YOOV:强化企业预算管理制度，才能有效提升运营效率（建议收藏）
背景：后疫情时代随着全球经济结构的转型，如何在高度竞争的市场之中脱颖而出，成为各大企业首要的课题，除了观察景气变化随时调整应对战略，强化预算管理也是不可或缺的经营要素，不过究竟该怎么适切的管控公司预算，并对损益状况进行预估，勾勒出未来的财务样貌呢？以下是YOOV在10000+使用客户中针对预算管理提供简单的指引，希望能协助企业及早布局，解决管理难题。
在企业运营中，预算管理指的是公司将风险、营收、获利、愿景等条件纳入预测与筹划，并最迟在年度结束前提出的综合性计划，一般是由经营者与各部门管理者合作讨论，共同将预算计划量化、数字化表达，最后再以书面的方式呈现，目的是希望藉由财务性或非财务性的资源分配，管控企业目标的实践进度，同时亦能与实际结果进行对照比较和分析，从而实时调整后续的营运方针。
通常预算管理的相关规划是由财务部门所主导，不过年度预算的商榷与布达不能单靠财务来推广，而是必须透过每个部门以策略目标为基准，向下达成共识，并编制部门预算，再让财务单位妥善规划预算，进而提供完整的财务展望，才能够有效降低成本、增加企业盈余。
建立完善的预算管理制度，能使管理者清楚地掌握企业运营方向，并从中找到竞争优势与目前面临的困境，进一步优化企业资源配置与策略，让公司前景更明确，未来在决策时也能更有指标及依据。另外，预算计划具有前瞻性，可作为特定期间内公司的经营绩效基础，也能够完整体现组织内部的效率和积极度，这有助于管理者评价各部门的真正的营运成果。
然而，经过我们研究发现，竟然有 47% 的财务负责人表示，公司的财务政策无法满足未来的战略需求，显示出编制预算对于企业其实是非常艰巨的任务；接着再让我们把目光投射到中小企业，年度预算的编制通常不会额外安排相关人才负责，也没有建立管理委员会统一管理，而且太强硬的预算制度容易缺乏弹性与灵活性，往往会过于束缚员工发展，使得预算制度推动的成效不彰，进而导致营运效率大幅下降。
YOOV认为大部分的公司未能有效落实预算管理，其实可以大致归纳为以下三个原因，建议读者们在预算编制时，提早将下述情况列入考量，避免未来在与团队沟通协调的期间出现摩擦：
1、不晓得预算的重要性
综观众多许多中小企业，虽然成立多年，但始终无法获得稳定的营收，原因在于公司针对财务面向的管理，没有详细订定准则与办法，也忽略了预先规划预算的重要性，致使帐目繁乱，无法突破现有格局。
有些企业甚至是依照老板的经验法则，来制定年度的营收与获利目标，整体业务蓝图相当模糊且不明确，也碍于人力资源的限制，管理者经常认为事先进行预算管理不是必然，反而觉得想办法增加盈利管道其实较为实际。
2、不了解如何编制预算
第二种情况是企业的经营者深知编列预算的意义与其重要性，不过因为无法精确预测将来的经营状况，同时也缺乏有经验的同仁来推动预算编制作业，这种现象多数出现在经常受市场环境变化左右的营建业，以及在供应链里自主性不高的电子代工业和汽车零件制造业等。
假如公司连年亏损，在推动预算制度后，必须先让主管有费用控管的概念，虽然营收与毛利可能还是不如预期，但是能够更有效地带动团队执行预算计划，并提高转亏为盈的机率。
3、有编制预算但无确实控管
除了上述两个常见的因素之外，有些中小企业即使编制预算多年，却因为预算编列的结果未能契合公司的策略目标，也没有定期将每月的经营成果与预算计划进行比较分析，导致团队难以从中找出落差，时间久了亦会造成人力资源的浪费，预算制度形同虚设，当然也无法改善经营困境。
因应这种情形的管理解方，其实第一步可以先让预算制度获得经营者的认同，设定好年度运营目标后，再交由财务主管推动各部门预算的编制作业，以利于建立内部共识，让预算成为企业管控风险的重要工具及手段。
• 增量预算法
增量预算是种普遍且传统的预算编制方法，通常是采用当期公司实际的成本及支出作为基础，再透过调整数额等其他变动项目，进而编列出下个年度的预算计划。若企业主要的销货、营业成本不受外在环境或市场干扰，则适合采取增量预算法进行管理，但这种方法常忽略了象是恶性通货膨胀的外部因素，使得预算被低估，也会增加未来业务目标实践上的困难度。
• 零基预算法
零基预算指的是不考虑过去的计划及企业的平均收支，均以零为基点，从零开始严谨地考虑各个费用项目的必要性，同时决策单位也务必依据效益原则，将有限的资源妥善配置，并确定最后的预算支出项目和资金的分配。当企业身处市场低迷的情况下，迫切需要进行成本控制时，便能够利用零基预算法来审慎分析与决定哪些预算需要削减，虽然可以提升预算的透明度及弹性，不过相对也非常耗时。
• 搭配数位软件辅助
对于多数企业而言，结合前述两种预算管理方法才能确实抵御风险，但为了切合近几年各界倡导的数位转型概念，企业可以导入云端软件辅助，并以数字化的方式驱动预算管理的进行。
许多因素皆会影响企业的发展和走向，预算计划作为实践业务目标的重要手段，能够协助企业审视执行过程中的效益与价值，结合现代化数字化管理模式借用云端人力资源管理系统能做到真正的化繁为简，降本增效，也是能企业省下一笔不必要的支出。
