还能进行图片识别、文字识别、Excel表格导入进行批量寄件,可从后台进行多条件批量查询。很大程度上,方便了律师寄件。
2、跟进
律师事务所寄出的快递,因为重要性,需要寄件人员及时跟进快递的物流动态等等。避免快递在寄件途中出事,也能让收件人及时收件。这时候就可以灵活运用第三方寄件管理系统的管理功能:自动推送短信通知。从第三方寄件管理系统的后台,可进行统一设置,给收件人发送,寄件、派件、签收状态的短信通知;并且能以律师事务所的名义去推送短信,相对之下,比私人信息更为规范,而且一定程度上也能起到品宣作用;而且短信里面会附带物流轨迹查询链接,方便收件人查看快递物流状态。一个简单的设置,就能大大减轻律师跟进快递寄发进度所耗费的时间和精力。并且更为规范、降低失误率。
3、归档
律师业务办结之后,需要对案卷材料进行归档,这时候就需要将对应的快递底单或电子件一起结到案卷材料中。使用第三方寄件管理平台的话,就不需要留存底单,也不用担心材料太多,底单丢失等问题。后台可以留存原始寄件数据,律师只需在办结之后,登录后台搜索打印即可,可谓是省时省力。
除了律师寄递的过程,对于律所管理者来说。通过第三方寄件管理平台,还能进行一系列管理动作。比如说异地统一管理,不同城市的办事处,可通过同一个账号,进行分部门管理。后台的寄件成本,可归纳到律师个人身上,方便财务核算成本。相当于一个平台,可以实现寄件、管理、数据分析等,涵盖整个流程,真正实现规范化。