挑选文档协作工具的技巧

Baklib
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2022-10-09 14:17
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在信息爆炸的今天,我和身边很多朋友都面临着信息过载、沟通不便的问题,越来越多的企业和个人选择了文档协作工具来管理信息。效率是与日俱增的,就像我们从一开始就淘汰了纸笔,转而用电脑记录,文档协作工具也开始流行起来。
普及文档协作的理由是什么?效率更高,逻辑更清晰,收集更简单,让我们能在浩瀚的信息海洋中找到容身之处。但是很多人可能会觉得使用文档协作工具很麻烦,已经有超过5位朋友向我请教如何选择工具了。于是他写了一封信,一来可以直接发给不能合作的人,二来也是一箭双雕。
有了好的工具,就能事半功倍!
既然在线协作工具是如此的实用,那么企业和团队又该如何选择一款真正适合、高效实用的在线协作工具呢?以下是小编的一些小贴士:

1.首先要明确团队的需要和目标

挑选任何一种商品,决不能盲目。同样的,选择工具。在选择一款真正实用的在线协作工具之前,首先要了解团队成员的需求,了解协作的目的。只有这样,他才能在搜索的时候,有针对性的选择。

2.是否提供试用

免费试用,可以帮助团队成员对相关工具进行全面的测试和了解,从而判断是否值得购买。所以,在选择的时候,采购或者挑选人员需要考虑一些工具提供免费试用或者免费版本。

3.了解学习工具的困难程度

一个协作工具,必然需要所有团队成员的参与和使用。而简单易用的工具,更有利于团队合作。

4.注意比价

在选择工具时,价格常常是一个重要因素。采购或挑选人员,需要根据具体情况,多方比较,做出取舍。

5.资料安全吗?要备份吗?

为了保证在线项目数据的安全,在选择工具之前,必须明确:工具是否具有安全保密功能和数据备份功能。

6.关于工具售后服务和客户支持的信息

没有什么工具是没有缺点的。客户支持在出现问题时起到了至关重要的作用。另外,售后服务也是一项重要的加分项目。
总之,工具的选择,也要根据公司或团队的具体需要和目标,选择合适的工具。
下面小编给大家盘点了几个高效实用的文档协作工具,根据自己的情况来选择。
 
 
Teambition是以云服务为基础的项目协作工具。创建项目之后,可以通过功能模块,如“任务板”,“分享墙”,“文件库”。可以在任务板上创建任务,与团队成员共同推动任务的进展。在这个“分享墙”中,你可以与团队成员分享并交流想法。您可以通过“文件库”与大家共享文件。总体来说,团队的功能还是比较完善的,基本上能够满足中小团队项目协作的需要。
Teambition同时拥有网页, Mac/windows和 iOS/安卓应用程序。Teambition的基本功能是免费的,企业版需要付费,每年249元,付费版可以享受更多功能,如权限管理,企业周报,数据统计等。对于小型团队来说,免费版本已经足够了。
 
 
Slack是企业内部通信协作工具,可以称得上是邮件杀手,其目的是把企业内部的所有交流方式整合在一起。Slack有即时通讯功能,您可以直接与团队成员进行交流。此外, Slack整合了超过80种工具产品,包括邮件, IM, Asana, Github等等,这些工具收集的信息可以通过 Slack整合到 Slack中,从而实现公司内部所有的交流。此外, Slack还集成了文件共享系统,包括 Slack、 Google Doc和 Dropbox中的文件,这些文件可以通过内置的搜索工具进行搜索。
Slack同时拥有网页、视窗桌面、 iOS和安卓应用。Slack目前有免费版,标准版(每月6.67美元)和加强版(每月12.5美元)。对于小型团队来说,免费版本已经足够了。
挑选文档协作工具的技巧
 
Baklib是一款简单易用的在线写作工具,它可以在线制作产品手册,帮助中心, FAQ, Guide,知识库,产品介绍,开发文档,在线手册,发布在网站上,帮助团队协作,学习培训,文化建设,帮助企业数字化知识管理升级。
操作简单,十分钟就能建立一个网站(空间),二级域名的个性化设置,强大的在线编辑功能,可以即时写入,即使网页突然关闭,也能立即恢复内容,快速响应;对于网站(空间)的权限设置(私密性、公开性和口令存取),确保数据安全;内容展示界面划分了多个栏目,便于查看和管理内容;并支持多种设备在线同步编写存储;全文检索功能,快速查找所需内容。
Baklib的线上宣传能力也很强,疫情期间,他不能出门见客户,那么该怎么跟客户沟通产品、介绍公司呢?Baklib可以帮助创建产品手册和公司宣传手册,创建一个独立的网站,用户只需要把网站分享给客户,就能看到公司的产品情况,帮助客户进行线上营销。
以上就是我个人认为比较适合中小团队使用的协作工具,如果大家有其他适合中小团队的协作工具,欢迎留言。

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