生产部长修炼宝典④|可视化数据分析让会议有效率有质量—会议在线管理跟踪

上篇回顾

生产部长修炼宝典①：制造企业如何提升生产异常的管理效率

生产部长修炼宝典②：当生产现场成为“战场”，企业如何实现生产异常的快反和处置？

生产部长修炼宝典③|“解放”统计员、释放生产力——基于模型的绩效管理

小张：（“咚咚咚”，小张敲门进入，）“王部长，生产月度会议资料刚发您邮箱里。这是周一召开的科研协调会的会议纪要，需要您审批一下。”

王部长：“会议纪要我一会看完找你。明天临时有变，你通知一下，生产月度会议延期到下周二召开。你提前找各车间，再核对一下会议材料里的数据。避免会上因为数据不准确，大家争论不休。另外，你查一下这个月开的几次协调会，统计一下未办完的事项还有多少，跟进一下具体进展情况。”

小智：“王部长，小张这样准备会议材料，过程中来回核对数据过于繁琐；电话去找别人落实进展，太费时间了，得到的数据结果还经常不准确。我们结合过去经验，分析了生产会议管理普遍存在的问题，提出了一种更高效的模式，我给您汇报一下。”

花费大量精力准备的会议，问题却得不到落实?

1、会前：会议材料的收集准备费时费力

a) 多数企业通常需要设专人负责整理会议材料。重复性工作多，花费精力很大，要从分散的多个信息系统或者生产现场来收集数据。

b) 人为收集的数据结果未必准确，需要多次电话沟通校正。

2、会中：数据不准确，会议决策效率低

a) 会议资料准备早于开会时间，不可避免地造成资料数据和现场实际情况之间的时效性差异，引发会议数据的不准确或缺失问题。问题过多，直接将领导决策会开成生产协调会。

b) 会议召开时，由相关单位现场反馈上期会议待办进展，大量时间用来回顾和落实上期会议执行情况。信息不贯通，直接影响会议讨论和决策的效率，出现“议而不决”现象。

3、会后：会议待办落实跟踪难

a) 会议纪要编制、签发流转慢，纪要不能及时下发。

b) 会议组织人通过不断的电话沟通获取会议待办事项的进展情况，效率低下。

c) 参会领导想要了解进展信息，需要专人定期汇总反馈。

d) 待办事项在处理过程中遇到新问题，不能及时暴露，进而出现同一事项反复上会的情况。

如何让开会有效率，待办有效落实？

对各类生产会议进行统一管控，会前依据会议主题和内容，自定义会议场景模板；会中基于场景化模板召开会议，实现会议数据的实时在线可视化查看、实时回顾上期会议；会后纪要线上编制与签发，形成的待办可通过督办或调令的线上化手段进行跟踪闭环，提升问题解决的效率。

图1 会议管理新模式

1、场景化自定义会议模板，拖拽会议数据

面向不同场景或主题的会议，通过数据可视化组件，便捷地构建和调整会议场景模板。如公司领导参加的公司战略决策会、生产部每月例行的生产调度会、协调科研型号计划的型号例会等等。会议模板和实际业务结合，涵盖会议过程所需要的各类数据和信息。

图2 可视化配置会议模板

2、在线会议回顾与高效研讨决策

会议过程中，系统直观呈现历史会议所有待办事项的最新进展、当前存在问题；让会议回顾有依据，效率更高。同时，业务场景化的会议模板能够提供生产现场的实时数据，保证数据时效性，减少各方争议，更好的支撑领导决策。

3、结构化编制会议纪要与线上审批签发

会议记录人在线编制会议纪要时，可以将待办事项进行结构化。直接明确事项的工作内容、责任单位、责任人、确认人以及完成节点等。领导在线完成纪要的审批，可以编辑完善后一键签发，也可以直接驳回给会议记录人。

图3 会议纪要编制、签发

4、以督办/调令形式跟踪待办落实

会议纪要审批签发的同时，会议形成的待办事项可以通过问题督办或调令的形式自动同步下达。责任单位、责任人通过问题督办和调令随时反馈进展及结果，会议的组织人员、参会人员、抄送领导均可看到，无需专人跟踪汇报。

5、响应监控机制保障待办落实

把会议拖期情况曝光，督促会议组织人及时跟进会议执行情况。将各单位未处理的会议待办进行排名展示，提醒责任单位及时处理。监控督办/调令的响应状况（如发布24小时未响应、到期未反馈等），让组织人及时纠偏，确保会议待办得到真正落实。

图4 纪要执行进展监控

王部长：（王部长听完后激动地说，）“这对我们帮助太大了！正是我们需要的。以后小张就不必为准备会议材料而发愁了，也没必要天天追着打电话问他们（责任单位）事情处理到什么程度。”

小智：“王部长，我们这种会议模式已经在多家企业应用了。这是其他客户的反馈，效果很好的。”

王部长：“我们日常有部分会议是涉密的，你们是如何管理的？”

小智：“王部长，这个您不用担心。我们的产品经过了保密认证，纪要、附件都可以设置密级的。同时通过权限控制，仅让参会人员、抄送人员等相关人员可以在线查看会议纪要，其他人是看不到涉密纪要内容的。”

王部长：“我们重要会议的线上纪要还是需要能线下存档的，可以实现吗？”

小智：“这个请您放心，我们产品可以将线上会议纪要导出为Word格式的标准文件，支撑线下存档等要求。”

未完待续……

小张：（小张打来电话说道，）“王部长，集团领导快到了，我们大厅那个看板数据已经维护好了，需要您再检查一下。”

王部长：（电话挂断后，王部长沉思道，）“我们做的这些看板，除了领导参观的时候用用，车间现场那么多问题，是不是可以用可视化看板来呈现呢。这是个问题……”