企业与团队怎样建立一个有效的、切实可行的知识管理系统
现代管理之父彼得·德鲁克曾说:「在二十一世纪,企业最宝贵的财富就是那些拥有知识的员工,以及他们的生产力。」
目前,从美国到中国,越来越多的企业和企业开始关注知识管理,并形成了自己的知识管理系统。所以,今天我们将谈谈企业与团队组织怎样构建自己的知识管理系统。
首先提及「建立知识管理系统的原理」,因为要创造出一个更好的系统,而不会违反创造的原理。
1.综合计划、分配执行原则
知识管理不是一朝一夕的事,也不是一朝一夕就能完成的,这是一项长期的经营活动,必须要从全局出发,从长远来看,必须要有一个全面的计划,有一个阶段性的发展。
2.突出人而非技术的重要意义
知识管理是一个整体的工程,所以要注重人才、组织、制度、文化、工作习惯,这些都是影响知识管理的重要因素,而不是技术因素。
3.将知识管理与实际的业务过程结合起来
只有把知识管理固化在企业的经营过程中,才能确保知识管理的实施不是一种“短期的活动”,而是一种长期的机制。在业务过程中,员工应养成先了解知识库,再进行业务运作的工作习惯,在业务过程中,鼓励在关键环节留下作业纪录,并经有关人员审核,将好的档案存入知识库。
4.注重对知识的评价和评价
知识管理与其他企业管理一样,需要的不仅仅是正面的激励与奖励,还包括知识的评估与评价体系,首先要明确各个部门的知识、知识的更新、时间的更新、共享的需求、知识管理的任务、知识管理任务的实施。
在介绍了知识管理系统的基本原理后,我们将进入到我们的主题:怎样建立一个有效的、切实可行的知识管理系统?
首先,我们可以构建一个与呼叫中心“知识库”相似的“知识库”。呼叫中心的“知识库”更象是一台搜索引擎,通过搜索关键词,就能得到有关的问题和解答,因此,我们可以通过建立知识库的软件来充实“知识库”,通过相应的工具,我们可以更直观、更清晰、更清楚地看到这些信息。
在我们的帮助下,我们可以进行“五步走”:收集,整理,转化,联系,反馈。
1.搜集
首先,你可以从很多方面获得有用的、有用的、新鲜的、有用的、有价值的,比如会议、文件、行业……你可以把这些资料放在“收集”一栏中。
2.整理
接下来,就是指定的时间,让工作人员将自己搜集到的资料,进行分类。这些资料按照内容分为:工作经验、工作方法、使用工具等等。
就好像收拾一个脏兮兮的屋子,把东西放回原处,把衣服挂在衣柜里,鞋子放在鞋柜里,把洗漱用品放在水槽里。
举例来说:我在一篇关于管理团队 TOPIC模式的文章里发现了一个非常有用的东西,就把它的要点归纳成了“训练-通用程序-团队管理”,并附上了文章的链接。
3.转变
整理完了,接下来就是将这些有用的信息变成了自己的知识,而最好的办法,就是“实践”了。
例如,总结出了几种开会方式,可以用来看看能否提高会议的效率,减少“不有效的会议”。
或利用一些工作经历,这些都会对新雇员有很大的帮助。
还有一种大家都知道的“费曼技巧”,它的中心思想就是把自己想象成一位正在教导学生的教师。
或者说,一个 TOPIC的管理团队:
我们首先要了解“TOPIC模型”是什么;当你觉得自己已经学得差不多了,试想一下,你能不能把“TOPIC模型”的功能和应用告诉一个没有管理团队的人。
如果你在讲解的时候,还会有一些遗漏的地方,那么,你可以回到原来的步骤,去寻找,去寻找,去弥补。再次重复第二步,试图用更简单的比喻和比喻来解释“TOPIC模型”的作用和应用,如果你能很轻松地把“TOPIC模型”的用法和用法说出来,那就说明你对 TOPIC模型的理解和应用有了很大的帮助。这就是所谓的“费曼技巧”,用自己的文字来解释。
4.联络
一旦信息被转换,那就是知识,而不是信息!再进一步就是“联系”了。
通过对新知识与老知识的“联系”,实现知识的融合,形成自身的知识管理系统。二者的关联在于将大的目标分解和管理。
5.反馈意见
最后,就是反馈了,这种转换和连接,不
是一次,而是一次又一次。若是能够从他们的口中得到一些信息,对于我们来说,也是一大助力。
该用户包含了公司的内部人员和外部的用户,这些用户的反馈可以帮助企业及时调整和优化知识库,不断地提高知识库的质量。
上面已经说过了建立知识管理系统的原理和方式,还说到了用一些知识管理工具来帮助建立知识管理系统。
Baklib是一种可以帮助企业进行知识管理的软件,它可以降低培训成本,降低人力成本,提高企业的竞争力。