企业在线文档管理需要注意的一些问题及解决措施

随着计算机技术与网络技术的广泛运用，电子文档成为企业经营活动的最直观的凭证。电子文档是一种从产生、处理、传递到整理、保管、利用等过程中形成的电子档案，它丰富了档案的管理内容，同时也给档案工作者带来了新的问题。

要对电子文档进行有效的管理，必须对其进行全面的理解。简而言之，就是一种文件从创建、修改、审批、定稿、分发、归档、销毁的整个循环过程中，会遇到哪些操作，又有哪些人，以便制订出相应的管理标准。

1.建立档案保密级别。

档案保密级别是电子文档管理的首要因素。哪些文档可以向外发送，哪些文档可以在公司内部共享，哪些文档只允许某个部门访问，哪些文档只允许某些人访问。只有设置了档案保密级别，才能确保档案的安全。

2.档案与机构结构之间的联系。

设置密级之后，还要清楚档案的归属以及与机构结构的关系。在这方面，不同的公司的经营需要会有很大的差别。同时，要解决各个部门之间的文件流动问题。在电子文档中，各个部门之间的文件必须要解决很多拷贝问题和销毁问题。

3.发行版。

电子文档必然会出现多种版本的问题，而版本管理的关键在于：对所有的版本进行统一的管理。而且要保持一个好的分枝。通常的方法是将文件的版本名称和分支名称分开。

4.集中

以下是三个问题：一是要对哪些文档进行统一管理。（现在，所有的商业文档都要统一管理），还有就是怎么收集。一种是由谁来负责（在不同的时间内，由不同的人或整个生命周期进行管理）。这可能是系统或运行规则。但是，最有效的方法当然是使用工具。

5.整理、询问。

要对电子文件进行分类，必须要有多个维度。由于传统的档案系统结构为单一的维度，难以满足需求。我们可以通过数据库和标记进行管理。在编制规格时，要把档案管理需求的维度理顺，然后再进行归类。可以从最小的需求维度开始，例如：部门、项目、文件、文件、文件类型、文件类型、文件级别、文件状态。最容易的方法是使用文件结构的主维度，用标记来填充其它维度。最好的方式是用搜索引擎来查询电子文档，其中一个关键点是“要根据不同的查询者的权限来发送查询结果，同时，档案名称也是档案的一部分，而档案名称也会泄露档案资讯。”

6.存档和消失。

企业档案会随著企业的正常情况而逐渐增加，因此可以认为存档是档案存取的最后阶段。怎样存档？存档后存放在什么地方？档案由谁负责？

7.管理冷暖。

那些长久闲置的文件，存档文件，经常被引用的文件，以及当前正在使用的文件，它们的储存和保存方法都应该不同。以便更有效地利用文档。

1、加强宣传，增强员工文件意识

档案工作在企业整体工作中占有举足轻重的地位，各级领导、各单位的领导干部要进一步解放思想，摒弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角在更高的层面上谋划档案工作的发展方略，积极寻找档案工作同企业中心工作的结合点，实实在在地解决档案工作中存在的问题和困难，促使企业档案工作快速发展。

2、明确责任，加强档案管理人员责任意识

坚持实行文秘部门或业务部门的立卷工作，同时，档案部门要积极配合立卷部门，充分发挥各部门、业务部门熟悉文件的形式和程序，提高案卷质量和工作效率。

3、运用“六个特征”把握科学立卷方式

一般来说，文档可以按照六种特征立卷，按照问题特征立卷、时间特征立卷、名称特征立卷、作者特征立卷、通讯特征立卷、区域特征立卷，将几个特征相同的文档合并成一卷，这是一种较为科学的立卷方式，通常是根据文档的具体情况，灵活地将2-3个特征综合起来，形成一份文档。

4、科学组卷，确保档案资料的保存性

因为严格的组织管理与制造流程是保证产品品质、提高公司的生存与竞争能力的重要因素，而严格的组织管理与制造流程则是以现行的档案为代表，因此，要提供大量有价值的资料，以便在今后的工作中，继续贯彻相关文件。在文件资料中，有些用途只是一种或一种短期用途。实践表明，及时装订成册是保护此类文献资料的最佳途径。根据一定的制度，档案部门或者是档案部门，对其进行科学的管理。以便随时调阅、研究、使用。

5、加强观念创新，提升档案管理人员的素质

要想让这种管理步入良性的循环，就必须不断地提升管理者的素质。其中，有：

1.提高档案管理部门的合格人员组成

建立高质量的档案管理队伍，是全面、有效地为企业服务的前提和依据。

2.强化档案管理人员在职档案的培训

提高企业档案管理人员的素质，加强对其在职人员尤其是中青年专业技术骨干的继续教育，是实现档案工作与档案管理工作相适应的重要人才保障。

3.强化企业文件管理人员理念创新

文档工作者若不具备创新意识，则无法进行文件工作的创新。因此，档案工作者必须顺应档案工作网络化的需要，将创新思想渗透到工作中，开展创新实践。企业的领导者应该充分认识到文档的职能、管理、知识型和信息型的特征，正确理解企业的发展和文档管理的内在关系，重视文档的开发利用，为文档工作提供必要的支持。企业文档工作者要适应企业文档的发展，必须树立“管理型、信息型、服务型”的理念，强化自身的专业素质，才能有效地提升档案服务的质量。

4.加强企业档案管理人员的学习与创新

新时期要搞好档案工作，必须加强档案工作的队伍建设。首先，要树立正确的价值观念，树立“不进步”的观念。另一方面，要从新的角度、新的观念、新的观念、新的方法、新的观念、新的档案人才的培养、选拔、建设档案人才，并不断探索新的模式，以激发档案工作者的聪明才智，为企业发展提供智力支撑。

企业档案管理队伍的建设要朝着知识结构综合化、年龄结构阶梯化、性别比例适度、高学历人员比例合理的方向发展。档案工作者既要懂得如何与计算机网络合作，又要利用复读机进行信息的加工，还要懂得利用网络技术开发档案资料，利用计算机网络进行档案资料的管理，以达到档案资源的共享。

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